试论国有企业人事档案信息管理的作用

王雪梅

试论国有企业人事档案信息管理的作用

王雪梅

企业的人事档案是储存人才资源和承载员工职业成长信息的重要内容，涵盖了一个人的政治品德、业务素质、工作能力及成长经历等一系列的客观信息，体现了员工在学习、生活、工作及相应的学历和专业技术职务等方面的成绩，是识别人才、选拔人才的重要依据。做好人事档案信息的收集及管理工作，是服务人才、企业以及社会的组成部分，也是当前人力资源的开发与战略的基础，探讨人事档案管理工作中存在的问题并提出恰当的执行对策，为人力资源开发提供强有力的依据。

企业；人事档案管理；政治思想工作

人事档案管理是我国人力资源管理制度的一项重要特色，是员工人生轨迹的重要记录。自上世纪九十年代后期，企业用人就已不受户口和档案的限制，于是档案的作用在人们脑海中的印象愈发淡薄。2003年全国离职后有60万的弃档族，2013年大中专毕业生有3成弃档。这些数字表明人事档案不再像七、八十年代那样被个人及单位极端重视，但现阶段和今后一个相当长的时期,人事档案管理对单位和个人都仍有不可替代的作用。依靠人事档案的信息凭证，为职工个人和企业化解疑虑和困扰，同时为企业和员工各自的利益取得提供了很多有价值的依据；为维护企业和社会的和谐稳定，起到了积极的作用。

一、人事档案信息管理工作的现状

（一）信息利用频繁与管理人员减少的矛盾

人事档案信息为企业提供依据，为职工提供凭证。曾有人预测，随着现有户籍制度的松动，现行的档案管理制度迟早也会作出调整。中国人民大学刘尔铎博士也表示过，中国现行的体制，“如果不是官员，档案对普通人而言作用不大……如果登记的社保材料齐全，基本不需要档案。如果材料不全，档案可以作为一个证明”。但关键就在这个“如果材料不全”上，那将导致职工可能到达法定退休年龄却无法退休，不能享受国家的养老金政策；职称评定延误；社会保险断档；户籍出现难题；无法开具任何需要以档案为依据的证明材料及出国政审。大中专毕业生转正定级受影响；干部身份的丢失，使其无法参加公招进入机关事业单位工作；因为这些必须通过人事档案来进行缜密的核实。

九十年代末期，国有企业的改革改制推动了人才的社会性流动，人力资源管理方面也派生出大量新型的人事资料，劳动合同、工资台账、学历、职称、技术等级、社保信息，接踵而至，这些人事材料的大量收集、归档工作，频繁的卡片登记事务，促成了员工人事档案材料的丰富性和可用性，而企业因精简、合并、改制，管理人员数量骤减，大量的事务工作导致档案管理人员已经绝大部分成为兼职。档案管理“四统一”的电子信息的维护、档案簿册信息维护、人事材料的收集、甄别、归档成了分身无力，心有余而力不足的事情。

（二）管理手段陈旧落后造成的负面作用

1.信息化简约

随着电子信息化的发展、企业人事数据库的建立，呈现出纸质材料占位大、利用手续繁琐、保管成本高等缺点，一度曾认为有了电子信息，职工卡片柜可以封存，人事档案卷本利用率将会降低，但在实践过程中，随着大量新生材料的归档，简约的电子信息化，并不能满足国有企业历史性悠久、有庞大的职工队伍需要利用人事资料解决各种问题的要求，企业不完全的人事信息化，也仅仅局限于查询基本信息，员工职业生涯中形成的履历、自传、鉴定、学籍、政审、党团、奖惩、工资绩效、任免等材料，还不可能全面在数据库中体现，更达不到件件扫描到数据库，要了解员工情况和历史踪迹，职工卡片和人事档案仍然在查询工具中唱主角。

