《医疗机构设备仪器》档案的规范管理

卢竹兰

摘 要：医疗设备仪器的档案管理是医院管理、设备管理的重要组成部分，针对目前设备仪器档案管理中存在问题，医疗机构及其档案管理人员必须提高档案管理意识，对医疗设备仪器的档案实行明确化、条理化、规则化、信息化管理，确保档案管理真正起到对医疗的促进作用。

关键词：医疗机构；设备仪器；档案管理；规范管理

常言道：“工欲善其事，必先利其器。”医院是治病救人的场所，各种诊断、治疗的医疗设备必不可少，并随着科学技术的进步和为民服务的需要，医院的医疗设备在数量、规模、技术层面出现多、大、精等特点。为了保护医院这些医疗设备等固定财产、为了保护医疗设备的完好率和提高其利用率，对这些医疗设备的归档管理就成为医院管理中不可缺少的一环，实现《医疗机构设备仪器》档案的规范管理至关重要。

一、《医疗机构设备仪器》档案及其管理的重要性

《医疗机构设备仪器》档案就是对医疗结构所有涉及诊断、治疗的设备仪器的所有文字资料的综合，主要是设备仪器的形成性资料和原始介绍性资料。形成性资料即医疗机构对设备仪器的申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告等书面文件和资料，原始介绍性资料即设备仪器的设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。

对《医疗机构设备仪器》档案作为医院管理中设备管理的重要组成部分，其作用主要表现在四方面：

1、设备工作人员的“第二教师”。在医疗科室优势会出现设备仪器使用说明遗失的现象，在发生遗失时，《设备仪器》的档案就可复印“使用说明”，指导工作人员操作设备或仪器，避免医疗行为的延误，提升意医院的服务质量。

2、医疗设备维检修的“及时雨”。不论是普通设备仪器，还是高科技医疗设备仪器都会出现故障与问题，在维检修的工作中，《设备仪器》档案中的设备介绍、使用说明、维修指导、光盘等资料就会为维检修提供依据，缩短维修时间，减少维修费用和设备事故医患的发生率。

3、医疗设备仪器更新的“参照物”。为了提升医院的医疗水平，现代化的医疗身边和仪器更新换代是必然，也是必须的。如何才能引进价格合理、功能专业的设備仪器，就需要对设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等进行“参照”比较，而《设备仪器》档案中的已有身仪器的资料就是对新产品进行论证的最好、最直接的证据和参考。

4、维护医疗机构合法权益的“证人”。由于《设备仪器》档案把设备仪器的购买发票、保修单等都保存完好，就为设备仪器的维修提供了法律依据。比如去年就利用保存完好的发票、保修卡等物据让推卸责任的厂家进行免费维修，直接为医院节省维修设备仪器近20万元的“不必要”开支，反推于医院医疗事业的发展。

二、目前《医疗机构设备仪器》档案管理现状及影响

虽然《医疗机构设备仪器》档案管理至关重要，但目前各医疗机构对《设备仪器》的档案管理却不如人意，具体表现在医疗设备仪器档案缺乏专业人员管理，多为兼职人员、后勤人员；虽制定《设备仪器》档案管理制度，但存在无制度行为；档案内容建立不全，保管不善，造成资料散乱，甚至丢失；档案资料出借制度不完善，有借无还、多借少还等。

由于医疗机构对《设备仪器》档案的不善管理，不仅体现了医院管理上的漏洞，也为设备仪器操作人员、临床技术人员熟悉设备仪器造成一定困难，为设备仪器的维修、检修造成障碍，直接影响到医务人员对群众的服务质量和工作效率，甚至造成医疗事故，为医院形成财产、名誉上的损失。可见，规范档案管理势在必行。

三、规范《医疗结构设备仪器》档案管理的措施

鉴于《医疗设备》档案在医院管理、设备管理中的重要地位，以及目前管理的现状与问题，要求医疗机构必须高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

1、明确归档范围，实现档案管理明确化

对于医疗设备仪器的档案建立，并非设备仪器大小一并归档，那样势必造成档案管理的复杂化、繁冗化。对于常用、常换，资金在1000元以下的设备仪器，其管理手续可归于设备科具体管理，方便设备仪器的及时更新；对于购买资金在1000元以上的贵重医疗设备仪器应纳入医疗机构的专业档案管理范畴，这样有利于加强档案管理人员的工作压力和强度，提高对一线医务人员的服务质量。

2、实行分类归档，实现档案管理条理化

由于医疗设备仪器从申报购买到购买成功，再到使用、维修、报废，过程中产生的资料很多，必须对相关档案进行分类管理，方能实现管理的条理化，提高管理的效率。

其一，综合性档案。也叫历史性档案，包括医疗设备仪器的编号、名称、数量、型号、产地、价格、经费来源、设备分类、用途、购置日期、启用日期、使用科室、领取人、责任人等综合内容；包括设备仪器购买过程中的申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据等内容。

其二，单机档案。也就是设备仪器的具体说明，包括设备仪器的安装调试及验收报告、设备安装说明、使用指南、服务手册、维修手册及其他随机的光盘等技术资料。

其三，维修档案。也就是设备仪器的维修记录，包括医疗设备仪器安装实验报告、历次大小维修报告、医疗设备仪器的异常运行和事故记录、因设备仪器造成的医疗事故报告等。

3、强化制度监督，实现档案管理规则化

制定完善的档案管理制度，规范档案的建立、档案的查阅借阅等管理行为，务求详尽具体、关注细节、关注漏洞，为档案管理打好“规则化”的制度前提。比如在借阅制度中要规定“设备原件一律不外借”只借复印件、借归必须是同一人并履行签字手续等。

对《医疗机构设备仪器》档案管理人员进行培训学习，提高其管理意识与专业技能，以适应现代化时代档案管理的要求。管理人员要全程参与设备仪器的拆装、使用、维修等过程，做好各种记录，为档案做好第一手原始资料；要与各科室负责人互通信息，做好设备仪器工作量、经济收入等季度统计工作等。

医疗机构要对档案管理进行定期和不定期的督导，对管理人员的工作实行绩效评价与考核，把档案管理与管理人员的职称晋级、年中评优挂钩，通过管理与奖励机制促进档案管理的有序与规范。

4、构建归档平台，实现档案管理信息化

充分发挥医疗机构信息化管理平台的优势，建立《设备仪器》档案管理的信息化管理平台和管理智能系统。管理人员把设备仪器的相关档案信息文字资料通过手动录入、电脑扫描等方式输入到档案管理智能系统中，方便管理人员对需要档案的查询、统计和管理。同时，也可以通过医疗机构的医疗信息化平台，与各科室实现设备仪器信息的资源共享，方便科室、设备仪器的操作人员及时、完整地查询设备仪器的相关资料，减少借阅时间，提高档案管理的服务质量。要注意的是，档案管理人员要抓住档案信息资料的开放权，管理人员不开放，其科室或操作人员无法查阅到相关信息，这样才能保证信息资料不泄露、不篡改，真正实现医疗设备仪器档案管理的科学化、信息化。

随着医疗设备仪器的日益更新，技术含量的增加和规模增强，对设备仪器的档案管理也愈加重要。档案管理专业人员必须解放思想、强化学习、与时俱进，以主动、积极地态度从事管理工作，发挥档案的最大价值，提升医疗机构的服务与医疗质量，促进医疗机构各项建设的持续发展。

（作者单位：龙岩市永定区医院）

参考文献：

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