机关人事档案工作中存在的若干问题与对策分析

陆丽君

人事档案是记录一个人的学历教育、社会经历、政治面貌、工作业绩等各方面情况的文件材料，它记录和珍藏着人一生的荣辱，起着凭证、依据和参考的作用，正是由于其特殊的作用，加之组织人事部门的考核检查，目前我国各类机关、企事业单位都对其十分重视，也舍得投入人力物力。特别是近些年来，各种新技术、新设备逐渐被引入到人事档案的管理中，使得我国机关人事档案的管理水平普遍有了较大提高。但客观说来，目前我国的人事档案管理还存在着一些不足之处。

一、机关人事档案管理中存在的若干问题

1、人事档案管理理念相对落后，人事档案工作存在重管理轻利用的倾向。

在大多数机关，单位领导和干部人事部门或多或少都存在重视人事档案的管理忽视人事档案的利用的倾向，他们将人事档案管理工作看成是简单的保管性质的工作，对人事档案管理的重要性有一定认识，但是怎么管好用好还是拿不准。在他们看来，人事档案管理基本可以当作是辅助性工作，只要做到档案不丢失、秘密不泄露，对外能满足查档、检查等工作就可以了。在这种错误理念的指导下，相当一部分单位对人事档案工作的认识出现了偏差，在实际工作中就表现为工作没计划、管理不严格、利用效率不高不足，甚至出现人为限制干部人事档案合理使用的现象，拖累了单位人力资源的高效使用和干部的培养。

2、人事档案质量不高。

人事档案作为一种特殊类型的专业档案，有着其自身的质量要求，但在实际工作中档案的收集是一个很大的问题，人事部门所收集的材料种类虽然众多，但由于内容和形式上的雷同，加之大部分单位鉴定、考核和评价材料，大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错，怎么有利于自己就怎么写，而且是空话套话多、实话少，不能准确反映每个人的真实情况，使得人事档案内容空泛，犹如虚设一般。另一方面，人事档案的真实性也存在较大问题，材料内容前后不一致，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，却没有任何说明；参加工作时间，入党、入团时间也是大致一个年月，且每次填写时也往往不一致。有的档案中，改变姓名后不写曾用名，也不加以说明，尤其是一些比较常用的名字，如建国、国庆、卫国、刘洋（阳）等，更是让人难以捉摸，给人事档案工作带来了不少麻烦。

3、资金投入不足，档案设施简陋。

近些年，随着各级组织人事部门工作力度的加大，很多单位人事档案工作的软硬件条件都有了较大改善，但是在某些部门特别是基层单位，软硬件设施相对落后的情况依然存在，他们以各种借口推诿，不肯及时添置档案设施，导致部分干部人事档案管理部门设备陈旧落后，人事档案信息化管理起步晚、发展慢，完全无法适应新时期干部人事工作的需要。

4、档案工作人员专业化程度低。

在很多单位，组织人事工作作为一项重要工作很受领导重视，但是其中的干部人事档案工作却往往容易因为被主要业务的光芒覆盖而被忽视，这其中一个重要的表现就是缺乏专业的干部人事档案工作人员。实际工作中，在档案管理人员配备上从来不配备专职人员，而是采取兼职档案员这种办法来交差应付。兼职档案员因受主要业务困扰且工作变动频繁的影响，业务不熟，经常出现对干部人事档案的重要性和档案管理工作规章制度以及人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务把握不准的现象，难以适应新时期干部人事档案工作的需要，有的甚至因此影响了单位的干部人事工作。

二、改进机关人事档案工作的措施

1、转变人事档案工作理念，积极探索人事档案工作开放利用新途径。

作为单位宝贵财富的人事档案至今还是藏在深闺人不知，基本上是干部自己不知道、组织不清楚、旁人不敢问，始终保持着一种神秘而庄严的色彩，让人敬而远之。而另一方面，随着近些年我国干部人事工作的进步，干部选任民主化进程加速，干部职工对其自身人事档案的知情意识和利用意识不断提升，许多干部职工希望通过人事档案回顾其自身职业历程，通过省视其个人学习、工作中的得失总结经验教训，进一步提升自我。与此同时，伴随着我国人事制度的改革，以市场为主导的非行政因素在人才的配置中起着越来越大的作用，各类人才的流动性越来越大，但是这样的进步在很大程度上还仅限于企业尤其是民营企业，各类机关之间、机关与企事业单位之间除了日常的干部交流之外，人才的流动略显不足，人力资源的开发利用程度较低，这些对我们更新干部人事档案工作理念、探索干部人事档案高效利用提出来新要求。

2、大胆采用新技术，提升人事档案工作整体效能。

对于很多部门来说，人事档案工作是非常繁琐而复杂的，对于档案工作人员而言这也是一项艰巨的工作。在每个单位，每年都会形成大量的考核鉴定、干部任免材料、劳动合同等，收集、编号、整理等工作步骤多、工作期限长，很多环节都依靠手工完成，劳动强度大。

随着计算机技术的普及和应用的深入，利用计算机技术逐步代替简单而繁重的纯手工操作已成为一种趋势。因此，在人事档案管理工作中，可以根据本单位的实际情况，在一定程度上推动人事档案工作信息化，使之与组织人事部门的干部人事系统之间建立起一种可能的对接，充分发挥各种新技术、新设备，尤其是信息化技术的强大作用，通过前端控制、条码等技术做好初期的表格设计和数据库建设工作，通过严格的程序管理做好人事档案材料的收集工作，通过条码和扫描等技术实现干部人事档案内部材料的机读分类、自动编号等，最大限度减少人工操作，使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来，让他们有更多的精力去了解和熟悉干部人事工作，让他们可以站在单位干部人事工作高度去思考和推动人事档案工作。

3、做好人事档案基础工作，保障人事档案质量。

人事档案工作是一项严肃而严谨的工作，需要耐心细心，也需要一定的专业技能。首先要培养一批可靠的专业人员，并为他们创造条件，不断学习、不断探索、不断实践，在学习和工作中提高综合素质，推动人事档案工作发展。其次，要进一步理顺人事档案与本单位干部人事管理工作的关系，尤其要注重发挥人事档案在干部人事管理中的咨询参考等作用。再次，要积极探索建立更为科学完善的干部人事档案工作体制机制，提高人事档案工作的规范化和科学性，让每一项业务有章可循、每一份材料如期归档、每一次利用十分满意，推动实现人尽其才的美好愿望。

（作者单位：中山市土地房产产权档案馆）