浅谈档案管理

文/围场县交通局 王永利

档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案管理是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作条理清晰、结构完整是十分重要的。因此，如何对新时期档案科学化管理成为了一个举足轻重的问题。

一、档案管理的现状

新时期档案的管理流程同传统的纸质档案一样，也分为收集、鉴定、整理、分类、保管、利用这几个流程，包括特殊的转递工作。随着计算机和存储设备的广泛应用，有着几十年的传统档案制度却仍旧在运行，传统档案的流程早已不适应国家新的人才战略以及现代改革。档案材料的收集渠道是很广泛的，收集制度、移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度等都比较完善，但由于材料的收集涉及多个部门，在实践中也出现了许多缺漏。这些内容简单地只能反映个人的生平等基本状况，对人才预测、培养、评定、选拔等则作用不大，而对于社会及其需要的信用材料、工作情况则根本没有，无法对当事人作出全面的评判，不能够反映个人的专长和特点。

二、档案管理中存在的弊端

档案的检索效率低。档案的检索方式可以分为手工检索和计算机信息检索。当前，传统档案管理中手工和人工的检索占有比较大的比重。很多单位档案的管理在档案的硬件设施基础差。档案管理要管理规范、环境良好，然而在现实工作中，很多的单位在其他工作中完善硬件设施，在人事档案管理中规范不足、标准不高，引起档案材料丢失、霉变的事情时有发生，进而对档案的利用产生了影响。档案管理管理水平不高，管理落后。实际工作中对档案管理这项工作重视不足，不配备专职人员，管理手段陈旧，不懂人事档案管理，往往调阅档案都是采用手工操作方式、反复调用原件，这样做的后果导致纸张发黄变脆和字迹褪色现象出现，影响档案完整。

三、档案信息化的必要性

档案信息化就是利用技术手段对现存的有价值的文档语音、图像、影像、电子文件、数据库等各类资源进行收集、加工和处理，使其转化为数字化信息，以便于在网络环境下进行高效快捷地存储、管理、检索、利用和传播，使用户可以在任何时间、任何地点，都能从网络上得到所需要的各种电子资源。档案信息化的核心是文档一体化的管理，对软件数据库和硬件扫描仪都有很高的要求，同时制作人员的素质和经验显得更为重要。同一份档案中有多种文件，小的是一张票据，大的是零号图纸。同一份档案需要多个型号的扫描仪共同完成扫描工作。根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。对于超大幅面档案则采取缩微拍摄或小幅面扫描后图象拼接方式完成。与传统档案相比，它占用的物理空间小。档案信息化收藏数字形式的信息，除了纸介质的书刊资料外，还收录其它一切可以数字化的信息，如视频、音频资料、计算机程序等等，可以满足查阅者的多种需求。档案信息化建设最重要的一点是建立以数字信息为主的各种信息资源，形成互联网上的整体优势。将原件保存在更适宜的环境中，而数字化的资料由于实现原件的复制，并不影响一般意义上的查阅。利用数字化档案的用户可以不同档案馆的工作人员直接见面，而只通过网络与档案馆联系，档案馆专业人员通过电子邮件及电子咨询台与用户联系。用户也可以直接通过电脑登录至档案信息化馆的主页，随意浏览、查询、下载、打印有用的信息。

四、档案信息化管理流程

（一）档案接收

接收需要整理的档案资料，完成清点、登记、整理、编写卷内目录，确定扫描内容。

（二）档案扫描

根据档案原件大小选择不同的扫描仪完成扫描工作，并按要求存成 TIFF、JPEG、GIF、BMP等文件格式。

（三）档案去污

手动或自动去除档案上存在的脏点、污渍、黑边。将图像旋转（90度、180度）或翻转（上下、左右）得到正确图像。

（四）索引著录

根据要求进行标引，人工录入著录信息或利用OCR辅助生成著录信息，并按要求导入数据库中。

（五）最终检验

最终检验需要专人完成，对录入文字与扫描文件进行对照检验，对扫描文件进行逐页检查，并杜绝挂接错误。

（六）复卷装订

档案装订是档案加工的最后一个环节，主要包括案卷恢复、卷内目录的修正、打印案卷封面、打印档案目录、装订档案、分盒包装、打印卷盒，最后移交档案室。

总之，随着科学技术的发展，传统档案不会消失，但随着电子信息技术的发展，档案信息化将迎头赶上主导潮流。未来档案管理将注重特色服务、注重技术手段。以能否迅速占有信息资源并且向社会提供信息产品，这会成为衡量档案管理水平的新标准。因此，档案信息化管理是新时期档案管理的一个必然结果，档案信息化管理使得档案管理步入信息化时代。