ALEPH500系统在中国社会科学院图书馆的应用

王 霞

（中国社会科学院图书馆，北京 100732）

1 ALEPH500系统简介

ALEPH500系统是以色列Ex Libris Ltd.公司开发的功能完整的图书馆自动化集成系统，提供了当今网络环境下图书馆知识服务所需要的信息基础架构，可以适应各种类型和规模的图书馆的需要——从拥有较少资源的小型图书馆到拥有数以百万级馆藏的大型图书馆和图书馆联合组织。ALEPH500系统支持多文种、Unicode 4.0以上和SuperCJK超大规模汉字大字符集，支持多MARC格式的处理，提供强大的资源共享能力、完全的系统连通性以及与第三方系统的无缝协调工作能力。模块化的组件设计使用户可以灵活“裁减”以实现图书馆的本地化需求。ALEPH500系统采用先进技术和管理理念，使图书馆的各项业务流程得到了优化，同时为图书馆业务格局的重组提供了很好的基础。

目前，ALEPH500图书馆自动化系统的用户包括中国国家图书馆、英国国家图书馆、日本国会图书馆、俄罗斯国家图书馆、美国哈佛大学、美国麻省理工学院、英国牛津大学等全球大型国家图书馆及世界著名的顶级大学图书馆。根据最新统计报告，ALEPH500系统是同类软件系统中全球用户数最多的图书馆自动化系统，目前全球有2500多家用户，近两年新增主要用户包括俄罗斯国家图书馆、日本国会图书馆、英国牛津大学图书馆等；我国现有32家用户，ALEPH500系统已经成为国内拥有最多图书馆用户的自动化软件。

2 中国社会科学院图书馆的特点及ALEPH500系统的实施条件

中国社会科学院图书馆（以下简称“本馆”）系统是我国社会科学领域中历史悠久、收藏丰富的国家级研究型图书馆系统，目前藏书总量达500余万册，涉及古今中外，覆盖哲学、社会科学及人文科学的所有分支学科，包括了文物古籍、图书报刊、声像资料和电子资源等多种类型。

2.1 总分馆模式

本馆采取“总馆—分馆—所馆（资料室）”三级保障模式，由1个总馆、5个专业分馆、9个所级图书馆组成，分布在北京不同的位置，为全院50多家单位和研究所人员提供图书借阅服务。总分馆模式通常是在一个城市或一个地区中设一个总馆或中心馆，其他馆作为这个总馆的分馆，总馆对分馆的人、财、物实行统一管理，分馆是总馆派出的一个机构，专门从事读者服务工作。总分馆之间有高度统一的协调管理、严格完整的组织体系和事业发展统筹规划，且严格按照服务人口的数量设立图书馆服务网点[1]。分馆一般指一个较大的图书馆系统的附属单位，设立于特定（购买或租用）的房舍或场所，在此空间内可以独立运作，拥有足够的馆藏供读者阅览，由专职人员负责管理，同时依照既定时间有规律地开放给公众使用[2]。

2.2 图书馆自动化系统升级换代的重要性

本馆已应用自动化系统17年左右，先后使用“丹诚”系统和ECO系统。ECO系统是韩国ECO公司与本馆在2003年合作开发的图书馆自动化集成系统，该系统根据本馆的工作模式进行了本地化功能开发，使本馆的工作迈上新台阶，初步形成了全院图书馆统一自动化管理。随着信息技术、网络技术的发展，图书馆自动化系统也在不断地更新换代，更加开放与灵活，功能更加强大，系统稳定性更好。而ECO系统已经跟不上时代发展的步伐，不能满足本馆日益增长的业务需求及全院图书馆总分馆模式，在很多方面都存在着较大的局限性。基于此，本馆于2011年12月引进ALEPH500系统，目前已经完成系统迁移。

“一所图书馆在实现自动化时，主要力量应放在系统工程的组织实施上”[3]，因此系统实施的成功与否，既是当前图书馆自动化亟待解决的实践问题，也是业界普遍关注的重要课题[4]。图书馆自动化系统的实施，是一项复杂的系统工程，同时也是经常性的工作。

