地籍电子档案建设必要性探讨

文/辽阳县国土资源局 高飞

地籍电子档案建设必要性探讨

文/辽阳县国土资源局 高飞

地籍档案是指在地籍管理活动中直接形成的以文字、图表、声像等形式反映地籍活动，具有保存、查考价值的历史纪录。文本首先明确了地籍档案在管理和利用上现场的问题，进而对地籍电子档案建设的必要性进行了论述，并总结了地籍电子档案建设的意义。

地籍；电子档案；现状；必要性

近年来，国土资源部门开展了大量的国土资源调查，产权确认方面的工作，如第二次土地调查、城镇地籍调查、农村集体土地确权、宅基地使用权确权登记等。相关工作的开展都需要留存的有关地籍档案作为支撑或协助，而所需的大量地籍档案存在形式多样、保存不集中，保存媒介多为纸质，有一些档案由于年代久远，不同程度上存在缺失或破损，这些都为国土资源管理工作带来了诸多不便，特别是涉及到权属方面，更是容易产生权属纠纷。

地籍档案是指在地籍管理活动中直接形成的以文字、图表、声像等形式反映地籍活动，具有保存、查考价值的历史纪录。由于地籍档案中记载了每块宗地的权属地线、界址拐点位置等空间和非空间数据，因此地籍档案为调整土地关系、合理组织土地利用提供基本依据信息。随着信息化进程的加快，互联网和计算机技术的飞跃发展，地籍档案管理也面临着新的发展机遇，而地籍电子档案建设便是顺应技术发展和管理现代化的必然产物。地籍电子档案的建设不仅可以全面的存储地籍档案信息，提高查询、检索效率，更能推动地籍档案管理的质量和水平，为发挥地籍档案在国土资源管理工作中的重要地位产生积极的意义。

一、地籍档案管理与利用现状

（一）仍以传统的实物管理方式为主

传统的地籍档案管理工作以实物管理方式为主，基本上是将产生的地籍档案装订成册，并记录序号，同时建立档案查询索引；查询时通过索引找到该档案在档案架的存放序号，通过序号再查找，费时、费力、效率不高。近年来，由于社会经济的发展，地籍工作量日益增多，尤其是城镇地籍调查、农村集体土地确权、宅基地使用权确权登记等工作，形成了大量的地籍档案。这些档案其格式多样、保存分散，包括文字、图表、照片、磁盘等。如果继续沿用传统的档案管理模式很难满足大批量的档案查询与管理的需要。

（二）地籍档案易损坏、丢失

当前，地籍档案仍沿袭传统的手工管理模式，地籍档案的保存期长，存储媒介均为纸质，不管是档案还是图件信息均是通过纸质媒介留存，随着时间的推移，大量地籍信息已经模糊不清，图件残损严重，甚至丢失，为地籍档案管理工作带来很大的困难。

（三）地籍档案数量繁多，档案利用效率普遍较低

目前，地籍档案的保管、利用与形势的发展要求不相适应，档案数量与种类不断增多，但管理方式仍然只靠人工查找、记录、调阅，其效率低下。随着数字国土建设的加快，国土资源档案必然会产生以数字化形式保存的电子图片文档和纸质文档共存的局面，对于产生的电子档案如不及时收集归档，将失去大部分的档案信息，势必会带来资源浪费和重复建设。此外，传统的管理方式已无法满足现代化、信息化的档案管理的要求，档案材料的管理、分类、检索困难，部门间无法共享，利用效率普遍较低，难以及时更新等问题越来越严重。

二、地籍电子档案建设的必要性

（一）地籍档案管理更趋现代化

由于地籍电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，通过开发地籍电子档案管理信息系统，设置不同使用权限，在互联网和计算机技术的支持下，在不同部门间进行查询、阅读与传递，因此在地籍档案的管理与利用上更加便捷与安全。地籍档案需要借助于各种信息技术，开展电子文件的采集、归档工作，实现地籍档案管理环节上的飞跃。对于档案管理人员，对档案的收录、整理、管理上也便于操作，如根据电子档案具有高度的标准性的要求，在形成地籍档案之前的电子文件，依照规定对其增、删、改等，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。

（二）地籍档案内容与媒介可分离

传统的地籍档案媒介以纸质为主，存在易破损、不能多人共享利用的缺点，很大程度上影响了档案的高效利用。纸质地籍档案是原件，电子地籍档案是数字化形式，所包含的地籍信息可与它的媒介分离，分别以纸质文件和电子文件的方式存储，对于日常的地籍档案查询与使用，可通过地籍电子档案进行，最大程度上保护了纸质地籍档案原件的安全，降低了丢失、损坏的风险。

（三）存储空间小，表现形式多样

地籍电子档案对保存场地的面积和空间大小要求不高，通过光盘刻录、硬盘存储都能保存大量的地籍电子档案。同时，地籍电子档案的存在形态非常丰富，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或有机搭配成电子档案的内容，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动，进而为国土资源管理工作提供高效、快速、便捷、优质的档案信息服务。

三、结语

地籍电子档案是地籍档案管理工作的一个重要飞跃，作为地籍档案管理的一种新型管理形式，电子地籍在一定程度上拓展了传统地籍的应用范畴，能满足土地确权、土地规划、评估、智慧城市的建设需要。因此，要推进地籍电子档案的建设工作，则应加快地籍档案数据库建设工作，并将地籍管理信息化建设与办公自动化结合起来，统一标准、统一部署，进一步提高工作质量和效率。地籍电子档案的建设，是一个地籍信息不断数字化的过程，也是地籍服务不断向用户群实现网络化的过程，更是管理手段走向信息化的过程。