对两起档案行政执法典型案例处理结果的评析

刘子芳

摘  要：文章通过对两起档案行政执法典型案例处理结果的评析，指出其存在定性不准、行政处理不当、行政处罚于法无据、自由裁量偏失等问题。进而依据事实清楚、定性准确、于法有据、处置适当的原则，明确了正确的行政处理方法和结果，以期达到提高档案行政执法技巧和行政处理决断能力的目的。

关键词：档案行政执法;典型案例;行政处理;评析

在档案行政执法实践中，已有的档案行政执法典型案例，对以后的档案行政执法实践起着不可忽视的引导和示范作用。但是，一些案例对档案违法行为的处理结果存在明显的问题和不足，令人遗憾，有必要给予评析和纠正，以防其起到不当的引导和示范作用。

1  丢失国家所有档案案例

案例描述：2002年11月，临沭县在档案行政执法检查时，发现两个镇政府档案室存在档案丢失现象，其中一个镇发现缺少33卷（包括组织人事方面的档案19卷），后来从组织委员处找到8卷，尚缺25卷，缺少的案卷中永久卷17卷，长期卷8卷;另一镇发现合并到本镇的一原撤销乡镇档案缺少11卷，均为1992年至2000年的长期卷。县档案局对此高度重视，反复研究制订了查处方案。先行下达时限一个月的《责令改正通知书》;在无改正结果的情况下，按照有关法律程序，成立了由档案行政执法员组成的调查小组进行立案调查，制定了《临沭县档案局立案报告表》，于2002年12月展开调查，调查过程中形成《陈述笔录》、《调查询问笔录》和《案情调查终结报告》，并认真填制了《违法行为处理意见审批表》。经局长办公会多次研究，最后决定对两镇下达《行政处罚事先告知书》，并收到告知书回执;告知期内，两镇并无陈述和申辩，县档案局于2003年5月19日制发《行政处罚决定书》送达两镇，在事实清楚、证据确凿、程序完备的情况下，分别对两个镇政府作出罚款2000元的行政处罚决定;在规定期限内，这两个镇将罚款如数上缴财政罚款专户。日前已形成《结案报告表》予以结案。[1]