2.人事材料单一

人事档案材料内容单一，表格陈旧无新意，很多人事材料显得雷同，不能突出个性，较难一目了然地通过查阅档案了解职工的真实面貌，使得人事档案利用的参考价值降低，造成企业与真正的人才失之交臂的可能。

3.管理制度陈旧

由于企业在改革改制过程中主管机构的变更，人事档案管理办法与方式依然按照《干部档案管理条例》执行，上级单位对人事档案管理人员的培训与交流欠缺，使得档案管理人员对新时期各阶段的工作的特点掌握不够或者茫然，国企人事档案工作面临的问题较多，困难较大。材料分散、缺失、一人多册档案的现象较普遍，比如高校在学生已经参加工作，还保管着学生学籍档案，员工因工作流动性大频繁跳槽，从业过的单位还滞留着部分人事材料，还有“口袋”档案的现象，都破坏了企业人事档案的整体性和统一性，无法发挥人事档案的真正作用。

4.手工劳动强度大

进入21世纪，规范化、标准化、制度化以及采用电子信息化已成为大趋势，虽然档案室早已经配备了计算机，但缺乏实用的档案管理软件，手工劳动仍然是人事档案工作过程中的主要手段。档案员还必须进行大量的手工劳动,造册、检索、抄写目录、编号、装裱不规格的材料，大量的手工劳动费时费力，由于精力有限、人手缺乏，人事档案管理材料归档整理不及时,收集材料不全面，在管理上不免流于形式,档案员成了“保管员”。GreenBiz Group公司主席乔尔·麦考尔就表示：“我们希望减少纸张的使用，尽可能地循环使用纸张。”这虽然是环保的话题，但是体现了电子信息化的普及是必然的趋势。纸质的实体与手工劳动已无法适应信息网络建设，对档案信息的统计、交流及管理产生很大的不便，大大降低了工作效率。

二、人事档案管理在现时代的作用

（一）人事信息在职工思想政治工作中的作用

人事信息管理与企业思想政治工作有着千丝万缕的联系，属于互相渗透、互相依托的关系。完整、准确的人事信息是企业做好职工思想政治工作和基层党建工作的依据，人事信息将分散在大到各单位小到各班组的员工真实、有效的信息收集起来，然后集中、统一、规范管理，同时建立人力资源管理电子信息系统，为社会、企业、职工本人提供信息服务，同时也为企业的思想政治工作服务，使人事信息在企业的思想政治工作中发挥应有的作用，藉此管理者可通过内部网络权限注册或到档案室浏览职工档案信息，在洞察职工思想动态的情况下，结合职工的家庭情况、个人成长记录等，有针对性的为党建工作、职工的思想政治工作，工会工作找到依据和入手点，使企业的思想政治工作者从容自如的与职工平等沟通交流，与员工的关系达到心灵相通、和谐、融洽，对员工关心和反映的问题，解释透彻相关政策和要求，增加工作透明度，用有效的思想政治工作来引导、化解矛盾，解决问题，使各项工作得以顺利实施。

现代人力资源管理与企业思想政治工作存在诸多共性，最大的融合点都是做人的工作，规范人的行为，改造人的思想。人力资源管理过程中难免会触及到一部分员工的切身利益，一些利益受损者会对改革产生不满、失落、攀比等心理。企业思想政治工作处理得当，矛盾和思想问题就少一些；处理不当，矛盾就会尖锐起来。因此，在平时的人力资源管理工作中，常常就伴随着细致的职工思想工作，通过人事信息掌握员工情况，有针对性的对员工思想情绪、工作态度、责任意识进行管理，教育、激励、凝聚力三管齐下，转变员工观念，导向员工行为，使员工心情舒畅，自觉为企业的发展而努力工作，这不仅是人力资源量上的管理，同时也是质的管理。

