死亡人员档案如何移交综合档案室

刘伟

档案是自然形成的，它是从社会工作活动中直接使用的文件转化而成，并不是事后为使用而专门编制出来的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，从而使档案成为令人信服的历史证据。死亡人员档案是这些干部几十年以来个人经历和历史见证，它保留了当事人的历史真迹，如何保管好这部分确凿的真凭实据，是我们综合档案室迫在眉睫的重要工作之一。

一、移交程序

1、移交档案的条件

按照《干部档案工作条例》（1991年修订）第二章第八条：干部档案管理部门的职责中，第九项“定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案”规定，职工死亡后其档案由原人事档案管理单位保管五年后，移交同级机关综合档案室。

2、死亡人员人事档案室转出档案

死亡人员人事档案从人事档案室移交到综合档案室，需履行必要的登记手续。针对人事档案的特点制表统计，逐卷将其姓名、死亡时间、份数、页数、交出人、接收人等登记在《死亡人员档案交接目录》中，一式两份（人事档案管理单位和综合档案室各一份）予以留存，同时填写《转出干部人事档案登记册》。对于死亡人员的部分重要档案材料，人事部门在转出前可对其进行复制或缩微保存，也可将其简历等信息输入微机，便于今后查考。

3、综合档案室接收档案

综合档案室接收后，按照专题人事档案的要求标准进行整理。

装订——由于早期档案整理不规范，一般已装订成件的，保持原封装，对于过于零散的文字材料视其同一内容装订成一件。

排序——死亡人员人事档案按照人员死亡年度、时间顺序大流水排列，该流水号即为案卷号（盒号）；案卷内的文字材料按小流水排列即为件号。

盖章——案卷内每一件文件材料首页的右上角加盖档号章，填写档号章内容：目录号、保管期限、案卷号（盒号）、件号。

录入——使用档案软件录入数据，人事死亡档案在档案录入中，与文书档案、科技档案、会计档案等同为一个级别的专题档案门类。录入时输入死亡时间、目录号、机构、题名、责任者、页数、件数、保管期限、案卷号（盒号）、归档日期、整理人、检查人、存放位置。

编目——编制《案卷目录》，其中档号格式为“目录号-Y-案卷号（盒号）”，目录号根据档案室情况自定义；机构为档案产生单位人事科；Y即保管期限为永久；责任者为档案产生的法人单位；题名为“xxx的人事档案”；死亡时间精确到日；件数为阿拉伯数字；页数采用图书页码编排法；备注可填写相应案卷内说明。

装盒——将案卷内目录、卷内文件、备考表按顺序装入统一制定的档案盒中，标注档案盒封面及盒脊内容。（下转第56页）

（上接第54页）入库——将办理完毕合格的死亡人员人事档案，签署交接手续完备后归入综合档案室库房，做好柜上标识。打印检索《人事档案案卷目录》。

二、应注意的几点问题

1、整理不规范

我单位死亡人事档案大部分是死亡年代较早的人员档案，解放初期及六七十年代的人事档案大多比较零乱，材料纸张、书写字迹、目录填写、整理装订等很多不符合规范要求，对整理不规范的档案卷宗，要重新进行了鉴别、整理，剔除了不属归档范围的材料，使其达到卷宗条理、精练的要求。近年，厅直单位的人事档案陆续开展了达标晋级活动，在职干部档案整理日臻完善，我们应将干部档案的整理手段推广应用于本单位全部人事档案管理中，无论在职、退休、死亡档案，无论干部、工人档案，均统一标准，严格管理，规范执行，使之系统化，为将来工作的正常延续打下坚实基础。在档案材料纸张选择上，应全部使用无酸纸，使用寿命将数倍延长。

2、内容缺失

现在对在职干部职工的档案材料收集比较正规齐全，但对死亡人员档案重视不够。作为死亡人员人事档案，今后必须将干部职工的生平或悼词收集归入档案，其上记载了本人的死亡原因、时间、基本情况、简历等内容，将对移交到综合档案室后的立卷查询提供重要信息，因此，对这一类档案材料的收集不能忽视遗漏。

3、落实档案移交制度

多年来，干部职工死亡后，其档案一般就会被闲置在人事档案室的角落里，对其管理相对落后，没有做到人事档案的交接，影响了对这部分档案的利用。作为档案管理人员，“收齐、管好、用活”是其工作职责，我们应落实档案移交制度，定期收集符合移交条件的人事档案。

死亡人员档案的移交是档案正规化管理的一部分。干部职工死亡后，其档案基本上已失去了为人事工作服务的现实功能，而转化为国家档案史料，因此应按期将其由人事部门移交至相应档案馆（室）保管，充实丰富国家档案资源。今后，要继续贯彻落实死亡人员档案移交制度，在每年文书档案归档时，一并将符合移交条件的整理规范的人事档案归入单位综合档案室。

（作者单位：河北省南运河河务管理处）