水文档案的作用与规范化管理

马瑶

摘 要：水文档案在水文勘测、水质监督、水文情报预报、水资源水环境评价、水文科学实验及水文咨询服务等技术管理工作中具有保存有价值的原始记录的重要作用，是国家科技档案的重要组成部分。随着我国水文事业的深人发展，水文档案在服务经济社会发展、服务民生等方面的作用正在日益彰显，也取得了一定的成果。但目前基层水文档案工作与我国快速发展的社会主义现代化建设事业的要求相比，还仍然存在一些不协调之处。

关键词：水文档案管理；原始记录；技术情报

中图分类号：G275.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）35-0241-02

一、基层水文档案的价值

1.基层水文档案的形成和特点

基层水文档案是各个历史时期的基层水文工作者通过观测测验、水情预报等活动所形成的水文信息，主要包括降水量、水位、流量、水面蒸发量、泥沙、水质和地下水等水文原始数据及水文状况成果等。这些档案形成是一个数据原始积累的过程，具有流域的整体性、时间的连续性、资料的系统性和标准的统一性等“四性”特点。水文数据在时间变化上的随机性和周期性很强，在地区分布上则存在相似性和特殊性，一旦遗失将无法再生。

2.基层水文档案的价值

基层水文档案尽管反映了一个相对有限地域的情况，但同样具有极其重要的历史价值和科学价值。因为它除了积累了水文现象的原始数据外，还记录了人类对自然水文的认识、保护以及对水文工作的利害分析的全部过程，由此所形成的学术思想、工作成果、经验教训业已成为基础资料的重要部分，为以后工作提供了依据。同时，这些档案又是本地区水文现象再现的历史依据，也是反映当时社会发展水平和文明程度的重要佐证。

基层水文单位的水文档案是本单位的核心信息资源，它的内容完备和管理规范不仅是提高本单位管理工作效率和工作质量的必要条件，同时也是国家建立和充实基础水文、水质数据库的必要条件。它作为一种珍贵的社会共享的信息资源，是社会前进和发展中不可或缺的宝贵财富。水文档案保存质量和完整程度，直接影响到整个水文事业的发展和在社会中的地位。

3.基层水文档案的作用

基层水文档案在防汛抗旱，水资源环境开发、利用、管理和保护，水利工程规划设计等方面的科学决策中起了很大作用。随着社会经济的迅猛发展，水文档案越来越多地发挥作用，服务面越来越广，在经济社会发展的过程中有着其他档案所无法替代的作用，这是很大的进步和发展。譬如，对于交通建设来说，公路经常与河流交叉，而桥梁建设也常常会涉及洪水流量、流速等诸多的水文问题。要解决这种种问题，就需要我们在对水文档案进行大量查阅的基础上进行系统的计算分析，对所呈现的规律进行认真总结。

二、基层水文档案管理现状

上海市水文行业对档案实行了两级管理体制。作为上海地区的基层水文单位，每年要参加上海市水文总站组织的水文资料整编复审，按照水利部颁布的《水文资料整编规范》，对上一年水文基本资料加以汇编，形成水文整编报表；并对水文档案实行“双套制”管理，既保存纸质档案，也保存电子数据。

在大量的原始记录资料连同整编后的水文数据及整编成果一并移交总站档案室后，基层水文单位保存的档案主要包括两部分：一是数量众多的水文测验原始记录材料，如监测站降雨量、蒸发观测记载表、水位自记记录纸、降雨量自记记录纸、水位观测记录簿、流量记载簿、大断面测量记载簿等；二是作为备份的测站水文数据整编成果，这部分均已装订成册。

由于水文档案具有的专业性和利用群体的特殊性，不少基层水文单位将其单独保管，由具体的业务部门看管，而未纳入本单位的档案管理体系之中，水文档案工作因此未列入单位的档案工作序列中。这种现状直接影响了基层水文档案的安全保管和规范管理工作的推进。虽然有部分基层水文单位在创建合格档案室的过程中有所举措，但基本问题未得到彻底解决，水文档案与《档案法》及有关专业档案管理规范的要求还存在差距。

三、基层水文档案管理中存在的问题

1.基层水文档案工作总体推进不够

作为全额拨款公益性事业单位的基层水文单位，因受到资金、办公条件等因素的影响，缺乏科学的管理方式，档案管理规章制度尚有待于健全和落实。其主要原因是：大部分重要水文测站原始观测记录资料向市水文总站移交后，水文整编数据和成果在总站也都有备份，故而留存在基层水文单位内的监测站资料档案不被重视，基层单位本身对水文档案管理的重视程度有所下降。具体表现在：未按国家档案局有关规定，将基层水文档案纳入统一的档案管理系统，甚至未设置档案室；即使配备了档案管理人员，其专业素质也不高，工作随意性很大，导致了部分档案不能及时存档，有时还会造成档案缺失。

