探究如何加强档案管理安全工作

文/菏泽市人口与计划生育管理监察大队 刘冬翠

档案是指在日常工作发生，能够很好的保存并具有一定价值的各种形式载体的历史记录。他分为两个功能，一是一般功能，他来源于人们的日常社会活动。可以是机关工作的普通工具、经济建设的重要依据、政治斗争的强有力武器、科学研究的必备条件等；二是特殊功能。一方面可以作为历史依据的凭证作用，另一方面是依据本身的可靠性和广泛性来发挥的参考作用。

在档案管理的安全工作上很多人存在轻视、懈怠的态度，认为他可有可无，没有清楚的认识到这项工作的重要性。其实，档案作为一种不可再生资源，随着社会的快速发展和稳健进步，他被开发的力度不断加强，其利用率也越来越高，因此，如何能够安全、完整的保护档案被提上了议题。

一、加强档案管理安全工作的重要性

（一）加强档案管理安全工作，是一个企业健康发展的先决条件

档案管理工作是现代化企业工作管理的一部分，加强档案管理安全工作是提高工作质量和工作效率的必备条件，他是还原历史、坚持历史真相的一项非常重要的工作。做好档案管理的安全工作，是衡量一个企业科学管理水平和业务能力的重要标准。企业档案将企业发家史的优秀成果如数家珍般记录下来，他能为决策者将企业过去和现在的经营业绩以及未来科学发展提供第一手的详细资料，这样，决策者就能对企业现状进行科学分析、扬长避短，在规划蓝图上制定好的发展方向。

（二）加强档案管理安全工作，可以减少企业的法律纠纷

档案管理工作作为企业的无形资产，其内容中蕴含的价值是无价的。企业在日常实际生活中形成的真实数据都是通过档案记载下来，他把企业的生产、技术、科研和经营等活动串成了一条主线轴，把工作活动的过程和宝贵的经验教训都形成书面形式，是重要的知识资源。特别是档案的建立之初，他把当时、当地和当事人详细完整的记载下来，是令人信服的真凭实据。保证了档案管理的安全，使得企业能够抵御各种风险和法律纠纷，保护企业的合法权益不受侵害，减少不必要麻烦。

二、档案管理安全工作面临的问题及其必要性

（一）档案管理安全工作面临的问题

一是对档案管理安全工作缺乏的办公自动化的改造。目前，一般档案管理部门采用的是旧机器旧软件的办法，这与现代化安全档案管理网络化现状远远脱节。管理手段的极端落后，给档案安全管理工作带来的小鸡滞后的结果。二是领导对这项工作的重要性没有足够的认识，或者实际操作人员业务能力不熟练使得档案没有录入到电脑里面，手工操作仍在运行。三是档案管理安全工作综合管理力度不够。实际工作中，综合管理部门只是有几个人在进行大量的工作，面对庞大的档案管理，首先就是人员缺乏，再然后发现了安全问题在向主管领导进行汇报，主管领导也是兼任本部门，本身的各项工作同时进行，因此，没有精力对档案管理的安全工作更彻底的进行。

（二）档案管理安全工作的必要性

很多人对档案管理安全工作的重要性缺乏重视，再加上相关人员专业素质参差不齐，总是对记录流于形式，马马虎虎，草率完事，有时记了，书写潦草，完全看不清，有时不按时登记甚至不登记，档案被涂改、丢失、被盗，，这让档案管理安全工作名存实亡。而档案管理的安全工作的无用论滋生蔓延到整个企业，使得高层领导忽视这项工作的重要性，淡薄了档案管理安全的意识，从而阻碍了工作的进步，使得企业处在边缘化危险地带。因此，加强档案管理的安全工作势在必行。

三、怎样加强档案管理的安全工作

（一）依法建立档案，做好档案的基础工作

档案管理安全工作的基础是法制化。层出不求的新事物、瞬息万变的新形势都要求档案管理的工作人员在科学文化知识、业务知识以及管理能力上不断的学习、丰富自我，把自我素质提升到一个新的阶段。为了把档案管理的安全工作做到实处，做到制度化，做到发挥其应有的最大作用，我国颁布了《中华人民共和国档案法》，在经过二十多年的完善和发展，档案管理的安全工作得到了稳定的进步，这样，就对档案管理的安全工作提出更为严苛的要求。地方政府也应该与时俱进，积极响应国家号召，根据本地区的实际情况，制定具有地方特色的档案管理安全工作相关的法律法规，使其工作做到有法可依，有法必依。不仅如此，各部门各单位都要建立健全规章制度，完善制度才能有好的管理。只有这样，档案管理的安全工作才能落脚到实处。