2.3 图书馆自动化系统升级换代的条件

本馆由多个图书馆组成，各馆的数据格式不统一，在很多方面难免有些差别，如条码号规则、数据规范、表达方式等，而且数据量大，在数剧迁移时会存在很大难度。而为了实现全院图书馆自动化系统统一应用，在保证全院图书馆顺利应用新系统开展日常业务工作的基础上，还要实现“总馆——分馆——所馆（资料室）”三级图书馆模式，这就给系统设置和参数配置造成一定难度。由于各馆都有独特之处，所以需要根据各自特点进行个性化设置方能满足业务需求。

本馆已经历过几代图书馆自动化系统的使用，现大部分馆的数据已经迁移到ECO系统中，只有部分馆的数据仍存储在其他系统中。同时ECO系统在全院图书馆开展了应用，对各馆的本地化设置也有了一定的积累，对新系统的数据迁移、参数配置和本地化设置工作带来一定的便利性。在人力资源方面，本馆各业务部门骨干以年轻人居多，计算机操作水平较高，接受新系统能力较强，这也是系统实现顺利迁移的一大优势。

3 ALEPH500系统的实施过程

3.1 数据迁移

数据迁移是将历史数据进行清洗、转换，并装载到新系统中的过程。数据迁移适用于一套旧系统切换到另一套新系统，或多套旧系统切换到同一套新系统时，需要将旧系统中的历史数据转换到新系统中的情况。数据迁移的质量不仅是新系统成功上线的重要前提，也是新系统稳定运行的有力保障[5]。

在ECO系统时代，本馆总馆使用ECO系统，部分分馆使用其他自动化集成系统，如丹诚系统、金盘系统、文津系统。在数据量方面，ECO系统里有约150种、250万条书目数据，非ECO系统有约25万条书目数据。而2008年开始使用ALEPH500系统的大型图书馆，其数据迁移量基本都超过100万，因此，相对于这些图书馆，本馆的数据迁移量是比较大的。

根据实际情况，本馆数据迁移采用两步走的方法：首先将ECO系统中的数据迁移到ALEPH500系统中，待ALEPH500系统稳定运行后再将非ECO系统的数据迁移到ALEPH500系统。

①ECO数据迁移

图书馆数据主要包括馆藏书目数据、采购数据、流通数据、期刊数据等，如果将每种数据都完整移植到ALEPH500系统中，不仅会大大增加数据分析、数据转换的难度，同时也会使数据转换的时间延长，难以保证系统实施的进度。数据导入情况见表1。

表1 数据导入情况说明

②非ECO数据迁移

笔者所提到的非ECO数据，只限于馆藏书目数据。使用ECO系统时，一些所馆已经将部分数据导入ECO系统，但仍有大部分数据存在各馆的自动化系统中或数据只在各馆自动化系统中更新。为此，我们制定两种方式：①从ALEPH500系统中将有非ECO数据的所馆的书目数据全部删除，由所馆将本馆全部馆藏数据重新导入ALEPH系统；②所馆提供非ECO数据的临界点，只导入非ECO数据。由于多数所馆无法提供非ECO数据的临界点，为了保证ALEPH500系统中数据的完整性，我们采取：能提供非ECO数据临界点的所馆，只导入非ECO数据；不能提供临界点的所馆，将ALEPH500系统中已有数据全部删除后再将本馆全部馆藏书目数据导入ALEPH500系统。

社科院图书馆虽然采用不同系统，但书目数据均符合ISO2709的标准格式，只在自定义馆藏字段会存在一些差异，而馆藏数据字段只起到标识书目馆藏地的作用，不影响书目自身的数据及数据质量，因此我们只转入书目的基本数据（9字段以前的字段），馆藏字段（9字段）忽略不转，从而保证所有书目数据格式统一。

本馆在书目数据是否查重的问题上有两种意见：①所有数据均不查重，直接导入ALEPH500系统中，但会造成大量的重复数据；②所有导入数据必须查重才能导入ALEPH500系统中，这需要制定准确的查重条件。书目数据导入自动化系统时，必须要与馆藏书目数据进行查重，查重条件的设定必须非常准确。同一本书由于编目员不同可能会导致书目数据有一些差异（形成“相似书目”），如果查重条件过于精确，相似书目不能与馆藏数据匹配从而成为新书目，会造成大量的书目数据冗余，给书目管理、数据管理和读者检索都会造成一定的困扰；如果不精确，则可能造成相似书目均与馆藏数据匹配，此时需要人工干预才能最终确定是否与馆藏数目相同，大大增加了工作量。