（二）促进人力资源开发助员工实现个人梦想

人事档案由于全面记载了员工的个人经历、现实表现、德才业绩，这些真实有效的人事档案材料，使得管理者通过这些材料了解下属员工的优势及特长，了解过去，规划未来，发现人才，激发潜力。促进人力资源的合理配置，最大限度发挥员工的能量，使各类人才扬长避短，各尽所能，各司其职，把人才配置在最合适的岗位上发挥特长，让职工成就个人理想，体现人生价值。让公司实现人力资源最大化，实现公司各项经营管理目标。

什么才是员工最渴望的？高工资、高福利固然吸引人，要想让员工保持旺盛的战斗力，分析人才、留住人才，使他们忠诚于企业，愿意在企业发光发热，积极为员工进行职业生涯设计才是根本。重视人才培养。让他们在企业改革、创新、发展进程中发挥重要作用，已经逐渐成为企业管理者的共识。企业现有的人才库，要记录各类型职工的特长和培养方向，拓宽培训渠道，建立博士后工作站、各种研发中心及技能培训基地，旨在鼓励和支持职工继续深造，壮大人才队伍。近年来，企业党群、工会、人力资源部门联合开展以岗位“创新协同、效率奉献”为主题的活动，增强了职工凝聚力和团队意识，倡导了职工针对企业生产经营提出合理化建议，组织员工参与技术竞赛、文体竞赛、小改小革、小攻关小创造的“两赛四小”活动，从中推荐优秀人才，与晋级、晋升和各项待遇等结合起来，推荐“五一”奖章和劳模，充分发挥引领、示范作用，使员工真正看到了希望，逐步实现员工职业生涯的发展。也提高了企业一线职工和工程技术人员的技能，培养了一大批忠诚服务于企业的技能型、创新型和精英型人才。

（三）企业人事信息对社会化管理的附加作用

每个人的人事档案都是以自己的人生实践谱写的历史记载，并在不同时期、不同阶段不断添加新内容。伴随着每个人的一生，一直发挥重要的作用。2007年7月1日开始，南京市实行了退休人员人事档案社会化管理，企业每月向社保部门移交退休职工档案，到目前为止，已经逐步向社保部门移交了几千份新旧退休员工档案。

社会化管理，顾名思义就是企业退休人员办理退休手续后，管理、服务工作与原企业脱离，养老金实行社会化发放，人员移交街道和社区，退休人员的社会活动、组织活动、病、丧事宜均归社区统一管理，这样就可以大大减轻企业对退休人员的管理成本和力量。但是老同志们凭着几十年对公司的感情和依赖，还是“有事就找组织”，退休职工除了享受养老金社会化发放，社区体检、参加党组织活动之类，很多事宜还是找到企业里来解决，所以，对老职工的管理、服务、思想工作不是说割舍就能割舍的。对待这些为企业做过重要贡献的老同志，不能一下子简单打发向社区，一方面向他们宣传社区管理的模式益处，转变观念；另一方面仍然还要做好老同志的离退生活的安排。所以企业至今还保留着原来的管理方式：春节发放礼品、重阳节茶话会、丧葬慰问（含车费、花圈费、写生平等细节）。

鉴于此，企业人力资源退休管理部门又专门建立退休职工档案信息，与市社保局、社区密切配合，关注老职工的生活和健康，开展他们喜闻乐见的活动，设立活动中心，使有专长的老同志可以根据自己的兴趣和需要报名参加摄影、舞蹈、声乐、书画、绘画等班次活动，丰富了老同志的退休生活，为他们的健康快乐提供了额外保障，也为社会化管理起到衔接和安抚作用。

