事业单位档案管理工作优化途径分析

文/赤峰市人民防空办公室 石维嘉

事业单位的档案真实记录了事业单位的发展轨迹，对事业单位制定长远发展计划有着重要的借鉴意义。事业单位档案管理，是一项艰巨而重要的长期性工作。本文分析了事业单位档案管理工作的现状和存在的问题，并针对存在的一些问题，探究了加强其管理工作的优化途径。

一、事业单位档案管理现状和存在的问题

事业单位档案管理，因没有受到应有的重视，在实际工作中存在一些问题，制约了管理工作的高效开展，具体分析如下。

（一）档案管理体系不完善

我国很多事业单位都不具备完善的档案管理体系，普遍缺乏规范的管理制度。这种情况下，单位的档案管理人员就不能依照相关章程进行管理工作。比如他们不能按照规范的档案收集范围进行相关资料的收集；不能依照程序规范地将收集到的资料进行归档；不能按照管理细则，对其分类保存等，导致档案的日常管理工作杂乱无章。即使有些事业单位已经建立了档案制度，在具体的工作中也没有依照管理章程办事，随意性很强。可见，建立了档案管理制度的单位也缺乏严格的执行力度，知识档案制度的权威性降低，执行力不足，发挥的制度能效不明显。并且，很多事业单位的档案管理者，职责划分不明确，一旦出现问题，就相互推脱，互不担责的状况，将很多工作置于三不管境地。

（二）管理人员专业水平低下

事业单位档案管理者素质的高低，直接影响管理效果的好坏。当前，我国很多事业单位的档案管理人员专业性不强、技术水平不高。他们中很多都没受过专业培训，对档案的收集、归档、装订、管理程序等都不熟悉。甚至很多单位的档案管理者都是其他岗位借调过来的，身兼数职，他们没有足够时间与精力管理档案工作，平常基本无暇顾及档案事宜，只有上级检查时做做样子罢了，这就造成档案管理处于瘫痪状态。其实，档案管理是一个专业性很强的工作，这些不专业的档案管理者，一方面专业素质不高，并一方面因单位领导对档案管理工作重视度不够，使档案管理人员的工作热情不高，工作态度散漫，导致管理效率低下。

二、加强档案管理的优化途径

（一）完善档案管理体系

制定科学、规范的档案管理体系是做好事业单位档案管理工作的前提，针对当前事业单位档案管理体系中存在的问题，管理人员应积极建立一套与事业单位特点相匹配的管理体系，以促进档案管理工作的顺利开展。在建立事业单位的档案管理制度时，应遵循以下原则：1.应充分分析本单位的具体特点及档案实际，制度条款应体现科学性及合理性。2.档案管理制度应具备可操作性、实用性、方便性等特点，提高其内容应具的规范性与指导性。3.确保档案管理制度不仅可以约束员工，而且能够约束领导。因为单位领导是档案管理工作的楷模，档案管理制度能否落实，领导的行为具有重要影响。4.档案管理制度应具有权威性，可将单位员工与领导的晋升、评级等活动与档案执行情况挂钩，用完善的奖惩制度激励事业单位人员积极执行管理章程。

（二）提高管理人员素质

事业单位的档案管理，是一项专业性、技术性都很强的工作。所以，要想加强档案管理，必须提高管理人员的整体素质。提升管理者素质可从以下两点入手：第一，严把招聘关，吸纳高素质人才加入档案管理队伍。第二，加大对档案管理人员的培训力度，让他们能更熟练地掌握档案管理工作的流程与管理技巧。培训内容主要有两部分：1.对档案管理者进行系统的专业知识培训，并结合单位自身发展特点，使其能将理论知识与档案实情有机结合起来。2.加强对档案管理者职业道德的培养，改变传统档案管理者随意与应付的心态，将完善的奖惩制度纳入档案管理中，激发管理者的工作热情，并严格按照档案管理制度认真完成管理工作的各个环节。为提高培训是要，事业单位必须加大教育培训资金投入，并制定详细的、可行性高的培训方案，条件允许的话可选派优秀档案管理人员到高校档案管理专业进修学习。

（三）优化管理手段

随着科学技术的日新月异，档案管理工作也应积极将先进的信息技术引进工作中来，以提高档案管理效率。目前很多事业单位都很重视档案管理的信息化，并积极创建信息化管理模式。将计算机技术引入事业单位的档案管理，是档案工作进入现代化的重要标志。档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先管理者要建立恰当的数据库，然后把纸质档案中的所有内容输入计算机，并按照一定的标准将其归纳分类，所有信息就有条不紊地储存到了计算机中。当需要查阅相应档案信息时，只需要在计算机中输入相关关键词并点击搜索，就能很容易找到所有相关内容。档案管理的信息化，不仅使管理人员的检索变得快捷，还有利于授权的使用者很方便地从终端查找到需要的档案信息并下载，可大大提高档案信息的利用价值。

总之，事业单位的档案管理是其日常管理工作的主要组成部分，只有完善档案管理体系、提高管理人员素质、优化管理手段，才能推动档案管理工作的快速、高效开展，才能为事业单位的发展发挥更大作用。

[1]高培军.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].青春岁月,2012(23).

[2]容宁.事业单位档案管理工作的优化路径[J].黑龙江档案,2012(05).