浅议如何做好实物档案的收集与管理

林（王莹）

摘 要：本文通过详细的调研对实物档案管理中存在的问题进行了详细的分析以及对策研究，让实物档案真正的发挥记录过去、服务现在的作用。

关键词：实物档案；收集；管理

实物档案主要是在单位或者个人的活动中形成的，并且对于国家和社会具有非常重要的保存价值，把实物作为记录历史的载体进行保存和研究，体现了实物档案的宝贵文化价值，实物档案体现了某个单位或者个人在发展中的光荣历史以及不可替代的作用，实物档案一般都是集珍贵性和知识性以及典型性为一体，在进行历史研究和精神学习的过程中具有非常重要的研究和利用价值。所以我们必须做好实物档案的管理工作。

1 实物档案的定义

实物档案的概念非常的广泛，我们具体的分为广义和狭义上的概念，广义上主要是荣誉类的实物印章以及名人字画和产品。在狭义上主要是指奖旗和牌匾证书等，在实物档案中，文字和图像信息是展现档案价值和记录人们活动以及历史事件的主要因素，其中实物档案最为突出的特征是实物档案本身的多样性，而正是这些实物的多样性造成了实物档案管理方面的极大困难，实物档案的保存和纸质档案的保存具有很大的不同之处，其中，在进行具体的保存工作的时候，实物档案没有一定的周期性，也没有在保存过程中的严格尺寸限制，更没有完善的载体，这样就造成实物档案在管理的过程中收集和保管工作非常的复杂，档案人员需要进行主动的收集以及对载体的全方位保护，不管是从操作流程还是从技术手段来讲，实物档案的管理都是一种全新的档案管理。

2 实物档案管理的特点

2.1 实物档案的形成时间不确定

在具體的实物档案定义中我们可以看到，实物档案中的奖牌证书类的实物档案是一个单位或者部门的成绩体现，在对这些实物档案进行保管的时候，我们无法预料到什么时候会出现这些奖励，在很大程度上，这些档案的出现是不以人的意志为转移的，同时在档案的管理工作中，我们也没有强制性的要求形成单位什么时候向档案部门进行移交，这就又为档案的管理工作增加了难度。

2.2 实物档案备份困难

我们在进行档案管理的过程中，为了便于使用和对档案的更好保护，一般我们都会对档案进行备份，特别是纸质类的档案，我们在保存原件的情况下都会留有备份档案，但是对于实物档案的保管，我们很难沿用纸质档案的管理办法，因为实物档案在进行复制保存的时候，不仅复制的难度很大，并且在复制完成之后，复制体所占的空间也会很大，这就为档案的管理保存带来了很大的难度，所以在进行实物档案的保存的时候使用备份的方式并不能有效解决档案的管理保存工作。

2.3 实物档案保管技术不成熟

实物档案在性质和形态上有很大的不同，实物档案的载体可以是玻璃也可以是金属或者其他的材料，并且在实物上面的信息也有镀金或者是墨汁等不同的材质，这些不同的材质在进行保存的时候对于环境的要求各有侧重点，现行的技术手段以及档案管理条例很明显不能满足实物档案管理的要求。

3 做好实物档案收集与管理工作的有效对策

3.1 明确实物档案的收集范围

实物档案的收集一定要注意档案的质量和数量。我们对实物档案的分类主要分为五个不同的部分：①奖品：奖杯、奖牌等；②印信：表扬信等；③名人字画；④单位发放的具有纪念意义的实物；⑤国际交流中收受的礼品。在对这些实物档案进行收集的时候，我们一定要准确的鉴别这些实物档案的各自价值和保存意义，要突出其中具有代表性的实物档案，是收藏的档案能够准确有效的反映单位的发展过程以及取得的成就和荣誉。

3.2 加强对《档案法》的宣传和实物档案的收集力度

我们的档案部门在进行档案管理的过程中，要想切实做好档案的管理工作，首先必须要对《档案法》进行积极有效的宣传工作，要充分让人意识到档案管理的重要作用和价值意义，让人们意识到档案管理是每个单位在发展的过程中都不可或缺的一部分，积极提高所有人的档案保管意识，共同进行档案管理工作，紧接着我们要充分按照《档案法》中的相关管理规定进行完善的档案收集和管理制度的建设，通过合理的制度保证实物档案的及时归档和有效管理。分管档案工作的有关领导一定要及时进行档案管理工作的座谈会和研讨会，重点强调实物档案的重要作用，促使相关部门及时移交相关的实物档案，特别是一些部门认为获得的一些荣誉是自身工作成绩的体现，有自己保存更能够体现实物档案的价值和意义，所以不愿意将实物档案移交给相关的档案管理部门，这不仅会造成实物档案无法进行及时有效的归档和管理工作，严重的甚至会导致实物档案的损坏和遗失，这都给单位造成无法弥补的损失，所以我们必须要健全相关的档案管理工作制度，档案管理工作人员要具有非常强烈的荣誉感和责任感，要及时对实物档案进行收集和保管工作，对于不愿意配合工作的部门要耐心讲解实物档案的管理规定以及重要意义，对于一些拒不配合的要对主管领导进行约谈和劝诫。从而保证实物档案的有效管理和及时收集，防止档案管理中的损坏和遗失。

3.3 提高档案工作者业务素质

在档案的管理工作中，档案管理工作人员是活动的主体，是进行档案管理和确保档案管理有效进行的主体，所以，档案管理工作人员的素质直接决定了档案管理工作的质量。作为一名合格的档案管理工作者，我们必须要具有过硬的业务水平以及强烈的责任心，同时还要不断的学习和档案相关的历史文化知识，确保档案管理人员在进行档案管理的过程中明确档案的价值，这对于档案管理是非常重要的，把档案管理作为重要工作进行，强化档案管理工作人员的档案保护意识，并且严格遵守相关的制度和要求。

3.4 设立专门的实物档案室

在进行档案管理工作的时候，我们必须要具有与档案管理相配配的档案管理条件，要对于一些形态各异和大小不同的档案建立与之相适应的档案保管装置，有条件的可以建立专门的展览室和展厅，对于一些荣誉类的实物档案进行充分的宣传。是全体员工在了解单位光荣历史的同时形成强烈的责任感和荣誉感，增强凝聚力。

3.5 明确档案信息开发利用

随着实物档案建设的速度加快，举办档案展览成为很多档案部门的手段，在对实物档案的展览过程中，不仅可以增强实物档案的重要作用，而且可以有效发挥实物档案区别于纸质档案的不同职能，并且能够满足参观者的需求，可以使得实物档案的档案信息进行充分的利用。

4 结语

综上所述，我们在做好实物档案的收集整理以及保管工作的同时，还应该保证实物档案的质量，做好实物档案的使用效率以及实物档案保管质量的提升，在不断的工作当中充分找到自己的不足和缺陷，在以后的工作中及时进行制度的创新和完善，保证实物档案的管理工作高效的进行。

参考文献

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