非ECO的流通数据均不导入ALEPH500系统中。对于用非ECO系统进行流通的所馆，均采取两个系统并行的模式：在旧系统中还书，在新系统中借书，直至旧系统中所借图书全部还清。

3.2 系统设置

①分馆设置

本馆所有书库均有独立的流通台，因此在ALEPH500系统中，本馆所有书库均设为分馆，而其他所馆整体设为分馆，分馆所辖书库设为分馆下的馆藏地。如图1所示。

图1 分馆模式

②书目库设置

ALEPH中有6种类型的库：书目库（BIB）、管理库（ADM）、馆藏库（HOL）、规范库（AUT）、馆际互借库（ILL）、课程阅读库（CR）。在社科院图书馆中，一条书目记录（BIB）对应多个单册记录，每个单册记录都有各自的馆藏地（HOL），单册记录存于管理库（ADM），ADM记录和HOL记录都是通过内部链接指向BIB记录。由于书目数据没有规范化，规范库（AUT）暂时不投入使用。如图2所示。

图2 书目库设置

3.3 参数设置

参数设置是图书馆自动化系统的核心部分，正确地根据本馆实际情况搭建工作环境是系统实施期间的重要工作，不仅能保证系统实施的顺利进行，也对系统正式运行提供保障。

ALEPH500系统与ECO系统区别之一就是灵活的参数表管理机制，主要区别：

ALEPH500系统的参数表存于PC SERVER上，参数调入调出不需要与数据库交互，减轻数据库的负担。ECO系统的参数存于数据库中，参数的调入调出都需要和数据库交互，在操作大批量数据的情况下，可能在一定程度上增加数据库负担；ALEPH500系统的参数表是文本格式，便于系统管理，而且可以设置复杂的参数表，能够根据本馆实际情况调整参数表从而满足用户的需求，增加系统的灵活性和可定制性。ECO系统中，数据表只能存储简单的参数表，复杂的参数表只能在程序和脚本里控制，用户的需求只能通过修改程序来实现，没有ALEPH500系统参数表模式方便。如图3所示。

图3 ALEPH500系统参数模式

ALEPH500系统参数表对不同的模块分别做定制，从使用目的分为功能性参数表和界面显示参数表两大类。不同的书目库配备独立的参数表，参数表的存放位置从物理上严格区分，避免各书目库参数表的混淆。

系统实施初期，本馆参考了中山大学图书馆的参数配置，供院馆各业务部门来完善修改。比起盲目地提交部门参数表，这种方式更容易接受并能快速地形成本馆参数表。

在参数表维护中，需要注意以下几点：

①参数表修改后必须重启PCSERVER，新参数表才能生效；

②编目模块所有参数表（可编分馆、可编字段、编目字段校验等）修改后都需要重新建立编目包；

③流通服务期间，不建议修改参数表，否则会造成系统瞬间混乱；

④修改参数表时，建议从服务器上下载参数表在本地修改后再上传到服务器，以免影响系统的正常运行；

⑤系统管理员做参数调试时，可以使用DEBUG模式：重新开启端口做参数配置的调试、测试，不会影响正常服务端口上的工作。

3.4 权限设置

权限设置面向工作人员设置，包括两部分：ALEPH客户端和ALEPH WEB综合服务系统。

①ALEPH客户端

客户端账号主要包括编目级别、编目员权限、流通忽略级别、功能权限、预算权限、订购单位权限、单册管理等，其中编目级别用来控制编目人员的编目权限，高级别编目员可以修改低级别编目员的编目数据，同级别编目员可以互相修改编目数据，低级别编目员不能修改高级别编目员审定后的数据。本馆编目级别共设 5 级：00，01，10，20，40；编目员权限控制编目员可编目的字段；流通忽略级别用来控制是否可以忽略读者限制外借的情况（图书过期、违章等），从而使该读者暂时可以外借。这里需要说明的是，只有当读者同时具有可被忽略的权限时，有忽略权限的工作人员才能进行忽略操作；功能权限控制工作人员在客户端界面可以操作的具体功能；预算权限控制采购人员可以支配的预算；订购单位权限控制采购人员可以订购图书馆的分馆书目；单册管理权限控制本馆只能修改本馆单册数据，防止误删、修改别馆数据。

