“大数据”时代电子档案工作的若干思考

梁惠卿

摘  要：电子档案是“转化”或“处理”而来，不是“建设”而来。理想化电子档案工作环境的功能设计在现实环境下缺乏可行性，仅靠加大档案信息化的资金投入并非电子档案工作的有效保障措施，唯有转变思维方式，学会运用信息化思维、技术性思维和商业化思维，才是档案信息化的成功之路。

关键词：大数据;电子档案工作;思考;商榷

《档案管理》2013年第6期刊发了张淑芳同志撰写的《浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势》一文（以下简称“张文”）。作者从相关概念的界定、电子档案建设的政策依据、电子档案建设的保障措施三个方面，多层次阐述了“大数据”时代下电子档案建设的趋势，文章在给予我们许多新知识、新观念、新理论、新观点的同时，也有一些值得讨论和商榷的地方。这里提出来与张淑芳同志商榷，如有不妥之处请张淑芳同志及广大档案界同仁给予指正。

1  电子档案建设的提法有待商榷

张文在题目中使用了“电子档案建设”这样一个词组，个人以为这种用法不妥。一是“电子档案建设”没有一个明确的含义，在知网中运用句子检索“电子档案建设”+“是指”，或“电子档案建设”+“指”， 再或“电子档案建设”+“是”进行检索，没有检索到相关句子。这就是说，在现有文献中没有对“电子档案建设”进行明确的界定或定义。二是从词典上查阅，“建设”一词的意思是指：“创立新事业;增加新设施;充实新精神。”[1]电子档案组合在一起应该是创立、增加或者充实一种新的档案之义，但从张文中的表述看，“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”。[2]是“以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息”或者是“把应用系统的电子信息进行凭证化处理后”的产物。是档案的另一种载体方式。简单理解即：“电子档案”是“转化”或“处理”而来的，不是创立、增加、充实得来的。三正是因为这个词组意思不明，用法欠妥，所以在文献中采用这种用法的也很少，百不及一。据笔者在中国知网文献数据库中检索，在篇名中涉及“电子档案”的2695篇文献中只有14篇使用“电子档案建设”，约占0.5%;在主题中涉及“电子档案”的10294篇文献中只有39篇使用“电子档案建设”， 约占0.38%; 在全文中涉及“电子档案”的60864篇文献中只有468篇使用“电子档案建设”，约占0.76%。据此，个人以为在标题中使用“电子档案工作”较为妥当。

2  电子档案概念存在矛盾

关于电子档案的概念，我国的档案学者给出的定义不尽相同。这里我们不讨论张文中关于“电子档案”的概念与其他学者所下定义的差别，主要讨论张文中有关“电子档案”概念表述存在的一些矛盾之处。关于“电子档案”，张文中是这样表述的：“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。”[3]这一表述前后及与其文中其他部分关于电子档案的表述存在一些矛盾之处。

其一：张文电子档案概念第一句中强调了三点：一是“通过计算机磁盘等设备进行存储”，二是“与纸质档案相对应、相互关联”，三是“通用电子图像文件集合”。而在后一句中则没有了“与纸质档案相对应、相互关联”，“通用电子图像文件集合”也变成了“类型众多特征的数据集合”。从范围上看，前一句中“电子档案”所指的是与纸质档案相对应、相互关联的电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有电子数据。从类型上看，前一句中“电子档案”所指的是电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有类型的电子数据。前后表述意思不一。

其二，张文对电子档案的建设目标的表述是：“一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。”[4]从这一表述中，我们可以将“电子档案”理解为“纸质档案的电子化”和“电子信息的档案化”的产物。而这在电子档案概念的表述中只看到了“纸质档案的电子化”部分，没有看到“电子信息的档案化”的部分。

作者在论文中给其讨论或论述的主体下定义，对其讨论或论述的问题进行界定是正常的，也是必要的。但这种定义或界定，在一篇论文中前后要保持其内涵与外延相一致。否则就应当给予说明，以避免读者在阅读时产生误解或异议。

3  电子档案工作环境的功能的部分设计缺乏现实可行性

张文中对电子档案环境的功能设计做了比较详尽的阐述，认为：“理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。”应当说这是一个不错的、理想化的方案。在现实中缺乏可行性。

