总承包项目中电子邮件文档的应用研究

马俊飞+张慧敏+杨洋

摘  要：电子邮件文档是总承包项目工作中重要的沟通交流文档，通过实施公务电子邮件实现总承包项目电子邮件沟通管理的规范、法规遵从及归档再利用，在项目文档管理中，无缝集成DOCUMENTUM平台与OUTLOOK邮件客户端，实现电子邮件文档的统一管理、移交、归档。

关 键 词：电子邮件文档;法规遵从;邮件归档;DOCUMENTUM

Abstract： E-mail is an important EPC project documentation. Official business E-mail archieved mail management specification ， compliance and archiving reuse .In the project document management， seamless integration DOCUMENTUM & OUTLOOK mail client， to achieve unified management of e-mail documents， transfer， archive.

Key words： E-mail documents; Compliance; E-mail archiving; DOCUMENTUM

电子邮件作为网络交流沟通的一个重要途径，已成为国内企业实施“走出去”战略的一个重要的沟通渠道，是企业间建立联系不可缺的工具，越来越多的企业通过企业电子邮件进行项目开发、沟通、交流、谈判、实施等工作，企业已离不开电子邮件，同时对企业电子邮件的高效管理、归档、利用、有效性、法规遵从等带来了挑战。本文针对我院总承包项目中的电子邮件文档的应用进行了研究。

1 电子邮件的法规遵从

法规遵从就是企业和组织在业务运作中，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，同时又能证明自己确实做到了相关的要求。

电子邮件记录信息的完整性、保密性和再利用性，为企业利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益增强，同时美国萨班斯-奥克斯莱（Sarbanes-Oxley）法案规定上市公司的电子邮件保留不少于5年，并规定与审计工作、财务工作有关的电子邮件保留至少7年[1]。被称为“中国萨班斯法案”的我国第一部《企业内部控制基本规范》，要求企业加强内部审计工作，利用信息化技术加强对数据输入与输出、文件存储、文件利用、数据安全等方面的控制，保障信息系统安全运行[2]。国标“公务电子邮件归档与管理规则”，明确公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交等规范，对电子邮件的真实性、完整性、有效性进行了明确规定[3]。法规遵从性要求企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子邮件数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。

2 电子邮件的归档。电子邮件归档的出现是随着法规遵从和公司内部的需求而出现的，同时日益增长的电子邮件数量，使企业电子邮件服务器超负荷运转，电子邮件的归档可为企业电子邮件服务器减负，通过电子邮件归档实现了企业电子邮件数据的在线归档、分类管理、长期保留并实施检索利用，图1为邮件归档体系示意图。

图1 邮件归档体系示意图

邮件归档从邮件体系的基础层、数据层、系统层、用户层进行了架构和优化，对企业电子邮件满足了法规遵从、邮件审计、快速检索、长期保存和利用等;对邮件管理者提升了邮件服务器的性能、扩展性和可靠性，便利了数据的管理、邮件跟踪、数据备份和恢复等;对用户通过不同的访问方式（WEB或邮件终端客户端）实现邮件的快速访问和邮件归档查询，提升了用户的体验度，图2 为邮件归档架构。

图2 邮件归档架构

3  总承包项目中电子邮件文档管理。电子邮件已成为人们对外沟通交流的重要工具，总承包项目中的沟通渠道——电子邮件的地位尤为突出，同时电子邮件中产生的各种垃圾邮件和非项目工作的邮件大量存在，淹没了与工作相关的电子邮件，随着时间的推移，对工作相关邮件的查找尤其费时费力，难以检索利用。

为规范总承包项目中电子邮件的管理和检索利用，我院为每个总承包项目建立了项目公务电子邮箱，公务电子邮箱统一由项目文控管理员进行管理，每个总承包项目的公务邮箱是对外电子邮件的沟通交流的输入和输出口，在项目执行过程中，另外根据实际需求为项目成员建立基于项目公务往来的专用个人公务电子邮箱，项目成员的个人公务电子邮箱与公务邮箱进行自动关联，项目公务电子邮箱收到的邮件根据策略矩阵自动匹配并分发项目相关人员的个人公务电子邮箱，项目人员在第一时间内了解和掌握公务电子邮箱的动态，同时项目成员处理后的邮件经过审批后自动发送项目文控管理员，由文控管理员通过公务邮箱对外发送，保障了项目电子邮件的规范性、有效性、及时性处理（如图3 项目公务邮箱管理示意图），项目公务邮箱由企业邮件系统实现电子邮件的自动归档管理和法规遵从。

图3 项目公务邮箱管理示意图

3.1邮件撰写

邮件主题：

a）邮件主题一般一事一议，标题提纲挈领、清晰、明确，真实反映文章的内容和重要性，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件轻重缓急，分别处理，切忌使用含义不清的标题以及轻易使用“紧急”之类的字眼。

b）邮件主题由邮件编码和邮件标题构成，邮件编码通过编码系统自动获取。例如“FC151211-SDEP-XXXX-EN1100 因XXXX原因导致初设冻结工期延长的期中索赔报告”，表示：我院发给XXXX的第100封邮件—因XXXX原因导致初设冻结工期延长的期中索赔报告。

