文献保护灾难预案及其编制工具研究*

张 靖，张 怡

1 文献保护灾难管理的意义

在大部分人的印象中，图书馆、档案馆和博物馆这些主要的文献保存机构应该是安静而安全的，不会让人联想到灾难。然而事实上，不管是对于用户、工作人员，还是对于其中所保存的文献而言，图书馆、档案馆和博物馆并不总是安全的地方。保存在其中的那些珍藏着人类记忆的文献遗产正面临着自然灾难和人为灾难的威胁。这些灾难可能影响用户对于普通文献的使用，也可能对珍贵文献造成损坏，乃至永远地抹去人类历史记忆中的某些片段。

灾难无法避免。然而这些灾难带来的威胁和损坏却能够通过有效的灾难管理得以避免或减轻。2009 年8 月，美国马萨诸塞州塞勒姆市(Salem)皮博迪埃塞克斯博物馆(Peabody Essex Museum)及周边的柔普斯大厦(Ropes Mansion)发生了大型火灾，动用了两家消防局的消防员参与救灾。然而，博物馆所藏的几乎所有的珍贵文物、家庭文件和家具都幸免于难，大火只对建筑物顶楼造成了很小的破坏。工作人员认为他们之所以如此幸运，原因在于该博物馆具有周详的灾难预案。火警发生后，博物馆训练有素的文献保护与修复应急队伍迅速响应，按照灾难预案有效行动，与当地消防部门通力合作，用最少的水扑灭了大火[1]。而反观伊拉克，对于2003 年伊拉克战争所遭受的损失，伊拉克国家档案馆和图书馆馆长艾斯坎德(Saad Bashir Eskander)认为，国家档案馆和图书馆应对任何灾难的能力在很大程度上依靠于两个方面：第一，接受过培训的人员；第二，制订了有效的灾难预案。正是由于这两个方面的不足，国家档案馆和图书馆在毫无防备的情况下使所有的档案、书籍和照片置于损失殆尽的危险境地[2]。

2 文献保护灾难管理

图书馆、档案馆和博物馆等文献保存机构应有相应举措以避免灾难的发生，然而并非所有的灾难都可以避免，因此，文献保存机构还应有相应举措为灾难的发生做好准备，以最有效的方式应对灾难并使灾难的危害程度最小化。由于灾难类型多样、级别迥异、场景变幻，所以这些举措没有固定的模式，应该视实际情况灵活变通。所有用于实现上述文献保护目的的举措，包括机制、计划、人员、行动、物资、网络等方面的措施，便构成了文献保护灾难管理。需要指出的是，“灾难管理(Disaster Management)”这一术语更多地在图书馆和档案馆领域使用，在博物馆领域，更常使用“应急计划(Emergency Planning)”一词[3]。

根据灾难状态可以将文献保护灾难管理划分为三个阶段、四个环节：第一阶段是灾难发生之前，包括灾难预防和灾难准备两个环节；第二阶段是灾难发生之时，对应灾难应对环节；第三阶段是灾难发生之后，对应灾后恢复环节。不同阶段不同环节的管理工作重点不同，灾难预防着眼于定期检查和维护等常规工作；灾难准备强调保险购买、救灾程序制定、救灾物资储备、人员培训、救援网络搭建；灾难应对力求人员伤亡、馆藏文献损毁最小化；灾难恢复侧重于受灾文献、馆舍的抢救和修复，以及机构服务和日常工作的重新开展。

3 文献保护灾难预案

不管是哪一阶段哪一环节，文献保护灾难管理的基础是“一份被收集、识别、审核、安放、公布、传播、持续更新、使用以及评估的文字内容”[4]。这份文字内容通常被称为“灾难控制计划(disaster control plan)”或“灾难预案(disaster plan)”，用于指导整个文献保存机构完成文献保护灾难管理的工作。

在文献保护灾难管理从提出到现在的40年里，灾难预案一直是灾难管理发展的基础[5]。当然，灾难管理并不仅仅是灾难预案的编制，它还包括经费管理、风险评估和人员培训等更广泛的内容。但作为一个文献保存机构进行灾难管理工作的核心，灾难预案的编制过程体现了灾难管理的过程，灾难预案的内容体现了灾难管理的内容。