图4 纵向编目

图5 横向编目

社科院图书馆共设立15个分馆，很多工作人员的工作权限相同，采用功能代理机制可以将相同工作权限设成一个功能代理，将该功能代理赋予工作人员。如果工作权限需要修改，则只需要修改该代理的权限，而不必修改所有人员的权限。采用功能代理机制大大减少了账号管理的成本，既缩短账号维护的时间，也使账号维护更加方便。

②Web综合服务

Web综合服务需要账号登录的系统包括：APSM（专著采访拟定系统）、ASSM（期刊采访拟定系统）、AOMS（订单管理系统）、AIMS（单册管理系统）、APMS（读者管理系统），登录账号与客户端账号保持一致，其中，管理员要在APSM、ASSM中将客户端账号绑定后才能登录系统，而AOMS、AIMS、APMS系统可以直接用客户端账号登录。

4 系统实施的本地化和个性化

4.1 重复条码号的过滤

在ECO系统的数据转入ALEPH500系统的过程中出现了书目条码号重复的情况，约有近18万种书目条码重复，涉及40多万个单册。条码号重复主要包括馆际间条码号重复、馆内条码号重复两种情况。其中馆际条码号重复主要原因是在ECO系统中，全院图书馆条码号规则不统一，各图书馆自行采用条码号规则；馆内条码号重复主要原因是在旧书回编过程中，由于数据量大、时间紧造成的。在ECO系统中，条码号重复并没有给日常工作带来困扰，但在ALEPH500系统中，条码号是单册的唯一标识，是不允许重复的，如果条码号重复，可能会出现如下问题：

①在借还书界面，扫入重复条码号只能随机调出某一条单册，可能与读者所借的书不符合；

②在编目界面，扫入重复条码号只能随机调出某一条数据，可能与想要的数据不一致；

③在单册管理界面，修改单册时，因为不能通过条码重复校验，将不能保存修改信息；

④通过单册条码范围批处理可能会出错。

由于条码重复的数据量巨大，无法在很短的时间内完成条码号修改，为了不延误系统实施的进度，对馆际间的重复条码号采取修改程序的方法，使重复的条码号可以调出正确的数据，同时制定全院图书馆条码号规则，从根本上杜绝重复条码号；对馆内的重复条码号，只能手工修改。

程序修改的方法：

增加参数表文件tab_staff_inst，将工作人员的账号与分馆绑定，工作人员只能修改其所属分馆的数据，解决了馆际间条码号重复的问题。增加参数表文件不需要修改程序，充分体现出ALEPH系统参数表对个性化需求的灵活处理。

4.2 读者数据合并

ECO系统中的读者数据包括院馆读者数据和各所馆读者数据，这样读者可能就会有一人多卡的情况。见表2。

表2 读者数据导入情况

4.3 多系统并行

研究生院图书馆是社科院图书馆的分馆之一。该馆于2011年实施金盘图书馆自动化集成系统，经过一年多时间目前已经正式运行。该馆同时与金盘公司合作开发了综合性的管理系统：门户网站、一卡通系统、自助借还、机房管理系统等，数据以及相关信息都存入金盘系统。从经费和后续开发角度来说，图书馆自动化集成系统从金盘系统换成ALEPH500系统是近几年内不能实现的。因此研究生院图书馆继续使用金盘系统，将该馆书目数据导入ALEPH系统中供读者检索，但不能在ALEPH500系统中流通。这涉及数据同步的问题，在这里不讨论。

4.4 CNMARC数据的格式转换

在使用自动化系统初期，本馆一批外文书采用CNMARC格式编目，约两万条。在原ECO系统中，由于中西文数据都存放于一个库中，CNMARC和USMARC格式的通用不影响编目、检索的正常运行。ALEPH500系统中西文库是分开的，数据迁移时将根据编目格式将CNMARC格式的书放入中文库，USMARC格式的书放入西文库，因此这批CNMARC编目的西文书放入中文库（SKY01库）。由于ALEPH500系统中书目检索和查重首先依据所属书库，因此给读者检索和采访人员的书目查重造成很大的影响，导致书目检索不到或者购买重复的书。

