浅析人社局办公室文书档案的管理和利用

吕世远

摘 要：人社局办公室作为局的科室之一，起来了沟通、协调等重要作用，办公室的文书档案作为办公室工作的一部分，文书档案管理是办公室基础管理水平的重要体现。做好人社局办公室文书档案工作，不仅仅要按照《档案法》和《档案法实施办法》来加强和规范文书档案的管理，提高文书档案管理质量；也要重视文书档案的开发与利用，充分利用文书档案的信息资源，为单位建设发展、领导决策和查阅等工作提供翔实、有效的档案信息。

关键词：办公室；文书档案；管理；利用

文书档案作为单位的重要历史凭证，做好文书档案管理和利用，是充分发挥人社局办公室参谋助手作用必不可缺少的重要一个环节。近年来，随着档案事业飞速发展，以及单位文书档案管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高，文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。所以，结合我就自身工作实践及思考，就如何做好人社局办公室文书档案管理和利用谈几点体会。

1 加强文书档案工作的基础条件

文书档案作为局工作的重点之一，领导要高度重视办公室文书档案的管理，充分认识文书档案管理在单位发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障、人员保障和物资保障。要随着单位的发展，不断加大档案管理硬、软件设施的投入，配备档案管理所需硬、软件设施，加强文书档案室的硬、软件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供人力、物力、财力保障，此目的是为充分保障文档案管理工作的顺利开展。

2 提高文书档案管理人员素质

常言道：“好馬要配好鞍”，文书档案管理工作固然重要，文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时，文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够，还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。

（一）加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料，努力让由自己经手、处理的文字材料，形成具有较高水平和利用价值的文书档案。

（二）加强技能修养。档案是一门专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。

（三）加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容，了解人社局文书档案的秘密，因此，必须要求档案管理人员具备过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由自己经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。

（四）加强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。

3 强化文书档案质量管理

（一）严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际，拟定相应工作计划和制度，采取强有力的有效措施，规范档案管理工作。

（二）加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。

（三）加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限和程序，由专人负责认真做好查阅记录，做好保密性工作，掌握调控好文书档案室温湿度，做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作，真正为档案管理工作上一把“安全锁”。

4 加强文书档案开发利用

（一）认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单，但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新，不断创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印《人社局组织沿革》、《从社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。

（二）充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向人社局及上级主管部门提供各种信息数据，为人社局管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源，为制定人社局工作质量评价、科研、论文撰写等提供信息资料。三是利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和工作检查等提供相应的档案资料。四是利用档案信息资源，为机关事业单位人员提供相应的文件资料。

（三）发挥档案信息资源利用率。文书档案作为档案中的一个类别不可小觑，充分发挥文书档案的利用率才是真正发挥了它的价值，让它成为领导决策、人事信息查询、制度建设等的有力证据。

综上所述，人社局文书档案管理和利用工作是一项庞大而系统的工程，不仅需要文书档案管理员的努力，也需要人社局领导的高度重视、加大投入，更需要档案管理人员加强自身修养、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同为人社局发展建设、领导决策、教学科研等工作提供基础保障。