人事档案在高校人事工资管理中的应用

丁灵濛

高校人事档案是高校人才的信息库，由高校人事部门统一记录、管理，以备考查利用，是实施工资制度改革的基础，是高校组织人事工作的重要环节。充分应用高校人事档案，使其有效辅助高校人事工资的管理工作，是一个值得关注的重要议题。

1  高校人事档案的作用与功能

1.1  个人信息的记录与保存。高校人事档案是高校的人才信息库，为高校的人事管理工作提供了高校内部各级员工信息的详细记录并将其进行保存，包括内部员工的家庭背景、升学经历、职称及工资待遇、个人惩奖经历等，不仅为高校职称的评定和行政职务的任命提供依据，也在人事工资管理中起到重要作用，其各级员工的工资历史数据为工资调整提供了依据。

1.2  个人身份和能力的证明。人事档案为高校招聘工作提供了应聘人员的个人身份和能力证明。高校招聘员工通过笔试和面试之后，再通过人事档案对应聘人员作进一步了解，并确认其之前提供的信息的准确性，使招聘的选择经得起历史的检验。

另外，各高校在干部选拔和工资调整方面，为了保证干部选拔和工资调整的公平公正和准确性，工作人员需查阅相关员工的人事档案进行核对和确认，避免记忆误差或个别教职工为自身利益上报虚假信息的情况，同时使工作人员能够及时发现并纠正错误的信息。

1.3  高校内部各级工作人员工作期间基础材料的生成。高校内部各级工作人员在校工作时期的个人年度考核状况、工作岗位变化、科研成果的统计、工资调整等相关信息的记录，最终由人事部门工作人员统计归入员工的人事档案。因此，人事档案中包括了高校内部各级工作人员工作期间基础材料的生成，它与每个员工的自身利益密切相关。一旦记录出现差错，就会损害员工的利益，引起员工的不满，严重影响员工的工作积极性。高校是否认真准确地整理和保存员工的基础材料并归入人事档案，体现了高校是否充分尊重了内部各级工作人员的劳动成果，虽然看似简单，却十分重要和关键。

1.4  高校人事关系调动的依据。当高校内部工作人员要调动到其他单位时，接收单位就要依据其人事档案中反映的工作经历和工作表现来进一步评估员工的职位和工资待遇。如果没有人事档案提供的个人历史记录材料，就无法给接收单位一个客观准确的表现证明。

2  高校人事工资管理中人事档案管理应用存在的问题

2.1  制度不完善，管理不规范。当前我国高校人事档案管理制度仍然不太完善。许多高校对于人事档案材料收集制度、人事档案查阅制度、人事档案归档制度、人事档案保管与保密制度等方面缺乏系统全面的规定。导致人事档案材料的收集、归档、转档等环节，缺乏可遵守的制度。同时，许多高校并未明确人事档案管理人员的岗位职责和惩奖方案。以上因素使得人事档案管理人员容易出现做事粗糙、不规范，最终导致档案材料缺漏丢失、被更改的情况。这些会导致工资套改的准确性，显失公平。

2.2  人事档案管理人员配备不足，专业素质普遍偏低。人事工资管理中应用人事档案的环节是一项重要且繁琐的工作，需要具备一定的专业能力和充分的时间精力才能保质保量地完成，然而，目前许多高校都面临着档案管理人员配备不足，这一环节的工作岗位往往由其他岗位的工作人员兼任，由于是兼任，管理人员的相关专业的素质往往偏低，工作效率低下，从而降低了高校人事工资管理的效率，阻碍了高校人事制度改革的进程。

2.3  相关工作人员缺乏对工作重要性的认识。由于许多高校从上至下都没有充分认识到人事档案管理工作的重要性和专业性，往往认为人事工资管理中的人事档案应用是一项基础重复甚至形式化的工作，与高校的发展关联度低。因此，相关工作人员往往只在人事工资管理出现工资调整等工作，需要用到人事档案时再临时去查阅和整理档案材料，没有形成定期的有计划的档案管理程序。然而，随着高校规模的扩大，高校内部工作人员的数量也不断增长，人事关系流动性增强，人事工资管理中档案管理应用的工作量也越来越多，越来越繁复，这种缺乏计划和责任的管理方式，往往容易导致档案材料缺失、信息错误失真等问题。高校人事工资管理中的人事档案应用管理的相关工作人员的工作专业性、责任心滞后于高校整体规模的发展，对于高校的行政管理效率的提升、管理制度化的发展带来了阻碍。