三、做好人事档案信息管理工作的突破点

（一）各层级重视

企业必须做好职工人事档案信息的管理工作，大型国有企业必须要做得更好。

1.各级领导对人事档案管理的重视

企业决策者除了在人事档案管理的条例和政策上做重要指引及指示，同时还要在企业内部利用多种渠道宣传人事档案的重要性，让企业各层主管至班组长一级都充分认识到人事档案不是可有可无的，而是关系到员工就业和生活各方面的重要凭证，是企业选拔人才的依据，在企业各机构按层次按分工建立人事材料的收集递送制度，在用人过程中形成的录用、定级、调资、任免、晋升、奖惩、晋级、考核材料，以及员工的德、能、勤、绩等情况进行收集汇总，按年度或季度呈报党群和人事部门备案归档。作为考核依据让人事档案能够全面反映员工综合素质,完善企业人力资源管理系统，使企业或用人单位对员工本人进行正确定位，为选贤举能做参考。

2.各层次员工分别重用

国有大型企业的员工总数一般基数庞大，我公司就有近12000余人，其中在职的占41%，内退的占8%，离退休的占51%，在职职工年轻人居多，25岁以下的占职工总人数的5%，对于25岁以下的年轻人要积极正确引导。他们从高校毕业，刚刚步入社会，年轻有文化，可塑能力强，怀揣美好的理想和激情，如果跟对人做对事，将来就是企业不可估量的中坚力量。各单位组织“做一流员工、创一流业绩”的主题会，比服务与形象，比正气与奉献，比效率与激情，建立师徒“传、帮、带”档案，业绩归档，奖赏分明，建立职工“争当名师，比当高徒”的氛围。只有这样，才能师傅教的顺心，新职工学的用心、领导用得放心。26-40岁的职工占40%，他们是公司发展的中坚力量，40岁以上的职工占53%，他们中有高中级技能工人，有科研开发技术人员，有经验丰富的行政管理人员，他们了解公司发展的过程，有技能有技术，要言传身教，把公司的优良传统一代一代相传下去。建立“德、能、勤、绩”档案，每月自身考评加主管领导评价，作为职工晋升、奖励、奖金的依据，使员工每天有事做，每天有日志，勤思考，敢创新。大大提高职工的工作热情和创造力。

（二）全方位关注

人事档案伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。所以必须全方位的关注这项工作，操作上的任何不规范，都将产生人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,也就无法为企业决策者提供准确、齐全、完整的第一手资料。各部门的此项职责由此突显重要。

党群部，产生各种奖惩材料，以及党团管理资料，这些资料对职工的政治前途起着重要作用，必须以严谨的态度生成、收集、递送人事档案室归档。

人力资源部，针对人才引进、就业、学历、申报技术职称及高技能人才培养、调整工资、办理转正定级、专业技术人员科技进步奖、职工薪酬及收入台账、住房公积金、医疗保险等方面，产生大量人事材料，关系到职工的切身利益和职业生涯规划，必须严肃认真的登记、收集、归档。

企业后勤部门，对职工的计划生育指标、独生子女资料、将会形成的生二胎资料，以及在企业发放房帖工作中对职工婚姻状况的了解，都会形成相应的重要资料，这些资料的备案归档，将对人事档案的完善性和全面性起重要作用。

车间班组是企业的最小单元，但是在工作生产过程中形成质量小组成绩、改革项目、优秀成果、科研课题、重大项目的任务书以及员工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，如果充实到职工的人事档案中，将对全面了解职工的精神面貌、改革人事档案材料的单一性起决定作用。

（三）静下心搞建设

1.制度化、标准化

制度化和标准化就是把科学的理论与方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案的管理方法。在原有的基础上，制定一系列管理制度,除了现行的《干部档案管理管理条例》、《档案管理机构及其职责》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案查借阅制度》、《收集、鉴别、整理、归档工作的规定》、《人事档案保管制度》等，都应与时俱进，进一步完善，使之更加严谨和行之有效。人事档案和材料的借用、转递应遵守有关规定，严格查借阅制度的执行，增加新内容。如职工房产及财产公证工作是最近几年出现的新情况，目前还没有上级相应的文件规定，企业内部实行人事档案为职工服务的职能，接待公证处查阅，制度上只提供履历资料，不提供档案查询。制定《人事材料收集簿》详尽记录材料送达人、接受人及材料名称、数量、日期。对接收到的员工人事材料，尽快甄别分类，整理编号，归档时间最迟不超过半年。通过制定和贯彻各种标准、规范,保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益和效率。

