关于人事档案管理改革若干问题的思考

刘敏华

[摘 要]我国的人事档案管理改革已经走到了一个十字路口，必须对一些根本性的问题进行深入研究。本文我主要就人事档案的管理权和人事档案的管理模式两方面问题进行论述，并提出了相应的改革意见和建议。

[关键词]管理改革； 管理权； 管理模式

在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中，人才的流动已经成为一种客观的事实，但是传统的人事档案管理和目前的一些市场化做法，并没有真正适应时代潮流发展的需要，为此出现了许多问题需要我们深入思考和解决。本文我主要就以下两个比较突出的问题的解决对策，谈一些看法。

一、人事档案的管理权问题

现行人事档案的管理权比较混乱且不适应市场经济发展的需要。具体体现在两方面：一是多头管理。早在1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》中就规定流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责管理，其他机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的等方面的原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理，他们甚至于把保管档案当成了谋利的手段，不惜恶意竞争；二是都不管。人事档案多头管理的同时，又存在都不管的问题，只是方便流转，所做的只是履行档案的收发手续，缺乏实质性的动态管理机制，人事档案内容陈旧，不能反映相对人的实际情况。

解决上述问题的根本出路在于：改革现行的人事档案制度，明确公共部门与非公单位人事档案管理区别，建立相互分离的管理制度。具体来说，就是通过改革现行人事档案制度，明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管该组织是公共部门或是三资、民营企业，都应在法律规定的制度和原则框架范围内，享有人事档案的管理权。

这种改革的根本目的在于：通过明确规定人事档案的管理权限，让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利，提高人事档案管理的社会化程度，改善人事档案内容结构状况，增强人事档案的社会功能，使之真正成为组织识别人才、任用人才，了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。具体做法可以考虑采用如下建议：

第一，对于公共部门的人事档案管理，可以实行统一领导、分级集中的管理体制。其管理权属于国家的组织和人事部门。人员流动时，按照人事档案的管理权限有序地进行人事档案的转递工作，并适时告知相对人其人事档案的去向。

第二，对于非公单位的人事档案，可以实行统一指导，各司其职的管理体制。即用人单位应按照国家有关规定，为从业人员建立反映其工作业绩、诚信状况、工作能力的人事档案；当人员离职、辞退、病故后，用人单位应将其人事档案移交给政府部门设立的人事档案管理中心集中保存，不得擅自销毁。原单位向政府部门人事档案管理中心移交人事档案的时间，应规定为人员流动或辞世后半年或一年内完成。有关人员的人事档案在人员流动后，其原单位形成的人事档案不必随同其一起流动，如果新的用人单位需要查阅有关人员的人事档案，原单位应当提供方便，不得以任何借口拒绝合理的查档要求。新的用人单位应当为所录用的员工建立新的人事档案，连续地记录其工作业绩、表现和诚信情况。

第三，政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心，并加强对本地区流动人员、死亡人员档案的管理。文件信息中心的主要职责是，负责管理公共部门死亡干部档案，按规定接受非公单位移交来的离职、退职、辞退、出国不归人员的人事档案，并按规定要求提供信息服务。特别是为新的用人单位出具相关人员以往工作业绩、工作能力、诚信状况的档案证明。

第四，各级档案行政主管部门，应当加强对各有关单位的人事档案建档工作的指导，并提出相应的管理规范要求。

第五，国家应根据人事档案信息内容，加强国家及地方或专业系统的人才资源数据库建设，并实施科学管理，在维护人事档案相对人和法权益前提下，为社会提供人才信息服务。

二、人事档案的管理模式问题

人事档案的管理模式，就目前来说是沿用计划经济时代的封闭式管理模式。随着我国人才政策的改革和发展，一些学者提出了建立社会化开放式的人事档案管理模式作为传统管理模式的补充的建议。这表明在观念层面人们已经认识到传统计划经济时代人事档案管理模式存在的种种弊端，并试图改变现状的强烈诉求。的确，传统的封闭式人事档案管理模式确实存在着许多亟待消除的弊端。如影响人才的合理流动，组织评价主观化，内容陈旧、结构失衡且神秘化，轻视相对人的知情权，功能程式化等。这些弊端的存在严重制约了我国人事工作改革的深入进行，也同转型后的社会主义市场经济发展的客观需要存在着越来越明显的冲突。那么根本的出路在哪里呢？改革目前的人事档案管理模式，也许是挽救人事档案命运的根本性出路之一。新的人事档案管理模式应当体现以下几个方而的要求：

第一，新的人事档案管理模式应当有助于体现党在新时期的人才政策精神，为促进人才合理流动创造有利的条件；

第二，新的人事档案管理模式应当有助于社会诚信体系的构建，为建设我国的诚信社会服务；

第三，新的人事档案管理模式应当有助于维护我国公民的民主权利，体现对公民信息知情权的尊重；

第四，新的人事档案管理模式应当有助于解决目前不断升级的“弃档”问题；

第五，新的人事档案管理模式应当有助于“海归”人才正常工作和发展；

第六，新的人事档案管理模式应当体现出公益性要求，消除相对人的经济负担。

根据上述六点要求，新的人事档案管理模式应当具有以下几个方面的特点：

首先，新的人事档案管理模式应当具有公益性的特点，消除因为目前不合理的收费造成的“弃档”现象。

其次，新的人事档案管理模式应当具有开放性特点，给予人事档案的人及用人单位，以查阅人事档案信息内容的权利及申请更正错误内容的权利，并有利于及时补充新的记录内容。

再次，新的人事档案管理模式应当具有服务性的特点，能够按照国家法律法规及政策要求，为国家及用人单位及时提供有关人员的相关信息服务。

总之，我国人事档案管理的改革必须走出一条符合我国市场经济建设和发展需要的道路，并努力克服在管理理念、管理体制和管理方式等方而存在的障碍。

参考文献：

[1]王英玮.《信息时代的人事档案管理——理论、实践、方法、技术》[J].北京：中共党史出版社.2004年.

[2]纪红卫.《人事档案向本人有条件开放》[J].浙江：浙江档案出版社.2002.3

[3]孟海琳.《从“弃档”透视人事档案管理的弊端》[J].浙江：浙江档案出版社.2003.12