提高职校教务秘书工作效率的方案探究

于 杰

（南京化工职业技术学院，江苏 南京 210048）

1.职校教务秘书工作的作用

职校教务秘书工作的作用主要有三个方面：一是提供职校决策依据。在职业学校领导层做出决议时，他们发挥着不可忽视的作用，他们收集的素材及对决策的相关建议有时会直接被领导层采纳。二是推动教务工作发展，提供科学、合理的工作资料和决策依据，以有效推动教务工作发展。三是领导的参谋助手，教务秘书工作跟随领导的日常工作，为职校主要领导服务，推动整体工作的科学、规范发展。

2.职校教务秘书工作效率低下的原因

一些职校教务秘书工作效率低下，其原因很多，主要表现在以下四个方面。

2.1 工作态度不端正。

某些职校教务秘书工作时，或者敷衍了事，或者流于形式，吊儿郎当、人浮于事，工作不认真，态度不端正，有“当一天和尚撞一天钟”的错误思想存在。

2.2 工作职责不明确。

某些教务秘书不知道自己的工作任务，应该履行什么职责，未能明确自身的工作目标，

2.3 工作水平不高。

某些教务秘书可能没有经过正常选拔来到这一工作岗位，导致秘书总体素质不高，教务水平和文字水平偏低，总体工作能力、工作质效不高。

2.4 工作机制不畅。

由于受到人浮于事，监督不力的影响、制约不力的影响，不能形成一个上行下效、令行禁止的工作机制，导致职校某些秘书工作的效率低下。

3.提高职校教务秘书工作效率的策略

要真正提高职业学校中教务秘书的工作效率，可从以下四个方面入手，确保工作价值最大化、工作质量最优化，推动职业学校平稳健康发展。

3.1 端正态度，增强教务工作的积极性。

提高教务秘书工作质效，要从端正工作态度入手，主要包括以下几个层面：一是增强责任心。要有一种完成工作任务、为教务工作负责、为整个职业学校发展负责的高度责任感，确保正确的工作意识和工作导向，从事好教务秘书工作；二是端正工作态度。工作态度是从日常的表现所显现的，大多体现在一些工作细节上，但是细节决定成败，细节同样决定工作的质效。看一看工作是否流于形式，看一看工作是否严格遵守作息时间，看一看能否认真、出色地完成领导交办的各项工作任务，这都取决于工作态度的端正与否。同时，也要树立正确的政绩观，确保工作正常运转，确保教务秘书工作正常完成；三是提高工作积极性。教务秘书工作需要一种进取精神，提高教务秘书的工作质量和效率。这一点直接决定着：是不是一个称职的秘书，是不是一个有责任心的秘书，是不是一个敢于担当的秘书，是不是一个追求上进的秘书。从这四点“是不是”可以看出，教务秘书工作效率直接体现了工作态度、工作积极性。要求每一个教务秘书都要追求肯定的答案，端正工作态度，务实创新、积极进取，做合格的职校教务秘书。

3.2 明确职责，增强教务工作的方向性。

就当前职业学校中的教务秘书整体工作概况而言，某些教务不了解自己的工作职责，秘书不能知道自己是做什么的，应该怎么做，做到什么程度为好，努力的方向，奋斗的目标也比较模糊，要改变这种现状，必须让职校教务秘书高度明确自身的职责及工作的方向和目标，从而做好教务秘书工作。一要强化学习，对自身的岗位职责要耳熟能详、牢记于心，比如《教务秘书岗位责任制》，必须准确把握，严格执行；二要认真履职，就是要在牢记、明确自身工作职责的同时，全力履行自身的工作职责，确保职责到位，职能发挥到位；三要正确树立“三观”。无论是学生，还是工作人员，无论是老人，还是孩子，都要树立正确的人生观、价值观、世界观，职校教务秘书也不例外。只有牢固树立三观，才能稳固地、成功地完成自己的工作，做称职的职校教务秘书。

3.3 强化素质，增强教务工作的执行力。

目前，职校教务秘书水平参差不齐，形成的原因是多方面的，也不是一朝一夕就能形成的。面对这种不良、不堪的局面，应采取如下措施予以解决。首先，要加强岗前培训，把好“源头关”，就是在秘书招聘或者录取之前，要进行严格的岗前培训，让合格者上岗，对不合格者，进行再培训，如果一定要录用的名额，则要直到合格再行上岗，或者直接调整到其他工作岗位使用。其次，要加强岗中培训，所有的教务秘书都要清醒地认识到一点，并不是坐在秘书岗位上就高枕无忧了，知识是在不断创新，技能需要不断提升，“学如逆水行舟、不进则退”，在今天慢进也是退，因此，要高度清醒自我，加强学习，不断提升自身的工作水平。第三，相关的工作学校也要抓好对教务秘书的岗中、岗上培训和学习工作，确保秘书的高水平、高素质。第四，要加强考核，不但要考核秘书平常的工作完成情况、工作绩效，而且要考核相关教务秘书的工作水平、工作能力、工作素质等。最后，要实施优胜劣汰，“能者上，劣者下”，这是一个不变的定律、定理，对不符合工作条件，不能胜任该项工作的人，应自动退出或者被动淘汰。无论采取哪一种方式，都是促进教务秘书工作的有效方法让能者有用武之地，让庸者“无地自容”，确保每一个在岗的相关人员都成为素质高、水平高、能力强的职校教务秘书。

3.4 完善制度，增强教务工作的制约力。

制度与机制如影相随，如果没有完善的制度就谈不上健全的机制，如果没有健全的机制，正常的工作也就无法推行。就目前而言，关于教务秘书的一系列工作制度，主要有《教务秘书工作规范细则》、《教务秘书行为规范细则》、《教务秘书相关廉政规定》等，都需要进一步完善和修订。一方面，是因为有些制度在制约力上不足，不能有效地制约好秘书的履行工作，所以要完善。另一方面，一些制度已经不符合发展事宜，逐渐被时代淘汰，部分条款或者条目已经发挥不出应用作用，有些已不合时宜，需要调整。所以应认真予以修订，甚至废止，重新制定相关制度。总之，为促进教务秘书工作高效开展必须建立健全相关的工作制度和机制，在遵守制度、畅行机制的基础上，争做优秀的职校教务秘书。

4.结语

职校教务秘书工作至关重要，在工作中必须始终保持高度的责任心，明晰的责任感，过硬的文化素质和业务素质，严格遵守相关的工作制度，真正履行好自身的秘书职责，发挥好职校领导的参谋和助手作用，有效推动职业学校平稳、快速、健康发展。

［1］中职学校文秘专业实践教学方法研究职业教育论文［J］.河北博才网，2013-8-21.

［2］新时期高校教务管理效率提升对策研究［J］.中国论文网，2012-11-28.