探析企业传统档案形式的发展与改革

文/青海盐湖工业股份有限公司化工分公司 石峰

探析企业传统档案形式的发展与改革

文/青海盐湖工业股份有限公司化工分公司 石峰

在信息技术发展迅速的年代，传统档案的特点导致企业档案管理效率低下，同时，在电子档案应运而生时，也存在不少问题，应当将两者有效结合，取长补短，保证档案资料归档的高效性和资料内容的真实性和原始性。

企业；传统档案形式；改革与发展

随着计算机技术、网络信息技术的普及与发展，各行各业的办公都逐渐实现自动网络化。电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，对传统档案的形式不时冲击，传统档案渐渐不能满足企业工作发展迅速的需求，针对这一现状，需要对传统档案的发展形式作出调整，从而促使整个档案管理工作发生变化与改革。

一、企业传统档案发展现状

传统档案因介质受到限制，导致档案管理效率低，纸质档案储存空间有限，虽然有增加存放纸质档案空间，但是收到资金方面制约，不能达到保存全部档案的空间条件，导致保存数量仍然有限，保存年限短。虽然使实物，查证，咨询等一目了然，但是不得不花费工作时间和精力，查询过程复杂，传统档案受存放制约。

二、导致企业传统档案发展现状的原因

由于纸质档案档案占空间大，耗费资金多，不仅增加档案管理工作量，而且很多情况下会造成重要档案流失等。传统档案管理，需等档案资料形成后才能进行归档开始管理，存在资料的寄存过程，传统档案形式存在单一性，缺乏生动性，不能生动反映出的信息图、文、声、像，信息不全面。缺乏迅速性和准确性。不能对信息的数字编码进行存储、传递、加工处理。查阅过程复杂。传统档案需要通过档案号等进行人工查找，保密等级的资料需授权证明才能进行查看。

三、传统档案形式的改革与发展

（一）利用多媒体技术实现传统档案的多样化保存

在网络时代到来之际，档案管理形式紧靠传统形式已经显然不能跟上企业发展步伐，电子档案应运而生，由于它具有成本低、信息容量大、检索快捷、传输方便等传统纸质档案无法比拟的优点，它的产生受到了社会各界的青睐。电子档案储存密度高，节约了空间。电子档案的信息可修改性强，可随时进行编辑和修改，统一归档，节省时间，有利于档案管理工作的进行。多媒体可将档案形式表现多样化，通过音频，视频，录像等把档案信息全面化。档案保存安全性提高。进行电子档案归档时，可直接通过电脑对档案数据进行分析，分类，编号等，便于档案保管，保证文件真实，安全性。相对于传统档案，电子档案的查询比较方便，可通过注册，登陆搜索查看档案，更为快捷，便捷。

（二）提升电子档案的管理技术和效率

同时，电子档案也有需要完善的地方。例如，电子档案不能保存档案的原始性。比如亲笔手稿，领导者的亲笔签署等，电子档案虚拟化严重，比较难以表现出真实与原始性。档案价值需要以归档文件的完整性来维护。由于电子文件的格式，存储方式比较复杂，如多媒体文件需要将多种格式文件集成后才能展示图文声茂的效果，在收集资料时候比传统文档过程困难，要求投入更多精力。安全性难以保证。由于电子档案存放时间，不能保证档案资料被泄露，被计算机病毒侵袭、黑客攻击等，更容易被修改，窃取等，这直接减少了它的保密性，一旦疏忽，后果严重。可读性难题。电子档案需要运用电脑软件硬件进行查阅，电脑的稳定性决定阅读档案内容的速度和质量，很多情况下，电子档案文件受到电脑系统，软件硬件的影响，不能被正确读出，会影响企业档案管理的工作效率和进度。

（三）将传统档案和电子档案有机的结合利用

虽然高科技与网络为我们带来许多方便之处，但是在企业档案管理上，如果单一依靠电子档案形式，就无法起到全面发展的作用。对促进传统档案形式的发展，应当有效将传统档案形式和电子档案形式相结合，双管齐下。传统档案是电子档案形成的基础。电子档案的基础是其信息资源成为电子化资源，而这些电子化档案信息资源的建设，离不开传统档案的支持。收集档案过程，以传统档案管理形式，进行收集，整理，加工，从而在电脑上存档，同时，传统档案的资料也需要保存，成为电子档案的信息库，以保证电子档案最终的真实性，原始性。电子档案应该在传统档案的基础上发展，而不该摒弃传统档案，电子档案将信息资源扩大，搜集范围更广，为传统档案搜集过程带来便捷，传统档案的收藏又为电子档案的数据，资料等保存增加安全性，真实性。二者相辅相成。

电子信息技术的不断发展，使得电子档案受到企业档案管理工作人员的青睐，提高办公效率。由于传统档案与电子档案在归档方式，保管方式和查询方式的不同，在对传统档案形式发展的基础上，需要有效结合电子档案和传统档案，在保证电子档案发展高效迅速的同时，对传统档案需要保留，从而为企业带来更好服务。

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富,2008(9).

[2]周柳琳.档案馆未来发展道路探索之建设学习型档案馆[J].兰台世界,2010(52).