略论文书档案管理中的问题及对策

◎李双娜

略论文书档案管理中的问题及对策

◎李双娜

文书档案管理是单位档案管理水平的重要标杆，其质量与水平高低意义十分重大。在现代化的文书档案管理工作中，只有加强文书档案管理制度的建设，遵循现代化文书管理规律进一步对其工作机制加以创新，同时加强管理队伍建设，才能够满足现代文书档案管理的要求。

文书档案 档案管理 问题 对策

一、文书档案管理工作的重要作用

文书档案管理工作作为企、事业单位及机关团体等单位的重要工作之一，是其档案管理水平的外在体现，也是其健康发展的重要前提。文书档案管理工作是提升单位工作质量及工作效率的基础，它能够将历史的真实面貌记录留存。档案中将企、事业单位的长期发展过程中摸索出的优秀成果长期保留，为研究本单位的工作提供了科学依据，也能够为决策者提供支持性的证据。故此，对于单位来说，文书档案管理工作有利于其健康发展，同时对于提升单位工作的质量与效率有着重要的作用。

二、文书档案管理工作的现存问题

1.文书工作与档案工作衔接不当

在现实工作过程中，文书工作与档案工作有着千丝万缕的联系，而两者之间又各有分工。文书工作与档案工作应当相互配合，进而发展为一个分离式的管理体统。但是实际工作中的文书与档案实行的却是分块管理，虽然这种办法是十分行使有效且具有一定科学依据的管理制度，但是这种方法也存在着一定的局限性。例如在工作过程中，文书工作与档案工作存在一定的距离，致使文书工作人员的档案管理意识薄弱，而档案人员也对文书工作考虑较少，这也最终导致两者工作过程中有诸多衔接不当的现象。

2.文书档案管理工作缺少专项人才

许多单位的办公室里仅有二三名工作人员，且这些人员均身兼数职，无法将全部精力投入到文书档案管理工作当中。在许多单位中，档案员通常由文秘人员兼职，其主要职责为收发文件、后勤保障、档案管理等等诸如此类的工作，对于档案管理工作所投入的精力有限，也存在档案收集范围不明确、不及时，材料真伪核查不明确等问题。并最终导致了许多档案员对于档案资料的收集、整合不到位，文书档案管理工作质量与效率低下。正是因为这种工作上存在的现象，令一些单位的档案工作欠缺能动性，使文书档案的收集工作存有极大漏洞。这都是因为文书档案管理工作缺少相应的专项人才导致的，同时，对于兼职档案管理工作的人员其重视程度与专业素养也有一定关系。

3.文书档案管理工作重视不足

在机关单位办公室中，档案管理工作并没能被多数领导所重视，长期以来大多数的单位对于档案工作的态度均是说起来重要，做起来次要。多数领导将档案工作想象得十分简单，将档案管理工作总结为收集整理文件资料，再建立一些档案目录存留即可。同时，档案工作的投入无论从人力还是物力上投入都很大，且见效慢，很难得到领导层的重视。

三、文书档案管理工作的发展对策

1.做好文书档案管理工作的衔接

档案的基础是文件，而文件质量的好坏与否直接影响着档案的质量高低，文件质量作为档案质量的重要前提，在文书档案管理工作中具有举足轻重的重要作用。因此我们可以看出，档案管理水平的高低是建立在文书对于文件的规范化处理上的，故此，文书人员要时刻提升自身对于档案管理的重视意识，将档案管理工作与自身的工作接轨，做好二者之间工作上的衔接。

2.加强文书档案管理工作人才培养

在文书档案管理工作中，离不开档案人员的专业技能，文书管理队伍的整体素质与单位档案事业的发展有着密不可分的联系。在档案管理工作的角度上看，档案管理员所具备的政治素质与思想觉悟一定要高，同时也应具有极强的责任心。因为档案管理的工作性质即档案的收集、整理和装订，工作循规蹈矩十分枯燥，在工作中如果没有较强的职业责任感则容易造成谬误，影响档案质量。同时，档案管理人员一定要加强专业知识学习，积极参加各项培训活动，特别应当强调的是，随着科技的进步，文书档案管理工作如今也逐步迈向现代化，档案管理人员应当强化自身对电子档案管理方面知识的更新，不断学习新手段，接受新观念。切实做好文书档案管理工作，与时俱进。

3.提升单位文书档案管理工作的地位

长期以来，多数单位对于文书档案管理工作表现出不重视的现象，如此对于其工作的开展与质量提升十分不利。领导重视是做好档案工作的先决条件，档案人员要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，同时使用灵活多样的形式向领导及员工宣传档案管理工作的重要作用，争取领导、同事的理解，也力求使文书档案管理工作得到领导的支持与重视。只有将文书档案管理工作纳入单位的工作重点规划中，同时加强对档案设施的投入，使其朝着现代化、信息化、规范化的方向发展、迈进，才能够使单位文书档案管理质量提升，使档案资料更好地服务于领导决策，提升档案服务的主观能动性与前瞻性。为领导和员工提供更为方便、快捷、高效的服务。

[1]顾艳冰. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 科技致富向导,2014,15：91.

[2]曾川. 文书档案管理的问题及对策探究[J]. 科技风,2014,07：248.

（作者单位：长春市双阳区环境卫生管理处）

（责任编辑 徐文）