存在问题：行政处理不当、自由裁量偏失。

处理结果评析：本案存在的第一个问题是行政处理不当。档案行政处罚必须坚持处罚法定原则，必须严格依据档案法律法规的规定进行，它是档案行政执法合法性原则在档案行政处罚中的具体体现。《档案行政处罚程序暂行规定》（以下简称“暂行规定”）第三条第一项规定：档案行政处罚以《行政处罚法》、《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规为依据。对于丢失国家所有档案（以下简称“丢失档案”）的违法行为，《档案法》第二十四条规定：由县级以上人民政府档案管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。在利用档案馆的档案中，有丢失档案的违法行为时，由县级以上人民政府档案管理部门给予警告，可以并处罚款。也就是说，按照《档案法》的规定，对于丢失档案的违法行为，行政处理的第一选项应是追究当事人的行政责任，视情节给予不同的行政处分。第二选项才是行政处罚，视情节给予警告，可以并处罚款。而且这种行政处罚还是有条件的，即在利用档案馆的档案时发生丢失档案违法行为的，给予警告可以并处罚款。由此可以看出，按照《档案法》的规定，对于丢失档案的违法行为，除在利用档案馆的档案发生丢失档案违法行为时可以进行行政处罚外，其他丢失档案的违法行为均应根据不同情节给予相应的行政处分。那么，作为临沭县所在地的《山东省档案管理条例》（1996年版，以下简称《条例》）对丢失档案是如何规定的呢？《条例》第三十七条第一款规定：丢失档案的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。该条第二款规定：有第三十七条规定的丢失档案违法行为的，由县级以上档案行政管理部门给予警告，对单位可以并处二千元以上、二万元以下罚款，对个人可以并处二百元以上、五百元以下罚款;造成损失的，责令赔偿损失。从《条例》第三十七条的规定来看，对于丢失档案违法行为的行政处理，其第三十七条第一款的规定与《档案法》第二十四条第一款的规定是一致的。不同的是其第二款去除了《档案法》第二十四条第二款“在利用档案馆的档案中”的限制，将行政处罚的范围扩大到了所有丢失国家所有档案的违法行为，并明确了行政处罚的数额。按照《条例》规定，对丢失档案违法行为的行政处理，第一选择仍是给予行政处分，第二选择才是给予行政处罚。即便是给予行政处罚，首选是给予警告，可以并处罚款。也就是说，在给予警告行政处罚时，可以并处罚款，也可以不并处罚款，罚款只是选择项，而不是必选项。通过以上《档案法》、《条例》对丢失档案违法行为行政处理有关规定的分析，可以得出这样的结论：对于丢失档案的违法行为，行政处理的第一选项应是视情节给予行政处分，第二选项应是行政处罚。在选择行政处罚时，只有给予警告，可以并处罚款的选项。也就是说，行政罚款只是给予警告的附属性选项，只能与警告行政处罚同时出现。《档案法》、《条例》并没有单独给予行政罚款的行政处罚规定。至此，可以说，临沭县档案局对两乡镇单独处以2000元罚款的行政处罚，显然缺乏法律依据，行政处理明显失当。虽然《暂行规定》规定，档案行政处罚的种类有警告、罚款、没收非法所得三种，并可以单独使用，但是，本案所依据的《档案法》、《条例》等实体法中没有单独使用行政罚款的法条规定，所以不适用于本案。至于档案实体法法条与程序法法条之间的不协调，只能通过修改相关实体法的法条来解决，而不能在档案行政执法实践中突破实体法的法条规定，使档案行政处罚失去处罚依据。就本案来说，正确的行政处理应该是：在调查核实的基础上，首先建议临沭县监察机关给予两乡镇相关的直接责任人员行政处分，然后给予两乡镇行政警告并处2000元的行政处罚。

本案存在的第二个问题是自由裁量偏失。《暂行规定》规定：档案行政处罚要坚持事实清楚、处罚适当的原则。处罚适当原则实际上是涉及档案行政自由裁量权的问题。档案行政自由裁量权是档案行政管理机关在法律事实要件确定的情况下，在法律规定的裁量范围内合理地选择法律结果的权力。在档案行政处罚案件中，档案行政管理机关会大量地行使自由裁量权，如果行使不当，不仅会侵犯行政相对人的合法权益，自身也可能因行政处罚显失公正或者不当而导致不必要的行政诉讼。按照处罚适当原则要求，在档案行政处罚中，对违法程度较重的违法行为给予较重的行政处罚，对于违法程度较轻的违法行为给予较轻的行政处罚。不能重过轻罚，也不能轻过重罚。本案中临沭县档案局自由裁量是否偏失，取决于两个问题：一是两个乡镇丢失档案的性质是否一样。二是对两乡镇行政处罚的幅度是否恰当。就第一个问题而言，两个乡镇丢失档案的行为都违反了《档案法》第二十四条第一款第一项、《条例》第三十七条第一款第一项和第二款的规定，临沭县档案局适用上述法律法规对两乡镇丢失档案的行为定性是正确的。第二个问题，对两乡镇行政处罚的幅度是否恰当，这主要看适用法律和两个乡镇丢失档案违法行为情节的轻重上。本案中，一个镇丢失档案25卷，其中永久卷17卷，长期卷8卷。另一个镇丢失档案长期11卷。临沭县档案局对两个乡镇都按《条例》第三十七条第二款的规定给予了2000元罚款的最低行政处罚。问题是这样的行政处罚是否适当？从《条例》第三十七条第二款“对单位可以并处二千元以上、二万元以下罚款”的规定来看，对违法单位处以2000元罚款的行政处罚，是对违法单位行政罚款的最低下线。从两个乡镇丢失档案的数量来看，都应该是较重以上的丢失档案行为。由此可以看出，临沭县档案局对法律法规的适用存在两个偏失：一是两个乡镇都是较重以上的丢失档案行为，适用对违法单位罚款标准的下线进行行政处罚，显然是重过轻罚。二是两个乡镇丢失档案的数量、价值不一样。一个镇是丢失档案永久17卷、长期卷8卷，应该是严重或者特别严重的违法行为;一个镇丢失档案长期11卷，相对于另一个镇来说，其违法行为明显较轻。在对两个乡镇进行行政处罚时，应当有所区别，而临沭县档案局都以2000元罚款的行政处罚进行处理，显然是处罚失当，不足以彰显档案行政处罚适当的原则。