2.现代化、共享化

人事档案管理现代化，从传统意义上说就是库房、档案管理设施设备现代化，即库房实现三室分开，各项制度健全，硬件上配置空调、除湿机、湿度仪、电脑、照相机及防火防盗设备。而现阶段的人事档案管理现代化是指建立在先进技术、广泛协作基础上的现代化。即利用计算机和现代通讯、数码设备等新型载体,节约管理的时间,提高服务质量。纸质品的人事材料虽然让我们感觉到是实实在在的存在体，但纸质化管理的落后模式促使我们加快实现电子信息化，扫描原始资料为社会服务，为职工服务，这是个大工程，还有待于我们去继续积极实践直至实现。

信息共享化的实施是人事档案管理的发展方向，计算机的使用不能仅仅停留在过去的档案目录的编排和打印基础上，而是要以档案原始资料信息为基础,引进计算机管理软件,建立人事档案管理的信息存储和检索系统。通过数字化、网络化技术手段，实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。更要探索利用缩微技术的形式提供人事档案管理材料,能确保人事档案管理原件不受损坏,使之“延年益寿”。从而有利于实现人事档案的终级理想，形成完整的电子档案信息网络而资源共享，给利用人事档案者创造极为方便的条件。

3.专业化、知识化

人事档案管理事业在新时期的不断发展,造成了管理中的类别和数量上的增加，给保管和利用带来一系列问题。于是也对人事档案管理工作提出了更高的要求,科学化、数字化和现代化的发展，设备硬件与软件的开发应用，需要建设一支政治素养高、敬业精神强，积极进取，懂计算机知识,能够进行技术操作和管理,还必须在文化和历史知识及人事档案管理专业有较深的造诣的人事档案管理队伍。不断进行业务培训,岗位练兵，对企业职工基本情况大致了解，做心中有数的活档案，熟悉企业人力资源管理分工和人事档案管理历史，培养具有“复合型、团队型”多素质人才，而不是只负责被动单一的接收材料，然后编号、顺号、归档了事的保管员。

综上所述,新形势下要做好员工人事档案管理工作,既是企业发展的需要,也是员工对企业的期望，更是企业的可持续发展的一个坚实的基础。企业要遵循人事档案管理工作的客观规律,严格执行《档案管理条例》，深刻体会，充分认识人事档案管理标准化、现代化、信息化、专业化建设的重大意义,敢于创新，敢于大胆实践，用新思路研究问题，用新方法处理问题，用新手段解决问题，使人事档案工作管理科学、高效，跟上时代步伐，为企业在培养高素质员工和精英人才方面，为企业在社会保险、合法用工等方面，提供完整性、准确性、公正性的第一手原始资料。

[1]第一摘星手.解读人事档案的作用http://hi.baidu.com/ajarne/item/eb166bd0e5de25352b35c754.

[2]毕业论文—人事信息管理系统.http://wenku.baidu.com/link?url=OLzGt_aGufRsS-fZ1k6I7Ql0DsghtPSskwJowy4YVMOWTCOaoiS0uYPitLIY12WYEfSukVcVKMHICSdwyOv-GoLAMAGBFl2osjvw7xFpZPAs3

[3]王月芳.对人事管理中的思想政治工作的一些思考[J].中国知网.

[4]武小平.浅议思想政治工作在企业人事管理中的作用[J].中国知网.

[5]王雪风.探讨人事管理中的思想政治工作[J].中国知网.

[6]企业人事档案管理的现状及发展方向和管理设想http: //www.chinaacc.com/new/287_294_201101/05yi18442312.shtml.

王雪梅，熊猫电子集团有限公司人力资源部。

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1008-4428（2015）03-99-04