根据国际文献保护界的教训和经验，一份全面、系统、灵活的文献保护灾难预案是任何文献保存机构迅速应对灾难、有效控制损失的最佳途径；灾难预案的制订和采用情况是衡量一个地区文献保护事业发展状况的重要指标。

4 文献保护灾难预案编制工具

鉴于灾难预案对于文献保护的重要性，国际文献保护界在长期的实践中总结经验，设计了各种有针对性的文献保护灾难预案编制工具，供图书馆、档案馆和博物馆等不同类型、不同规模、不同特色的文献保存机构使用，以编制适合于各自机构的文献保护灾难预案。这些工具中，既有商业性工具①美国CoOL 网站网址：http://cool.conservation-us.org/，也有可通过网络或其他途径免费获取的公益性工具。出于实用性和可行性的考虑，笔者仅对公益性工具进行整理。

4.1 文献保护灾难预案编制公益性工具基本情况

美国CoOL(Conservation OnLine)网站②英国学者Graham Matthews 等的调查显示：39%的英国档案馆、图书馆、博物馆采用HDRS 的服务。始建于1987 年，发展至今，已汇集了内容齐全、数量丰富的文献保护与修复相关资料。笔者将之作为主要的资料来源，整理得到文献保护灾难预案编制工具27 种，如表1 所示。

表1 文献保护灾难预案编制公益性工具列表

（续表1）

4.2 文献保护灾难预案编制公益性工具适用情境分析

文献保护灾难预案应全面覆盖灾难管理的各个阶段和环节，应由各个相对独立而又相互关联的子计划组成。这些子计划主要包括：灾难预防计划(给出能够避免大部分灾难发生的建议行动，例如修理发生渗漏的屋顶，维持机构良好状态，升级安保系统等)；灾难准备计划(确保特定灾难的管理，例如确定重要馆藏、购买塑料护板、购置冷冻设施以及对员工加以培训使他们能够应对不同的灾难)；灾难应对计划(灾难应对的有效性取决于前面灾难准备是否充分)和灾难恢复计划(由于每一次灾难都有其独特性，灾难恢复计划不可能详尽一切情况)。所有子计划都应全面地考虑可能受到灾难影响的各个部分，包括：人员(员工、用户和到访者)；馆藏和记录(所有纸质馆藏和非纸质馆藏、馆藏目录，机构法律文件、重要文件和财政记录)；馆舍和设施(建设物、管道、服务器、计算机、家具、车辆、空调)。

因此，文献保护灾难预案编制工具也可能针对灾难管理的某个阶段或某个环节、强调受灾影响的某个部分；亦或是涵盖若干阶段、环节和部分。而不同的工具可能适用于不同类别的文献保存机构、不同类型及规模的灾难等。关于工具适用情境的综合分析如表2 所示。

表2 文献保护灾难预案编制公益性工具适用情境分析

4.3 各类型文献保护灾难预案编制公益性工具示例

根据上述工具作用于灾难预案的不同方式，可将之划分为风险评估、项目清单、资源指引、编制模板和全面指导五种类型。

4.3.1 风险评估工具

风险评估的目的是识别对于文献保存机构及其馆藏文献具有最大威胁的灾难风险。风险分析过后，便可以采取适宜的措施，以排除风险或者降低风险。风险评估是编制文献保护灾难预案的重要步骤，其结果直接影响着后续的灾难预防和灾难准备。

表1 中序号1 至5 均属于风险评估工具。如工具1“风险分析模型”[6]便是一个简单而有效的工具(图1)。在识别了文献保存机构所面临的灾难风险后，使用工具1 对风险进行分类：发生机率高、影响程度高的为1 类风险；发生机率高、影响程度低的为2 类风险；发生机率低、影响程度高的为3 类风险；发生机率低、影响程度低的为4 类风险。不同文献保存机构可能会对同样的灾难得出不同的风险分析结果。各机构迥异的自身情况，诸如地理位置、建筑物结构、政治环境、人员数量、馆藏数量和用户类型等，均会影响其风险分析的结果。此外，风险不是固定不变的，其发生机率和影响程度会随着情况的变化而改变。文献保护灾难管理中预防和准备阶段的核心目标就是降低风险并尽可能使灾难转化为4 类风险。