首先，以“统一电子档案入口”为例。要实现“能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，并保证电子档案的真实性、完整性、有效性和可追溯性”。[5]而这就意味着要对一个单位中所有业务应用系统进行改造或增加相应的功能模块。就一般单位而言，除了系统内的办公自动化（OA）系统外，还有诸如专门的财务管理系统、人事管理系统、招生系统，课程管理系统、教学管理系统、科研管理系统、后勤管理系统、图书馆管理系统，以及销售管理系统、仓贮管理系统、安防系统等众多系统。以高校为例，一个普通高校使用的系统就多达十几二十个，这些系统有国家教育行政管理部门统一配发的，有省级教育行政管理部门统一配发的，也有国家及地方财政主管机关下发使用的，有的则是住在地党委政府要求使用的，有些是单位自行开发的，还有的是从市场上购买的商品化软件。这些系统出自不同的主管部门，由不同开发单位开发，使用不同的开发和运行平台，不同的后台数据库，有着不同的数据结构。这种情况下，在系统使用后要求这么多不同层次、不同隶属、不同平台、不同运行环境、不同数据库及数据结构的加上一个统一的电子档案入口，不仅经费支出远超一般单位的承受能力，就是与这么众多开发单位进行需求上的专业沟通与协调就不是单位档案管理人员所能承担得起的。“统一电子档案入口”的设想，如果没有国家层面的顶层设计，指望每个基层单位的档案工作者的努力，很难实现。

其次，张文认为：电子档案系统应提供对档案流程的自定义。“使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。流程管理工具应满足自定义需求。当电子档案流程变化时，档案员能够自行通过平台增加、删除或修改流程。并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色，采取可靠的安全防护技术，满足各类业务档案管理流程不同的需要。”[6]这里我们暂且不考虑电子档案管理系统是否能够与一个单位的全部业务系统实现全兼容与互操作，仅允许“档案员能够自行通过平台增加、删除或修改流程。并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色”，就是给予了档案员超级系统管理员的权限，而目前档案员的信息技术素养就很难挑得起这个担子，负起这个责任。

最后，张文提出：“统一的电子档案管理平台搭建好后，并在其上加载常规档案管理业务（如，以卷为单位的文书档案和以件为单位的文书档案管理模块），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持多类别档案的业务加载，档案员根据新增工作需求，能够使用平台提供的工具，自行实现其他门类电子档案（如，专题档案、业务档案）的添加及修改，能将非通用文件格式的图像电子文件转换成通用格式，或将相关软件一并收集，并注明其软硬件环境和相关数据。”[7]这有两点疑问：一是这里的“所有的操作人员”是指单位所有档案管理人员，还是所有使用生成电子档案的业务系统的工作人员？如果是指单位所有档案管理人员，那就意味着要求档案管理人员熟悉并熟练使用单位的全部业务系统;如果是指所有使用生成电子档案的业务系统的工作人员，那就意味着所有业务人员都必须熟悉档案管理流程，并可以进入档案管理系统对电子档案进行添加及修改。现实情况是，前一种情况难以实现，后一种情况不能允许。二是“将相关软件一并收集，并注明其软硬件环境和相关数据”。这是一种理想化的状态，现实中难以实现。因为现在许多业务系统只给使用单位提供一个客户端，根本不给你提供整个系统，你也就无法对系统一并收集。退一步讲，就算系统提供者向你提交了系统副本，档案工作者如何对归档的系统进行甄别、测试、保管和提供备份安装服务，都是些短期内不易解决的棘手难题。

4  加大档案信息化的资金投入并非电子档案建设的有效保障措施

张文中将加大档案信息化的资金投入列为电子档案建设的保障措施之一。强调：“按照国家档案局、河南省信息化工作领导小组要求，各级档案部门应积极向财政部门反映，要求落实有关资金扶持政策，加大信息化资金投入。按照信息化目标考核要求，出台政策，强力推进，为档案信息化顺利推进创造条件。”[8]不可否认，巧妇难为无米之炊，没有资金保障，要实现档案信息化是办不到的。但绝不是有了资金保障就一定能实现档案信息化。档案信息化并不只是有几台计算机，装几套软件，录一些数据，扫几张图片那样简单。档案信息化要的是思维方式的转变。在这方面，我们应当向企业学习。因为，“企业和市场像猎豹一样永远拥有敏锐的嗅觉，当企业和市场进入到对‘大数据的实施和行动阶段后，处理非结构化数据库工具的先进性、方便性得到了越来越多的认可。档案信息化也应从中吸取经验，接受‘大数据工具处理非结构化数据库的技术和理念，从海量档案信息中筛选、整合、获取关键信息满足用户需求”。[9]而其中的核心就是转变思维方式，学会运用信息化思维、技术性思维和商业化思维。

参考文献：

[1] 建设.百度百科. http：//www.baidu.com/s？wd=%E5%BB%BA%E8%AE%BE&ie=utf-8

[2][3][4][5][6][7][8]张淑芳. 浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势[J]. 档案管理，2013（6）：54～55.

[9]滕水生，周甜甜，许熠莹. 将商业化运作思维引入《产品设计》课程教学实践的改革探讨[J]. 设计，2012，（10）168～169.

（作者单位：开封市档案局  来稿日期：2014-10-16）