电子文件整理方法和步骤等

电子文件是指数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有查考利用价值的文本文件、图像文件、影像文件和声音文件等文件。电子文件以每份文件为单位进行整理。同一问题（事由）密切相关的若干份电子文件放在同一个文件夹内，组成一件。

电子文件归档质量要求：

（一）归档的电子文件应确保其真实性、有效性、完整性。

（二）归档电子文件的格式原则上应符合通用格式。常见类型电子文件的推荐格式有：

文本文件的格式为XML、RTF、TXT、PDF，由Microsoft Office、WPS软件产生的文件也可以直接移交。

图像文件的格式为JPEG、TIFF。

声音文件的格式为WAV、MP3。

影像文件的格式为MPEG、AVI。

如是特殊格式，则将文件与读取文件的软件、相关说明文档一并归档。

电子文件整理方法和步骤如下：

（一）分类

全宗内电子文件按照类型—年度—机构的方法进行分类。

根据电子文件的不同特征，将电子文件分为两类：电子文档（包括文本文件和图像文件）和电子音像文件（包括声音文件和影像文件）。这两类电子文件分别进行整理。

（二）排列

1.件与件之间的排列：依据分类方案，按照事由结合时间顺序进行排列。

2.件内文件的排列：按照文件之间的关联、文件的重要程度结合时间顺序排列。

（三）命名

对文件夹和文件夹内电子文件进行编号、拟写题名，文件夹以“件号”+“件题名”命名，文件夹内电子文件以“件号”+ “份号”+ “文件题名”命名，件号、份号为流水号。编号与题名之间用空格隔开，件号与份号之间用“—”连接。如第1件是关于××会议的文件材料，文件夹的命名就是“1 关于××会议的文件材料”； 第1件第1份文件是××会议的通知，该文件的命名就是“1—1 关于××会议的通知”。

（四）编目

电子文件应逐份编目。电子文档编制《电子文档目录》，电子音像文件编制《电子音像文件目录》。《电子文档目录》著录项目包括序号、文件号、责任者、题名、日期、部门和备注；《电子音像文件目录》著录项目包括序号、文件号、责任者、题名、文字说明、日期、长度、部门和备注。

1.电子文档目录著录项目填写说明：

未作特殊说明的著录项目，其填写要求参见《文书档案目录》著录项目说明，下同。

（1）序号：逐份文件目录的流水号。

（2）文件号：“件号”+“份号”，件号与份号之间用“—”连接。

2.电子音像文件目录著录项目填写说明：

（1）题名：准确揭示电子音像文件所记录的内容。包括事由、时间、人物、地点、背景等要素。一份电子音像文件内有多项内容则需逐项揭示。

（2）文字说明：对题名未及内容进行补充说明。

（3）长度：电子音像文件可播放的时间长度，按照小时、分、秒计算，如“01：25：40”。

（五）刻录光盘

1.原则上采用光盘作为电子文件的脱机载体，本标准推荐使用一次写光盘。每张光盘均要配备独立的光盘盒。在光盘盒的标签上和光盘标签面上均标注光盘号，并简要标注主要内容和责任者。应使用专门的“光盘标签笔”在光盘标签面书写，禁止使用粘贴标签。

2.电子文档与电子音像文件应分别刻录在不同的光盘上。文件夹内不允许嵌套子文件夹。

3.编制相应的《光盘目录》，著录项目包括光盘号、主要内容、起止件号、文件数量、文件容量、文件格式和备注。著录项目填写要求如下：

（1）光盘号：光盘排列的流水号。

（2）主要内容：揭示光盘内文件的主要内容。

（3）起止件号：光盘内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接。

（4）文件数量：有效文件的份数。

（5）文件容量：文件在本张光盘内所占的存储空间总量。

（6）文件格式：光盘内文件的格式，填写文件的后缀名。

（7）备注：注释光盘需要说明的情况，有密级的应在备注中标明。