图1 工具1：风险分析模型

4.3.2 项目清单工具

项目清单工具以单独表单或文献保护系统手册或框架中的组成结构两种不同形式呈现，针对文献保护灾难预防、灾难准备、灾后恢复等不同阶段为文献保存机构提供自查式的灾难管理辅助。

表1 中序号6 至9 均属于项目清单工具。如工具9 美国乔治亚州档案馆保存服务部“灾难预防与安全清单”[7]便是一个适用于档案馆文献保护灾难预防的简易工具(见图2)。该工具以71 个问题对档案馆的电气(11 问)、储藏区域(9问)、火灾及其他安全问题(13 问)、建筑结构(11问)、建筑外部(4 问)、办公区域及设备(6 问)、家政后勤(5 问)、员工(7 问） 等与文献保护灾难预防有关的情况进行自查，从中及时发现问题并解决问题，预防灾难的发生。

4.3.3 资源指引工具

灾难类型多样、灾难规模难料、灾难场景变幻、灾难发生突然，种种因素导致了进行文献保护灾难管理的复杂性与困难；单一文献保存机构在应对很多灾难时，往往因资源缺乏而显得势单力薄。国际文献保护界的经验表明，业内学会/协会的指导、区域文献保存机构联盟的协作是对抗灾难的最有效、最划算和合乎成本效益原则的手段。随着信息技术、网络技术在文献保存机构管理中的渗透，已经出现了不少以灾难管理为目标的文献保存机构联盟，如美国加州“内陆帝国图书馆灾难响应网络(IELDRN，The Inland Empire Libraries Disaster Response Network)”、美国纽约地区“大11 联盟(Big 11)”、英国伦敦地区“学院图书馆联盟M25”等[8]。而文献保存机构联盟联合对抗灾难的重要方式之一便是资源共享。而为了共享资源，便有了资源指引工具。

图2 工具9：灾难预防与安全清单（部分）

图3 工具10：大西洋中部地区灾难准备资源指南（部分）

表1 中序号10 至12 均属于资源指引工具。作为文献保护灾难预案文本的重要组成部分，各文献保存机构都应该有一份实时更新的紧急联系电话号码簿；作为文献保护灾难管理中灾难准备环节的重要保障，各文献保存机构都应该实地存放一批应急物资。工具10 美国艺术与历史文物保护中心“大西洋中部地区灾难准备资源指南”[9]便是旨在协助相关机构准备各自的紧急联系电话号码簿以及挑选实地存放的应急物资和设备的有效工具。美国艺术与历史文物保护中心(The Conservation Center for Art & Historic Artifacts，CCAHA)是一个非营利性修复实验室，为全美国的非营利性文化、教育和研究机构以及私人组织和个人提供纸质艺术及历史作品的保护、修复及咨询服务。该工具提拱了与灾难准备相关的国家及地区范围的信息资源、应急服务提供商、应急物资及设备提供商的详细名录、简介和联系方式，还罗列了一份建议相关机构储备的应急物资和设备清单(图3)。

4.3.4 编制模板工具

如前所述，灾难预案的编制过程，体现了灾难管理的过程；灾难预案的内容，体现了灾难管理的内容。文献保护灾难预案通常是一份由许多子文件组成的大型文件，至少包括预防、准备、应对和恢复四份子计划。由于文献保护灾难预案的全面性，计划的编制不宜由个人完成，应该由组成团队共同完成计划的编制。然而，并非所有的文献保存机构都拥有足够的人力和经费来完成这样一个大型的文件系统。文献保护灾难预案的编制主要包括实施风险分析、检讨现有灾难预防和灾难准备程序、就现有程序提出改进建议、落实责任和制订灾难应对和灾难恢复子计划。如此复杂的灾难预案编制过程，也并非所有的文献保存机构皆有能力完成。于是文献保护灾难预案编撰模板便是人员、经费、能力有限的文献保存机构的福音。

