低碳理念优化高校系部教学档案

马列坚

摘 要：系部教学档案真实记录了日常教学科研及管理等重要工作相关信息，是广大师生员工教学活动中的智慧和结晶。为了改变日积月累、堆积如山、陈旧的保存模式，改善档案归档滞后和混乱的现象，急需运用低碳理念优化和完善高校系部教学档案。基于在系部多年的工作经验，高校系部教学档案管理上存在很大的低碳发展空间。建立专门的管理机制，制定规范的管理办法，创新系部档案的存储方式和检索方式，以及档案管理人员水平的提高，是低碳理念下优化系部档案创新管理的必经之路。

关键词：系部 教学档案 低碳 优化

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（c）-0120-02

自2013年顺利通过人才培养工作水平评估后，我院的教学基本建设、教学改革、教学管理方面整体运行都更上一个台阶，真正达到了“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的目的。评估工作也督促建立并丰富了系部教学档案。系部教学档案在高职教学及迎评促建工作中有着重要地位和作用。它是高职院校人才培养工作水平评估的重要资料及凭证，是院校教学工作运行状况的重要体现。评估过程中学院教学档案的基础，系部教学档案是否齐全和规范，将直接影响到评估的结果。

系部教学档案真实记录了日常教学科研及管理等重要工作相关信息。它是开展教学改革和评估教学管理工作的重要依据，记载着广大师生员工教学活动中的经验和教训，是他们劳动中的智慧和结晶，反映了教学改革和研究的成果。评估前，我系投入大量的人力、物力、财力致力于提高教学水平和教学质量。两轮评估工作促使广大师生平时就重视积累保存各种原始资料，系部的教学档案管理工作得到了进一步加强。日积月累堆积如山，随着低碳理念的不断渗透，传统的教学档案管理方法已经不能适应系部发展的新要求。

1 系部教学档案管理存在的问题

评估后，系部档案管理工作虽得到了一定的重视，但系部日常教学工作涉及的归档内容及范畴太广、太繁琐，纸质材料及电子档案形式、规格不一，教学管理部门没有制定和下发教学档案规范化建设的管理文件，日常档案保存及处理办法不清晰，档案管理人员水平有待提高。

目前，从院部到系部领导只重视教学中心工作，对于在实施教学工作中形成的档案材料认为有就好，对这项工作的重要性缺乏完整的认识和长远的规范化管理，从而导致工作中出现了漏洞。如：有些人员需要文件时乱翻乱抽，借阅从不登记，用后也不及时归还，导致有些文件下落不明；有些教师的教学和科研材料，怕丢或自己用起来不方便，不及时上交归档，散在个人手中，等等，直接导致档案收集不全、流失、归档材料质量不高。我院系部档案管理都由教学秘书担任，从未受过任何档案管理方面的培训或学习，专业知识缺乏，业务水平不高，规范意识薄弱，“做好人”，导致档案归档滞后和混乱。

高校作为影响力巨大的社会组织，是培养具有现代公民意识的高素质人才之地，在将迎来低碳的文明时代的同时，首先我们要通过自身的典型示范将低碳生活的文化理念传播出去。从院部就要制定和加强教学档案规范化建设和管理文件，将教学档案管理列入年度考核，明确档案管理责任人，日常教学档案的收集分类立卷和归档，要求按学期为时间点，当学期就理清；明确要求什么类型的纸质文件与数字化资料同步归档；为教学秘书配备移动硬盘及刻录机等设备，便于教学档案工作的开展。评估后，广大师生对教学档案引起了重视，随着系部各种教学资料的上缴，教学资料归档时的纸张和油墨高耗费问题尤为突出，此问题如果不解决，将直接导致教学档案管理工作的繁琐和重复。低碳经济是以低能耗、低污染、低排放为基础的经济模式，低碳发展则是以三低为基础来协调经济发展和碳减排目标之间的矛盾冲突。低碳理念一经提出就在全国各行各业得到了广泛共识。每年一届的毕业生所产生的毕业论文及相关材料，纸质的每个学生上交两份。就我系来说，一个年级至少10个班，每班学生最少35人计算，那纸张数量也是耗费巨大，存放空间也是需要考虑的问题，所有这些都违背低碳发展的趋向。还有，每学期各位任课老师需上交教案也重复多多。虽然，高校已正进行低碳教育的研究和实践，但好像都是在教育自己的学生，没有联系上自己日常的工作中。关于院校系部教学档案管理上如何进行低碳发展，没有人好好思考过，也没有人创新管理办法实施过。