因此，在数据转换期间，我们对这批两万条的数据做了从CNMARC到USMARC的格式转换，书目记录从SKY01库移到SKY09库，同时将馆藏、单册记录也移植到SKY09库中新的记录下。

4.5 馆藏库的启用

在原ECO系统中，我们采用自定义905字段来存放书目的馆藏地信息，如图6所示。

图6 905字段

为了和原ECO系统馆藏地表示方法保持一致，在ALEPH500系统中，我们开通了馆藏库（holding库，SKY60库），每个馆藏地对应一个馆藏库，用852字段来表示馆藏地信息，如图7所示。

图7 825字段

表3 852字段和905字段对应关系

数据转换时，我们按照上述规则将905字段转换生成馆藏库的852字段，使用ALEPH500后，编目员编辑创建馆藏记录时，也遵守此编目规则。

5 ALEPH500系统实施的启示

5.1 制定详细的系统实施计划表确保实施过程顺利进行

在系统实施初期，总馆和公司合作制定出系统实施的整体计划表，详细列出所有工作进度，包括每个任务的完成时间、实施方、材料准备等，在系统实施中严格按照计划表执行，对系统实施起到很好的监督和督促作用。系统实施期间，双方要及时沟通并根据实际情况调整计划表和告知所有参与人员。

5.2 多级系统技术支持

成立系统实施执行小组和数据管理小组，小组由各业务部门骨干组成，在系统实施过程中承担本部门技术支持的角色，充分发挥骨干的作用，使系统管理员能有更多的时间和精力解决实施过程中更重要的问题。

5.3 多种技术支持方式保障问题及时解决

系统实施采用多种技术支持方式：电话、E-mail、自动化实施QQ群、自动化实施论坛等，及时解决实施中遇到的问题。

5.4 制定故障记录表及时记录故障及解决办法

系统实施初期，遇到的故障多是相同或相似的，及时将每次的故障及解决方案详细记录下来，可以使系统管理员在解决同种故障时减少处理时间、提高处理效率，保障系统实施顺利进行。

5.5 数据迁移是重中之重

系统实施中，本馆经历3次数据迁移，3次数据核查。每次数据迁移时，公司技术人员都会提交数据转换结果由本馆确认无误后再做数据导入，可以避免将一些明显的错误数据导入系统。对每次导入数据，本馆都组织各业务部门和网络系统部的人员按照书目的系统号范围进行核查，同时会有一定的交叉，确保数据核查的完整性和正确性。

5.6 多馆分步实施确保全院推广顺利进行

本馆分馆较多，在规模、人员水平上存在很大差异，各馆同时应用ALEPH500系统是不现实也是不可取的。本馆采取三步实施的策略，总馆规模最大、业务应用最全、人员水平相对较高、接受新系统的能力较强，因此第一步在总馆开展ALEPH500系统的应用，待系统运行稳定后再向其他分馆推广。与总馆同时使用ECO系统的分馆都具备使用大型图书馆自动化系统的经验和能力，作为第二批应用ALEPH500系统的分馆，其余分馆最后应用ALEPH500系统。先应用的分馆在熟练地使用新系统后，还能够帮助其他分馆快速应用新系统，保证新系统在全院的顺利推广。

6 结语

系统实施是新系统顺利运行的重要阶段和保障，系统实施的成功与否直接影响到新系统的正常运行。在本馆ALEPH500系统实施过程中，数据迁移、系统设置、参数配置、权限设置、系统本地化是重要组成部分，它们的设置是否正确、是否符合本馆特点是系统实施能否成功的重要保障。任何图书馆在自动化系统实施过程中都要根据自身实际情况来做这些工作，方能保障系统实施的顺利进行和正常运行。

[1] 苏州图书馆总分馆介绍[EB/OL].[2010-06-03].http：//www.szlib.com/ServiceGuide/MasterLibrary.aspx.

[2] 嘉兴市图书馆[EB/OL].[2010-06-03].http：//ww.jxlib.com/open.aspx.

[3] 陈源燕，王雅丽.我国图书馆自动化的现状与展望[J].黑龙江图书馆，1988（4）.

[4] 周存芝.我国高校图书馆自动化系统实施的成功之路[J].大学图书情报学刊，1994（2）.

[5] 郭金旭，丁浩.数据迁移在证券分析系统中的应用研究[J].武汉理工大学学报：信息与管理工程版，2008（4）.