邮件正文：

a）邮件正文要简明扼要，行文通顺。正文要简明扼要地说清楚事情;如具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文多用简单词汇和短句，准确清晰表达。

b）根据收件人熟悉程度、等级关系等，邮件对内、对外性质不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

c）正文多用1234之类的列表，以清晰说明，尽量避免拼写错误和错别字。

d）一次邮件交代完整的信息，说明清楚，不要过两分钟再发“补充”和“更正”，以免让人反感。

邮件附件：

a）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

b）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

c）附件文件应为通用格式，如特殊格式，应在正文中说明，以免影响使用。

3.2  邮件发送。总承包项目中电子邮件是项目公务往来的一个重要通道，项目电子邮件发送必须经过项目经理及相关负责人的审核批准后，才可通过项目公务邮箱外发。外发的公务电子邮件可自动抄送或归集到项目公务邮箱内。

3.3  邮件接收。总承包项目中公务邮箱接收到电子邮件后，由项目部文控人员根据项目责任矩阵或公务邮箱内容分发到项目人员的个人公务邮箱或个人信箱内，并启动邮件跟踪管理流程，通过邮件跟踪管理，跟踪接收邮件情况或执行情况，保障邮件内容的落实和执行。

3.4  邮件整理归档。总承包项目中电子邮件文档是项目文档的一个重要组成部分，实施邮件整理归档可更好地实现邮件查询和再利用，同时为避免项目执行过程中产生纠纷提供了依据。

从邮件系统本身来说，邮件归档是企业邮件满足如萨班斯-奥克斯莱法案关于邮件归档的要求必然环节，实现邮件归档的安全性、完整性、真实性、法规遵从性。

从档案角度来说，电子邮件文档的归档是根据档案管理要求而进行的必然环节，通过对电子邮件文档的整理、分类，实现归档，保障了电子邮件文档的原始性、真实性、价值性[4]。在邮件分类整理归档中，建立基于电子邮件的DOCUMENTUM电子文档元数据，实现邮件发送人、接收人、发送接收邮件时间、邮件密级、邮件主题、邮件编码、邮件正文、邮件附件及邮件日志的元数据化，按照项目文档管理的要求整理和归档电子邮件文档，实现电子邮件的快速检索和利用。

• 电子邮件文档在DOCUMENTUM平台上的管理

DOCUMENTUM作为国际知名企业文档管理平台，已成为我院实施国内外总承包项目的文档管理平台，是总承包项目文档移交和归档的平台，实施总承包项目管理的沟通过程中，大量的电子邮件内容及附件已成为项目文档管理中的一个重要组成部分，在一个统一的平台上进行项目邮件文档管理成为必要。

在用户终端通过配置My Documentum for Microsoft Outlook模块，来归集项目沟通过程中有用电子邮件内容及附件，无缝集成了项目DOCUMENTUM与OUTLOOK，终端用户可把DOCUMENTUM作为邮件内容及附件归集的内容库，利用OUTLOOK实现DOCUMENTUM文件夹、文件柜和空间的管理，电子邮件内容及附件可在DOCUMENTUM中通过自定义的元数据按照对象类型进行分组，实现电子邮件文档的分类管理，用户可将DOCUMENTUM中存储库中的内容作为外发的邮件实现文件的快速外发管理[5]。

电子邮件文档在DOCUMENTUM平台上的管理，满足了电子邮件的归档和法规遵从性，熟悉的OUTLOOK用户体验便利了用户通过OUTLOOK实现对DOCUMENTUM的管理和应用，实现了项目所有文档在一个平台的管理目标，对总承包项目文档的管理、移交、归档提供了统一的平台，实现了总承包项目所有文档的集中管理和统一管理。

• 小结

电子邮件文档是总承包项目工作中重要的沟通交流文档，本文从电子邮件文档的法规遵从、邮件归档特性进行分析，通过建立专门的总承包项目公务电子邮箱和个人公务电子邮箱实现项目实施过程中来往电子邮件的规范管理，并满足邮件文档管理的法规遵从性，保障了电子邮件文档的有效性，同时实现与DOCUMENTUM文档管理平台的无缝集成，实现项目电子邮件文档的统一管理和维护，实现电子邮件文档的整体管理和快速移交。

*本文为国家档案局2014年度国家档案局科技项目计划（项目编号：2014-X-59）。

参考文献：

[1]美国萨班斯法案，中国注册会计师协会编，2003.11.11.

[2]企业内部控制基本规范，2008.5.

[3]公务电子邮件归档与管理规范 （DA/T 32-2005）

[4]段东升.工程项目档案整理[M].北京：作家出版社，2011.

[5]http：//china.emc.com/enterprise-content-management/my-documentum.htm#！resources.

（作者单位：山东电力工程咨询院有限公司  来稿日期：2014-10-16）