2  出卖国有档案案例

案例描述：西部山区某县肉联厂，原是该县较大的国有企业，共有职工近二百人，年产值上千万元。2006年10月，该厂正式改制为股份制民营企业。在改制期间，县档案局接到反映，说该厂档案有可能已丢失。档案局随即派人到该厂进行现场查看，发现该厂档案柜内文书及会计档案数百卷已全部不知去向，于是立即展开调查，后调查到原是负责看守该厂的留守人员张××（原在该厂食堂）当废纸全给卖到造纸厂处理了。因本案档案数目较大，经请示县政府同意，对原该厂及改制工作相关人员以及当事人张××分别作了相应的行政处分和经济处罚。[2]

存在问题：违法行为定性不准、行政处理不当。

处理结果评析：本案中的第一个问题是档案违法行为定性不准。本案例取自《西部山区县几起档案丢失案例引发的思考》一文，是以丢失档案案例的形式出现的。从案件的行政处理结果看，也是按照丢失档案来处理的。那么，案件中违法行为的性质真是丢失档案的性质吗？不是。笔者认为这是一起典型的因工作失误造成档案损失和擅自出卖国家所有档案的综合性档案违法案例。第一，从起因上看，负责该企业改制的相关工作人员没有按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（以下简称“暂行办法”）的规定，对某肉联厂的档案进行有效的处置，使其处于无人监管的状态，以致最后导致被人擅自出卖，负有因工作失误造成档案损失的责任。第二，从案件反映的实质上看，留守人员张××将档案出售是档案违法行为的实质。档案丢失是指档案去向不明。本案调查初期以档案去向不明展开调查无可厚非，但在调查终结时发现档案是由留守人员张××将档案出售给造纸厂时，档案的去向已经明了。也就是说，档案丢失只是假象，某肉联厂的档案并没有丢失，而是留守人员张××擅自将档案出售，违反了《档案法》第十七条“禁止出卖属于国家所有的档案”的规定。第三，从留守人员张××的主观意图上看，某肉联厂的档案放在档案室的档案柜里，有明显的档案案卷特征，其与一般的废纸是有明显区别的。留守人员张××作为看厂留守人员，其职责就是看护企业的财产不受损失，在明知企业档案是企业财产的情况下，仍将其出售，存在着明显的主观故意。第四，从留守人员张××的行为结果上看，其出售档案给造纸厂，致使其损毁灭失，已经造成了国有档案实质性损失的客观结果。综合上述分析可以看出，本案例中存在着两种不同性质的违法行为，一是负责某肉联厂改制的相关工作人员违反《暂行办法》规定，没有有效地处置某肉联厂的档案，致使其最终被擅自出卖，负有因工作失误造成档案损失的责任。二是留守人员张××违反了《档案法》第十七条禁止出卖属于国家所有的档案的规定，擅自出卖档案，负有擅自出卖国家所有档案的责任。

