文书档案管理的办公自动化应用探讨

余瑾　张靖宇　马晓梅

摘 要：随着社会科学技术的快速进步，各个企业的办公自动化程度明显提高。办公现代化，提高了办公的速度，也减小了企业职员的压力。将办公自动化与文书资源处理工作结合起来，不仅让文书资源处理的方法得到优化，也让文书资源得到共享，促进了文书档案资源应用价值的发挥。文书资源管理是一项对安全性要求较高的工作，办公现代化在带来便利的同时，也带来安全威胁。开发正确的文书档案管理办公自动化方法，才能让企业文书档案管理工作质量提高。

关键词：文书档案；办公；自动化；问题；应用

文书档案资源，对于企业单位领导决策有直接影响，也关系着企业单位未来的发展方向。在改革开放政策全面落实和深入发展的今天，文书资源管理工作走向了新的纪元。信息化办公模式的形成与应用，给文书档案管理工作现代化提供了基础。信息与现代化的文书资源管理模式，让文书档案管理工作结果更加准确，也让工作人员的整体能力得以提升。

1 文书档案资源管理的办公信息化应用难点

1.1 自动化管理模式下文书资源安全性下降

文书档案管理的办公自动化，需要对文书档案进行电子化转变。与过去的传统档案相比，信息档案的格式和内容更容易变化，也就是说，计算机档案极易被他人不留痕迹地更改。电子档案没有个性化的字迹，操作者可以通过字号与字体的变化对电子档案内容进行随意调节。另外，电子档案也没有相关人员专属的签名或者盖章。计算机档案的保存上具有优势，也具有劣势。纸制文档诸多特性的消失，让文书档案的特性消失，安全性不强。电子档案是不是原始档案，很难保证。

1.2 自动化管理模式下文书档案管理难度提升

笔者所在的企业已经将文书档案梳理工作自动化落实有八年之久，在这些年里，文书档案梳理者体会到了办公现代化的技术困难。电子档案的整理与归档是专业性与技术性较强的任务，文书档案梳理者只有具有较高的计算机操作素养，才能应用文书档案梳理自动化工作。日前，相当多企业单位中的文书档案梳理者缺少计算机专业知识，也没有系统地学习过文书资源信息化管理方法，实际工作困难重重。

1.3 自动化管理模式应用对硬件设施要求较高

文书资源梳理的办公自动化发展，无疑需要得到诸多硬件设施的支持。在过去的文书资源梳理工作中，管理人员用手工整理的方法对文书档案进行归档处理。而现在，电子档案的整理需要利用电脑、扫描仪器、打印机等诸多现代化办公机器。为了控制成本，许多企业并没有采购符合文书档案管理工作需求的硬件设施，影响了文书资源梳理办公信息化改革。

2 文书资源梳理的办公自动化应用对策

2.1 重视信息化办公硬件设施建设

文书资源梳理的办公信息化，需要得到硬件设施支持。互联网、计算机与各类数字设备，都是文书档案管理办公现代化发展过程中必不可少的硬件设施。企业要给予文书资源梳理环节以支持，就要重视硬件设施的采购与良好硬件环境的建设。做好硬件环境建设，改善文书资源的办公现代化环境，才能激发文书资源梳理工作者工作热情。硬件环境的优化，能够促进文书资源梳理工作积极去学习，开发资源梳理者的潜能。

2.2 重视文书资源梳理者自动化办公能力提升

资源梳理工作者，是文书资源梳理办公改革工作的主要落实者。档案梳理者的个人专业素养，对于企业文书资源梳理办公自动化改革有着较大影响。在传统的文书资源梳理工作中，工作人员利用手工管理方法实施工作。在办公现代化改革的这几年中，文书资源梳理者感受到了科学技术的力量，也遇到了许多工作问题。计算机操作水平不足的文书资源梳理者，出现了焦躁工作情绪。硬件设备的引入，是服务于文书资源梳理办公便捷化的，不是给管理者出难题的。重視文书资源梳理工作人员的培训，是让企业自动化文书资源梳理工作顺利落实的重中之重。

在社会经济发展的新形势下，企业管理者需要重视文书资源梳理者的培养。首先，要做好办公自动化专业技能培训。邀请信息技术专家到企业内为文书资源梳理工作者讲解计算机、扫描仪以及其它各类数字设备的使用方法以及注意事项，将文书资源梳理工作者培养成为设备使用小能手。企业可以利用专业技能大赛，激发文书资源梳理工作者的学习热情。其次，要做好内部思想政治教育工作。让每一位文书资源梳理工作者意识自动化办公的意义，建立责任感，将文书资源自动化处理工作目标的实现与个人价值目标实现结合起来，做合格的文书资源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文书档案管理安全性

保证文书资源的安全性，是文书档案管理工作之重点。解决安全问题，才能使一切文书资源梳理行为具有意义。

首先，文书资源管理者可以应用用缩微技术将纸制档案的特征转移到电子档案上。将字迹相对模糊，具有负责人签名或者盖章的纸制文书档案以扫描或者拍照的形式存档，存留特性明显的电子档案文件，有利于提高安全性。保留个性特征的文书档案不易被他人篡改，也能使原始档案得以保存。其次，企业可以采购正版安全软件或者保密软件，对电子文书资源进行加密处理，明确电子文书资源的浏览与使用权限，促进文书资源自动化管理安全性的提高。最后，要重视电子文书档案的备份工作，以此来减小档案丢失或者失真给企业决策带来的不良影响。

3 结语

综上所述，对于企业来讲，文书档案管理是对企业发展历程的管理。文书档案资源包括企业的发展历史与基本工作记录，这些资源对于企业未来发展决策的制定有重要的参考作用。对自动化办公模式进行有效应用，针对文书资源梳理工作的特点实施自动化管理，保证文书档案资源的安全性，才能促进文书资源梳理工作的优化。

参考文献

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