2.水文档案工作不适应档案载体多元化的要求

在传统的档案管理模式下，水文档案以纸质为主要载体，并形成了一套行之有效的管理制度和方法。但是随着水文工作现代化程度的不断提高，需要以纸质载体记录的观测项目逐渐减少，而通过对自动测报系统、资料整编软件等计算机技术的应用，使测、报、整、分析评价工作中又产生了大量的图形、文字、图像等电子文件，这些电子档案将成为仅次于纸质档案的又一管理对象。档案信息载体的增加，对档案管理工作提出了新的要求，而目前的管理手段则还没能适应其需要。

3.基层水文资料数据库建设进展缓慢

近几年来，随着计算机技术的不断普及，建立水文资料数据库已成为必然。上海市水文总站已经逐步建立上海国家水文数据库、上海国家水质数据库，并建立了水文基础资料数据库。但是，基层水文单位此项工作却是进展缓慢，对资料的检索、查询与提供造成了不便，离档案管理数字化的要求还有很大差距。

4.存在水文“信息孤岛”现象

随着水文档案信息化的推进，水文单位利用现代信息技术，深入开发和广泛利用水文信息资源，实现水文信息采集、传输、存储、处理和服务的网络化与智能化，开发了内部网并相继建立了水文信息网站，部分实现了电子政务。但多年来陆续开发或引进的水文测报、电子信息系统之间不能很好地共享信息，业务不能顺畅地执行和有效控制，形成了许多水文信息孤岛。水文站空有大量的水文信息资源，而无法与跨地区、跨部门、跨行业的相关部门实现信息共享，给信息资源的二次开发利用造成了困难。endprint

5.水文档案利用效率不高

2001年10月15日，时任水利部党组成员、国家防总秘书长兼防办主任鄂竟平向社会作出我国公益性水文基本资料向社会开放的承诺，从而揭开了水文档案神秘的面纱，也让水文档案这一基础信息资源、社会公共产品得以更好地服务社会。现在可向社会公开提供的公益性水文档案范围包括实时报汛资料、经过整编的国家基本水文监测站的基本水文资料等。但是，目前许多水文单位主动开放力度不够，在提供利用上满足于“应需求”，着眼于水文科技进步和可持续发展的主动性数据深加工及服务产品设计的前瞻性不够，还不足以使档案利用朝着“应发展”而利用的方向发展。

四、改进水文档案管理工作的举措

基于基层水文档案管理工作现状，着眼于水文自身发展和国民经济对水文的需求，为了逐步实现上海市水文档案由行业水文档案向水文行业档案转变的宏伟目标，建议可以从以下几个方面来改进。

1.将水文档案工作纳入各水文基层单位的档案工作中

水文档案数量大、种类多、使用广，其管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，应予以高度重视，实行“统一领导、统一规定、统一管理”，将水文档案工作纳人基层单位档案工作中，将档案目标管理及档案服务信息化建设作为水文档案建设的重点工作，建章立制，设置档案机构，解决档案专、兼职管理人员的配备问题，加强培训，使水文档案工作规范推进。

2.进一步完善水文档案工作各项规章制度

将水文档案工作制度化、规范化。根据《中华人民共和国档案法》、《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等法律法规，结合水文档案管理工作实际，编制基层水文档案归档管理、借阅利用、鉴定销毁和安全保密等各项管理规定，并将其纳入基层单位内部管理建设中、使档案管理工作有序推进。

3.切实保障对水文档案工作的投入

搞好水文工作是一项政府职能，在实现档案管理服务信息化的进程中，需要开发应用软件系统，购置自动化设备等，需要大量的资金投入。为此，应实现政府立项，保障水文档案事业发展所需的资金需求，使水文工作在防汛抗旱、水资源管理和保护及经济社会的可持续发展中发挥越来越重要的作用，从而推动水文事业健康快速发展。

4.推进水文档案信息数字化

通过运用计算机技术与多媒体技术，做到档案信息能以数字化形式存储。例如，对重要的水文档案资料通过扫描或人工录入的方式先期进行数字化处理，逐步扩大数字化规模，同时加快基层水文资料数据库建设进程，跟上水文事业发展步伐。努力改变水文资料数据库只是单个独立系统的现状，加大计算机软件的开发力度，使水文信息孤岛有机联系起来，更好地为外界提供服务。

5.做好水文档案利用服务工作

提供利用是水文档案管理工作的最终目的，但在利用中要正确处理公开与保密的关系。凡涉及国家秘密的公益性水文档案，其使用范围和方式必须执行国家有关保密规定，未经国务院水行政主管部门批准，不得将涉及国家秘密的公益性水文档案以任何形式传播或携带出境。基层水文单位要逐步从水文档案的封闭型管理向开放型管理转变，建立水文公众信息服务系统，创造条件主动上门做好服务。按照《水文专业有偿服务收费管理办法》，对需要使用水文资料的外单位使用者，可以有选择地进行有偿服务。

[责任编辑 柯 黎]endprint