2.4  人事档案管理信息化程度低。随着信息管理系统的开发、应用与升级，高校普遍开展了信息化建设，通过建立数据库来提升行政管理的效率。然而，目前有半数以上的高校没有建立高校人事档案信息数据库，大量的人事档案仍以纸质档案的形式进行保管，没有扫描成电子档案，查阅、核对等过程也是手工操作。这种传统的档案保存方式使人事工资管理中人事档案的应用效率仍停留在信息化时代之前的阶段，落后于现代化的信息管理水平，阻碍了档案信息在人事工资管理中的开发和利用。

此外，由于软件不同的版本和技术的差异，各信息系统具有独立性，各部门的信息管理仍处于各自为政的状态，没有建立相同的网络，进行信息整合，所以虽然单个部门的工作效率提高了，但各部门之间的信息沟通仍有很大障碍。在高校的行政管理中，工资管理和档案管理往往是两个不同的系统，这也大大制约了高校人事工资管理中人事档案的利用。

3  在高校人事工资管理中更好地应用人事档案的对策建议

3.1  完善高校人事档案的制度与规范，并严格遵守。高校人事档案既是高校人事工资管理的历史依据，又是高校人事工资管理的成果记录，它记载了高校内部各级工作人员的工资调整状况。高校需不断加强高校人事档案管理的制度与规范建设，完善人事档案管理各个方面的制度，使高校人事工资管理中高校人事档案的管理与应用规范化。

3.2  提高人事档案管理人员的工作管理意识。狠抓思想建设，重视和加强高校人事档案管理工作意义的宣传，通过讲座、召开会议等各种形式和网络、校内媒体等各种渠道，让相关工作人员充分认识到高校人事档案的重要性，提高人事档案管理人员的工作管理意识，提升相关工作人员的工作主动性。与此同时，高校应制定有效的惩奖机制，增强人事档案管理人员的服务意识，通过激励机制提升其工作积极性，为工作效率提供保证。

3.3  重视人事档案数据的记录，及时更新人事工资档案。人事工资管理与人事档案管理是相互作用、相辅相成的关系。高校加强人事档案管理，只有档案记载真实，才能保证人事工资套改的准确无误，如职务晋升、职称晋升等变动材料要及时归档，这是调整工资的基本保障。

因此，相关工作人员应积极建立人事档案，将数据装订成册，不断检查和补充历史人事数据，规范操作流程，并对其进行有效的管理，从而做到保质和高效，保证数据足够准确和新鲜，并甄别真假，为人事工资管理提供便利。

3.4  加强人事档案管理人员的业务培训。人事档案工作是一项专业性很强的工作，应加强人事档案管理人员的业务培训。一方面，通过培训提升相关工作人员的专业能力和素养，拓宽其知识面，提高其工作效率，推进人事档案管理工作的现代化和规范化。另一方面，提升相关工作人员的职业道德和责任心，保证相关工作人员恪守职业道德，严于律己，认真准确完成工作任务的同时，注意保护个人信息的隐私。

3.5  完善高校人事档案管理的基础建设。随着人事档案材料的不断增多，按照现实需求，完善高校人事档案管理的基础建设，设立、扩建专门的人事档案室，并配置必要的防护设备，为人事档案提供安全的保管环境。

3.6  建立现代化高校人事工资管理和人事档案管理系统，并建立系统连接。充分利用现代化管理手段，选用合适的工作管理软件，建立现代化高校人事工资管理系统和人事档案管理系统，并就系统应用对相关工作人员进行培训，使相关工作人员能够熟练操作系统软件。将人事档案扫描存档，利用Excel 电子表格等工具形成电子数据库，实现利用电子数据库进行信息的统计和汇总，提高工作效率，减少手工操作和重复操作。

在建立现代化高校人事工资管理和人事档案管理系统的基础上，将两系统建立连接，提高人事工作管理中人事档案的应用程度。如建立高校人事档案信息查询系统，使高校人事工资管理人员能够利用网络平台进行人事档案电子数据库的查询，保证了信息的质量和获取的便捷性，全面提升了高校人事工资管理的工作效率。

4  结语

在保证高校人事档案信息安全的前提下，充分应用高校人事档案，使其有效辅助高校人事工资的管理工作，是一项不可忽视的任务。本文首先分析高校人事档案的主要作用与功能，其次结合高校人事工资管理工作，对高校人事工资管理中人事档案管理应用存在的问题进行解读，最后针对这些问题提出完善高校人事档案的制度与规范、提高人事档案管理人员的工作管理意识等相对具体的对策和建议。