本案例中的第二个问题是行政处理不当。从本案作者介绍的行政处理结果来看，对原该厂及改制工作相关人员以及当事人张××分别作了相应的行政处分和经济处罚。这个看似合理的行政处理结果其实也存在着不当。第一，对原该厂及改制工作相关人员分别给予相应的行政处分和经济处罚是不对的。案例中没有提及给予相应行政处分和经济处罚的依据，笔者不好揣测，但通过上述的分析可以看出，原该厂及改制工作相关人员的违法行为，与《档案法》第二十四条规定的八种行为和《档案法实施办法》第二十七条规定的六种行为都不相符，无法作为行政处分和行政处罚的依据。而原该厂及改制工作相关人员的违法行为符合《暂行办法》第二十五条第一项规定的行为，即违反本办法造成损失或严重后果的行为。而且，这也是国家档案局专门用于调节国有企业资产与产权变动档案处置关系的部门规章，是特别法。所以，按照特别法优于一般法的原则，应以《暂行办法》的规定来作为本案行政处理的依据。按照《暂行办法》第二十五条的规定：违反本办法造成损失或严重后果的，由县级以上有关主管部门视情节轻重，给予负有直接责任者及领导行政处分。案例中，经请示县政府同意，对原该厂及改制工作相关人员给予相应的行政处分是正确的，但对原该厂及改制工作相关人员给予相应的经济处罚则于法无据，是违反法律法规规定的错误行为。第二，对留守人员张××的行政处理是以行代刑、以罚代刑。在我国档案法律法规中，擅自出卖或者转让国有档案是严重的档案违法行为。《刑法》第三百二十九条第二款规定：违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。《档案法》第二十四条规定：违反本法第十六条、十七条规定擅自出卖或者转让档案的，给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任;企业或者个人有上述行为的，给予警告，可以并处罚款;有违法所得的，没收非法所得。从案例描述中可知，留守人员张××出售的“档案数目较大”，符合《刑法》、《档案法》规定的情节严重情形，应当追究留守人员张××的刑事责任。而案例中只对留守人员张××给予行政处分和经济处罚，明显背离了法律法规的规定，是一种以行代刑、以罚代刑的息事宁人行为。针对案例中留守人员张××出售“档案数目较大”的违法行为，正确的行政处理方式有两种：第一是在调查核实的基础上，按照《档案法》第二十四条第一款、第三款规定，首先，是给予留守人员张××行政警告并处罚款的行政处罚，没收非法所得;其次，是按照《行政执法机关移送涉嫌犯罪案件的规定》（国务院310号令）第三条规定，将案件按照程序移送当地公安机关处理;最后，是根据法院判决结果决定给予留守人员张××行政处分的处理。第二是在案件调查核实过程中，发现留守人员张××出售的国有档案数目较大，涉嫌犯罪时，首先，是立即按照《行政执法机关移送涉嫌犯罪案件的规定》第三条规定，将案件移送当地公安机关侦查处理;其次，是配合公安机关、法院进行案件侦查、审判工作，及时掌握案件进度和最终结果;最后，是根据案件审判结果，给予留守人员张××相应的行政处分、行政处罚等行政处理。

通过对上述两起典型案例处理结果的评析可以看到，档案行政执法效果如何，关键在于对违法行为的行政处理。要做到行政处理于法有据，定性准确，处理适当，档案行政执法人员就要不断地加强对档案专业和相关公共法律法规的学习，真正地熟悉法律法规。只有真正地掌握和熟悉法律法规，才能把法律法规准确地运用到行政执法实践中去，不断地提高档案行政执法技巧和行政处理决断能力，防止对档案违法案件行政处理失当现象的发生。

参考文献：

[1]临沭档.山东临沭县查处两起档案违法案件〔J〕.山东档案，2003（6）：42.

[2]姚小春.西部山区县几起档案丢失案例引发的思考.http：//www.360doc.com/content/14/0722/15/11384847_396281323.shtml.

（作者单位：许昌县档案局    来稿日期：2014-10-20）