图4 工具16：文献保护灾难预案编制模板

表1 中序号13 到27 均属于编制模板工具。如工具16 美国东北文献保护中心(Northeast Documnet Conservation Center, NEDCC)“文献保护灾难预案编制模板”[10]将文献保护灾难预案的内容分为A.机构信息，B.紧急情况所需服务，C.室内应急设施，D.室内应急物品，E.应急设施及物品供应商，F.每日维护工作清单，G.每周维护工作清单(图4)，H.其他紧急事件，I.抢救优先次序设定和J.抢救程序十个部分，每一部分罗列了预案文本的基本内容，并以各项留空待填的方式为文献保存机构提供了简明的预案编制指导。

5 结语

各种类型编制工具为各文献保存机构编制文献保护灾难预案提供了有力的支持。然而，文献保护灾难预案不仅仅是纸上的文字，更是整个文献保护灾难管理的行动蓝图，它应该被纳入文献保存机构的整体发展计划和全局工作安排中。无论一份文献保护灾难预案一开始设计得有多完美，如果工作人员不熟悉它，或者灾难发生的时候找不到它，或者上面的一些信息已经过期失效，那么这份预案是不能有效控制灾难的。预案的活跃性在很大程度上取决于机构工作人员是否熟悉它，因此，人员培训至关重要。通过培训，每一个人都应该了解计划的内容并且知道自己作为团队和作为个人在这一计划中所担负的职责；每一个人都能够在灾难不幸发生时保持冷静，并根据计划采取适宜的应对行动。同时，应当储备应对灾难所需的设备和材料并定期更换以保证其可用性。此外，文献保护灾难预案还应定期检查和更新。姓名、地址、电话号码和不断变动的职员名单以及新采购的馆藏、建筑改建和新安装设备都会给预案带来变化。

[1] Jane S. Long. Emergency Preparedness and the Power of Partnerships[J]. International Preservation News，No.49，December 2009：6- 9.

[2] Saad Bashir Eskander. Records and Archives Recovery in Iraq[R/OL]. [2010- 02- 09]. http：/ /www.ica.org/sites/ default/ files/ Saad%20Eskander%20Abstract%20 ENG.%20doc.pdf.

[3] GrahamMatthews，Yvonne Smith &GemmaKnowles.DisasterManagement in Archives，Librariesand Museums[M]. Surrey，England： Ashgate Publishing Limited &Burlington， USA： Ashgate Publishing Company，2009：7.

[4] Julie Todaro. Emergency Preparedness For Libraries[M].Lanham，Maryland， USA： Government Institutes，an imprint of The Scarecrow Press， Inc. 2009：77.

[5] GrahamMatthews，Yvonne Smith&GemmaKnowles.Disaster Management in Archives， Libraries and Museums[M]. Surrey， England： Ashgate Publishing Limited & Burlington， USA： Ashgate Publishing Company， 2009：8.

[6] Sherelyn Ogden. Preservation of Library and Archival Materials： A Manual [M]. Northeast Document Conservation Center，1994.

[7] The Georgia Arc- hives Preservation Services. Disaster Prevention & Safety Checklist[EB/OL].[2012- 07- 28].http：/ / sos.georgia.gov/ archives/ InformationFor GovernmentAgencies/Records_advice/DisasterPreparedness/DisasterPrevention- SafetyChecklist_template_.pdf.

[8] 林明，张靖.中国大陆图书馆文献保护灾难预案调查[J].中国图书馆学报，2010 （4）：61- 71.

[9] The Conservation Center for Art & Historic Artifacts.Mid- Atlantic Resource Guide for Disaster Preparedness[EB/OL].[2012- 07- 28]. http：/ /www.ccaha.org/uploads/media_items/ emergency- resource- guide-2011.original.pdf.

[10] NortheastDocumentConservationCenter. Preservation Leaflets[EB/OL]. [2012- 07- 28]. http：/ /www.nedcc.org/ resources/ leaflets/ 3Emergency_Management/ 04 DisasterPlanWorksheet.php.