2 低碳理念优化系部档案管理

要克服档案保存单一的现象，除注重纸质档案的收集外，应充分发挥现代化办公设备的作用，注重非纸质档案的收集，尤其应大力发展电子档案，提高档案工作效率。教学档案最原始地记录了系部日常教学活动过程中的留下的宝贵痕迹。要明确系部教学档案的各种资源类别及存储方式，才能根据以后的用途选择恰当的存储方式，避免人力物力的高消耗。首先需明确什么档案是需要永久和长期保存的，什么档案是只需要短期保存；什么类型的材料是需要纸质存放，什么类型的材料只需电子保存；什么性质的纸质材料需要多久存放，多少时间需要处置或销毁。如果这些都有明确的管理规划，那系部教学档案的低碳管理也将顺利达成，系部档案没地方存放和乱存放现象也将大大改观。

完善系部档案监督管理体制，周期性的评估虽然促使高校系部档案工作快速发展，但是影响系部档案管理的因素还长期存在。其中管理档案人员“做好人”现象，直接威胁原始档案的真实性和完整性；管理人员业务不精、管理意识淡薄，导致档案收集滞后和混乱；各任课教师原始材料递交意识不强，又导致档案保存价值的缩水。所以，要杜绝上述现象，就是要建立完善的管理机制，从根源上消除这些不良现象。要成立专门的管理机构，制定完善的管理监督细则，定期按照规范的管理办法对系部教学档案进行抽检督查。管理机构也要提供机会或直接对相关人员进行培训，提高他们档案管理的专业素养和业务水平，为系部教学档案的低碳优化奠定基础。

现在为止，我院系部档案的查询还使用最原始的方式进行。每次有需要资料时，没有可查的编号或检索方法，只能在堆积如山的文件柜或货架上乱翻乱找。此种方式不仅累人还浪费时间，而且更容易把原先整理好的档案弄乱和弄坏。随着计算机应用技术、网络技术、通信技术的快速发展，绿色高效的无纸化办公将是我们重视的低碳化办公方式。很多资料可以在系部网站上实现资源共享。广大教师及相关人员只要登录我系网站，就可以查询所需要的信息和资料。系部可创建教学档案数据库，供相关人员或可通过登录用户名及密码验证身份，进行共享资料的查询和下载。所以系部档案分类需明确清晰。此种方法也可以提供院部其他部门人员的需求，他们也可通过身份认证直接查询资料。必要时，建立系部档案QQ群也是不错的选择，通过网络可以更快捷地传递资料。如果这种无纸化检索方式真能实现的话，对系部档案管理低碳化又做了一大贡献。

高职院校系部档案管理实现低碳化管理还需要不断创新与研究。目前，院校间合并系部的庞大，各部门的档案工作也将更繁重，必须配备相应的档案管理人员负责教学档案的收集、整理、归档、资料上传工作。不管是教学秘书或是不同专业的专任教师，都要负起责任，引起重视。院部要对所有相关人员进行专门的培训，提高专业素质，增强档案意识，才能满足优化系部档案管理低碳化发展的新需要。这是低碳理念下优化系部档案创新管理的必经之路。

低碳生活，已经是一个世界性的话题。低碳经济已成为国际经济发展的潮流和趋势，是我们急需建立的绿色生活方式，是一种可持续发展的环保理念，是21世纪的一种生态文明观。高等教育应首当其冲成为低碳发展理念的传播者和先行者。这是因为，高校系部档案管理存在很大的低碳发展空间。我们有责任和义务在系部档案管理工作上运用低碳理念优化和完善，用我们的实际行动去深刻影响我们周围的人，逐步向全社会推广低碳的生活方式。这不仅是为了自己，更是为了我们的子孙后代。

参考文献

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[3] 黄荣斌.低碳校园与节能减排发展的探讨[J].全国商情：理论研究，2010（17）：103-104.endprint