（二）完善档案交接手续、审核、审批机制，加强重视

由于档案管理人员一人身兼多职，因此，在离岗或者调动工作等一系列人事变动时，不走完便移交档案、清查档案的流程变匆匆了事。导致交接时候，清理不及时，责任人不明确，界限不清晰。甚至有的人都认为，交接只是一串钥匙的行为。这是极大地错误。完善交接手续，可以避免管理工作重复性错误，及时发现档案中存在的问题，保障档案安全。完善审核审批机制，可以保护档案的秘密性，防止外泄，保护企业减少不必要的麻烦。

（三）大力进行档案安全教育，加强内部监控，提高业务人员素质

在档案管理安全工作当中强有力的保障是人的仔细认真，最大的阻碍是人的粗心大意。不断灌输档案管理人员在工作中的安全意识，使他们牢固的树立“安全无小事”的重要思想。并且经常对他们进行忠于职守、爱岗敬业的教育，让他们在耳濡目染的环境下工作。而影响档案管理安全工作质量的直接因素是档案管理人员的业务素质水平。为了使他们能够更好的适应这项工作，企业首当其冲的要做到充分调动档案工作人员的积极主动性和创造性，加大鼓励他们学习文化水平，研究深造，可以采用请进来和走出去相结合的办法，请当地的业务骨干对档案管理安全人员进行指导；向全国先进工作人员学习经验。只有这样，整个业务团队的素质才能提高，才能更好的适应设备现代化、档案品种多样化的发展现状，才能对档案管理安全工作的不断深化改革轻车熟路，企业才能紧跟时代的步伐。其次，建立档案安全内部控制，形成强有力的网络，保证档案工作安全进行。用制度规范人的行为，按制度公事公办，企业内部环境稳健运行。最后，建立有效的激励制度，充分调动档案管理安全工作人员的工作积极性和创造性，提高工作效率和质量，提高档案安全管理水平。

（四）将档案管理安全工作同现代化技术结合起来

在计算机网络发达的社会下，对档案管理安全工作提出了新的要求。我们必须正视这个要求，将档案管理安全工作同现代化技术结合在一起，才能使工作走上良性发展的道路。档案管理的安全工作是一门专业性很强、逻辑性很严谨的工作，这要求实际操作者不仅要具备无私奉献的服务精神，而且要熟练掌握现代化各种管理技巧。档案工作需要汇编大量的信息，他作为一种信息聚集地对整理工作要求非常高，因此，计算机技术提供了这项便利，他避免了繁琐冗杂的工作，减少重复劳动，减弱劳动强度，利用现代化手段整理出来，可以更快速便捷的进行安全管理，这样，即可以降低在安全管理工作中人为因素的影响，也能发挥现代技术的优越性，缩短操作流程，提高工作效率。在实际安全管理的工作中，要注意档案的组织化和系统化，著有这样，才能使计算机技术得到充分利用。而这种技术的最大不足是网络系统的安全标准会减低。所以，为了保证档案管理安全工作的顺利进行，我们同时要制订电子相关文件安全管理机制，创建安全的网络环境，建立严密的操作权限，区分不同的人不同的职责分工有怎样的操作权限，把工作模式与软件功能有机结合，周密的设计出提高身份认知度的系统。不仅如此，还应该设置电子操作日志，把任何人进行的任何操作进行电脑备忘，以便日后进行检查，让档案管理的操作人员工作时完全透明。

（五）对于纸质档案，要立卷归档

根据《中华人民共和国档案法》，赋予纸质档案，要加强硬件设施建设，存放档案必须有专门库房和专柜进行存放，摆放整齐，写好检索工具。库房要做好通风、防火、防盗等安全措施。并由专人管理档案，并深入各科室，熟悉了解该科室的的业务活动，这样有利于立卷归档。并在实际工作中，注意区分文件与资料，减少档案中的重复率，提高资源的利用效率。最后严格节约、乱发，防止机密内容流散。

四、结语

为了让现代企业制度有健康发展，必须做到档案管理的安全工作。而要做好这个工作，就必须着眼于企业管理的现状。将研究成果去其糟粕，取其精华，把“死”档案变成具有生命力的档案，更好的服务领导、服务项目、服务企业的发展的同时也能为公司创造效益。

根据以上的讨论，档案管理的安全工作需要进行科学规范的管理，在新形势下，与时俱进，开拓创新，深化改革。做好档案管理的安全工作可以提升一个部门甚至一个企业的整体管理水平，最大限度的开发和利用档案的历史数据展开工作，可以推进档案管理事业稳定发展，并为市场经济建设以及社会的进步做出相应的贡献。

放眼未来，根据具有中国特色的社会主义道理，档案管理的安全工作也应当具有我国特色文化，并将法治档案管理广泛应用。做到规范化和科学化。这样，档案管理的安全工作才能顺利进行下去。

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