论如何推动供电企业档案管理现代化

朱玛

[摘 要]随着国家电网进一步的深化“两个转变”，加快智能电网建设和落实人才集约化管理的新形势下。档案管理作为供电企业的一项基础性工作，必须加强档案管理的规范化，为加快实现“一强三优”的现代化企业奠定基础。

[关键词]供电企业；档案管理；现代化

一、供电企业档案管理现状

在新形势下，档案的管理工作得到了空前的重视。但是由于历史原因，档案管理还普遍存在如下问题：

（一）企业机构改革，减员增效，岗位合并使市级供电企业由多名专职档案员减为1名专职档案员，而县级供电企业1名专职档案管理员，还要身兼数职。

（二）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。各种档案集中在一个库房，却由各职能部门管理，没有真正做到意义上的集中统一管理。

（三）档案资料整理不规范。不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，往往是在工程竣工后整理，资料发生不完整。

（四）迫切要求档案管理的现代化。档案室管理工具落后，没有实行电脑软件管理，技术手段、人员素质低，不能适应现代化企业的发展需求。

二、加快档案规范化管理

（一）加强硬件建设。加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础。硬件的建设合理与否，直接关系到供电企业档案管理工作的成效。实现企业档案规范化管理，必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。电子资料的广泛使用需要为档案工作配备必要的档案管理软件，购置现代化管理所需的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码相机等设备。从硬件建设上为企业档案工作的发展奠定基础。

（二）建立档案工作网络。企业档案管理网络建设是开展档案管理工作的保证。要明确档案工作负责人，配备档案员，形成完整的企业档案工作网络。收集部门管理范围内具有保存价值的档案资料，做初步的档案整理工作，使档案规范化管理得以保证。

（三）建立健全各项规章制度。在认真贯彻《档案法》的基础上，供电企业需要根据档案规范化管理工作的需要，结合公司实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度。使档案管理工作有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。如文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案归档制度、档案库房管理制度、档案查阅室管理制度、档案查（借）阅归还制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案检查、统计工作制度、档案工作“三纳入”、“四参加”制度等。这是使档案得以规范化管理的根本所在。

（四）开发利用供电企业档案。档案信息资源在深化供电企业改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用。实现供电企业档案规范化管理，要重视档案的开发利用工作，如《电力工业志》、《大事记》、《组织沿革》、《文件汇编》、《历届职代会行政报告汇编》、《档案利用效果典型事例汇编》、《电力设备汇编》等等，可为企业的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料；为公司解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据；为企业创造经济效益。

三、档案规范化管理的具体措施

为使档案管理能更好地为供电企业发展服务，应当重视以下几点：

（一）建立完善企业档案工作规章制度，使企业档案工作者有章可循，有据可依。依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，强调了依法治档的必要性，明确规定凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。

（二）加快培养档案管理专业人员。档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，要求培养高素质的档案管理人员。不但要进行档案管理现代化的知识培养，使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容，而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念，要进行档案工作的基本法律宣教，使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到供电企业档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。当然，档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的素质和综合能力，使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，为档案信息的开发和编研起到促进作用。

（三）疏通工作流程，加强精细管理。实现档案管理现代化。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。随着电力改革步伐加快，供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义。

四、转变观念，创新模式

（一）档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

（二）档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

参考文献：

[1] 刘艳.浅谈档案管理工作标准化建设[J].知识经济，2012，（19）.

[2] 杨振江.浅谈档案工作的创新[J].中国档案，2012，（07）.