论档案信息化系统存在的问题与对策

文/兰州交通大学档案馆 许惠玮

论档案信息化系统存在的问题与对策

文/兰州交通大学档案馆 许惠玮

伴随着时代的发展和社会的进步，对于信息的需求愈来愈大，档案信息化的建设就成为了一种必然趋势。传统的档案管理主要依靠纸质、音像等记录，这样做不仅储存困难，而且管理起来也十分的困难。现代化的档案管理依靠计算机技术，采用数字化的储存，在节约存储空间的同时还可以实现资源的共享，能更大限度的服务大众，造福社会。本文对建立这样一个现代化的档案信息化系统的重要性，现在所存在的问题以及解对策进行了分析。期望其能跟好发展，更好的服务社会。

档案信息化；重要性；存在的问题；对策

一、档案信息化系统的重要性

（一）档案的在社会中的地位

档案是指人类参与的社会活动的真实记录，是最原始的信息资料，因而是十分的宝贵的，是对我们来说十分重要的历史文化遗产。档案工作是记录我们的社会行动，并随着社会的进步，蔓延到社会生活的各方各面，而其发挥的作用也愈来愈大。所谓的档案信息化官方的定义是档案管理方法从着重档案以纸张、影像等为载体的实体保管，转变为档案以数字化信息为主的方式向大众提供帮助为重心的过程。档案信息化建设的是运用现代计算机技术将纸质、声像等传统档案进行数字化处理，将其系统化的组成档案信息库。

（二）档案信息化的社会必然性

我们现在的社会，随着信息的大爆炸，我们如何正确的了解我们的世界，如何继承和发扬我们的文明，如何发展经济并且创新科技，档案都起着至关重要的作用。因此，需要将档案工作融合进我们这个社会的发展之中，以帮助我们的经济建设和民生建设。档案信息化的建设，已是档案学相关工作者刻不容缓的重任。档案的信息化是档案工作是一种必然化的趋势，是档案工作将过去与现在相联系，一起开创未来的一大壮举。

二、档案信息化系统现今所存在的问题

（一）档案信息化系统观念的淡薄

从大方面说，无论是公司还是企业，由于无法从档案管理直接获取到利益，所以对于这个部门一开始就没有重视起来，给予的关注就很少，从而认为档案管理并不重要。小的方面，从业人员持有的错误传统的想法，认为档案的管理就只是机械的档案文件的整理、保管和一些简单的记录抄写工作。因而相关人员也是抱有一种很简单，不重要的错误想法。

（二）档案信息化系统共享性差

相对于以前使用纸质、音像等媒介来作为档案保存的手段，随着科技的进步，用计算机、扫描仪等现代化输入设备将传统媒介数字化的档案信息化的程度并不是很高。这很大一部分原因是应为没有统一的标准，使得相互的档案没法实现共享而导致了服务性差。

（三）档案信息化系统人才的缺乏

由于人们的传统观念，认为档案管理并不存在什么高技术含量，所以能在自己的岗位上认真工作能力创新的从业人员很少。虽然显现各大学开设了档案管理的相关专业，但是这部分的人才受到重视真正在相关岗位上受到重视，发挥才能的人还是极少部分的，对于这部分人才的流失其实其实是一个极大的损失。

三、档案信息化系统的解决对策

（一）将现代化的管理意识加入档案管理

社会对档案管理的信息化的意识需要通过各种各样的形式，使其管理者和相关从业人员重视档案的信息化系统。具体的做法可以采用加强法律法规的宣传力度的手段，以此来提升他们对档案管理信息化的意识。让管理者们明白到档案信息化是社会赋予他们的一种义务，而且将档案信息化系统建设好后对他们以后的发展史会有促进作用的。对于档案管理的相关从业者来说档案信息化建设可以改善以往在档案管理时的漏洞，使得管理更方便。

（二）创建合理的档案管理体系

管理机制和标准需要形成一个完善的体系这是档案信息化管理的重要保障。建设统一的规范和标准能让在这个体系中不同分工的工作者有统一的依据，促使各个环节都能有效的进联系起来，是得效益最大化。体系化的建设内容包括在技术方面的，统计方面的，档案管理标准方面的等。没有这些标准的设立，信息资源便不能建立，管理人员不按照这样的体系来管理档案，档案信息网就不可能通畅，资源共享更是天方夜谭了。在我们使用计算机、扫描仪等将传统的档案进行数字化处理进行归档整理后，需要有你一个统一的标准，才可以把每个小的档案体系合并为一个实现资源的共享，让使用者可以方便的找到自己所需的信息。由于档案的信息资源是发展社会和经济十分重要的一种战略的资源，利用和开发使其能更好的为我们提供服务。

（三）相关人才的重点培养

档案管理信息化建设得以实现的重要要素就是人才建设。从事相关工作的人可以通过相关的教育，使他们对本身的职业有根本的了解，从而提高自身的职业思想水平，在以后的工作中可以严格遵守纪律，为大众提供更好的服务。档案管理是一个长期的过程，所以就需要组织在这个岗位上的工作人员学习新的知识，与时俱进。又因为这个工作的长期性，对其工作人员要求相对的稳定，不能老是变动，这也可以通过学习来完善

四、小结

随着档案信息化系统的日臻完善，人们会日益了解到它给我们带来的好处，从而反过来可以加深人们对档案信息化系统建设的意识。这样就形成了一种相互促进，共同提升的良好模式。尤其是让档案管理者在使用中了解它的好处，这样才能让他们自动自发的形成档案信息化的意识，提高他们的工作积极性，这样才能更好的为社会为人民服务。

[1]范朝蓉,徐菁.档案信息化建设[J].环球市场信息导报,2013,5.

[2]苗莲香.文书档案信息化管理探悉[J].中国管理信息化,2013,16.