文/云南省公路科学技术研究院 王琼芬
档案作为历史的真实写照,是宝贵的历史文化资源,并具有机密性。档案工作者在日常工作中,要处理好档案的保密和利用的关系,既要保持高度的警惕性,保证档案的安全和完整,又要充分开发利用档案信息资源,为社会的建设服务。
管理好档案库房是档案保密工作的第一步,如果档案实体的安全都无法保证,那档案保密工作就无从谈起。做好档案库房的管理工作是做好档案保密工作的基础。
1.一般而言,库房应是按照国家有关库房的标准独立兴建的。但是,有些单位却没有按照库房的兴建标准建设库房,将库房安排在办公楼内。实际上,将办公室中的某一间作为库房极大程度的影响了库房保密工作的顺利开展。从档案的保密角度来说,库房应与办公室、阅览室等分开,门窗要安装防盗网。要安排专业的库房管理人员来做好库房管理工作,并为库房管理制定严格的库房管理制度,严禁不相关的人员进入库房,任何人进入库房都必须按照出入登记制度登记,只有办理完整的出入登记手续,才能进入库房,且按照库房的有关规定利用档案资料。
2.档案库房管理坚持“以防为主,防治结合”的方针和“坚固实用,利用方便”的原则,档案库房应该具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮、防污染等安全防护措施,确保档案实体的安全保管。库房内应安装配备报警器、电子监控设备等防盗设施,并禁止吸烟,不得堆放杂物或与档案无关的物品,离开时及时关门上锁,每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。
3.档案的管理过程中,如果机密性很强的文件资料要单独保管,要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等,从保管条件上确保档案的安全;
4.对档案光盘的保存要尽量延长使用寿命,减少破损率。如对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜,对容易破损的硫酸纸图纸等重要档案配备好防潮、增湿设备。
5.做好每年对库藏档案不定期安全检查,清理档案库房里档案的数量,及时发现需整理的档案,消除档案库房安全隐患,做到及时检查和清理,采取切实有效安全保障措施,确保档案的完整与安全。
在档案的利用过程中,做好监督工作是做好保密工作的一个重要措施。加强监督力度,可以及时发现档案利用时的不正当行为,做好档案的保密工作。加强监督力度,可以提高档案的利用率,可以保证档案的完整和安全。那么,在档案的监督工作中,应从哪几个方面来入手呢?
制定完善的档案管理制度的目的不是管人,而是让职工按一定的行为规范来办事。档案利用规章制度的正常运行可以保证单位不应流传到市场中信息完好的保存下来。一旦某些人在利益的驱使下将某些信息流传出去之后,那么就有可能导致单位的利益受到较大的损害。因此,在当前形势下,各个单位应根据自身档案管理的实际情况,根据档案利用的实际情况,建立严密的档案管理制度,建立完善的档案利用审批制度,使档案利用工作变得有章可循,做好档案的保密工作。
在档案的利用上,单位应根据利用者利用档案的心理动机和目的,制定出完善的监督措施,尤其是加强不纯动机利用者的监督。可以在档案管理室安装摄像头,实时监控档案的利用情况。在监控的过程中可以发现每个利用者利用档案的特点,并为此制定出完善的监督措施。当发现利用者在利用档案时有不良习惯,如:看书用笔做标记等,应及时指出,保证档案的安全性。同时,档案管理的行政部门应加大档案管理制度的宣传教育工作,使大家充分认识到档案利用的规章制度,使每个人都能做到按章办事。
提高档案管理人员的素质是做好档案管理工作的人员保障。档案管理人员承担着档案的管理利用工作,他们是档案管理制度的直接执行者。因此,必须提高档案管理人员的素质,努力建设出一支高素质的档案管理队伍,能兢兢业业的做好档案管理工作,能热爱档案管理工作。定期进行业务培训,努力提高档案管理人员的档案政策法规知识和档案管理知识,提高档案管理人员的人文知识素养,促进档案管理人员不断总结经验教训,掌握档案管理的规律,提高工作效率,及时处理工作中面临的各种突发事件。
档案管理人员的职责是保证档案的完整和安全,它是档案管理的目的,是促进单位健康发展的重要措施。具体来说,档案管理就是要保证档案的不坏、不丢、不散和不乱。所谓不坏就是要保证档案的完整,保证档案不会因为各种因素而缺损。不丢就是保证档案的安全,不能出现任何档案丢失的现象,不仅要保证档案实体的安全,还要保证档案的内容不会被不法分子散播出去。不散就是要保证档案管理的集中,在档案管理室中形成条理完整、有序的档案管理。不乱就是指档案管理工作要有条不紊,相关人员在利用档案时可以根据档案的归类整理迅速找到档案。
所以说,档案管理工作是一项非常繁琐、细致的工作,它要求档案管理人员要有高度的责任心和保密意识。因此,必须采取相应的措施努力加强档案管理人员的法律培训,提高其法律意识,逐步提高其保密意识。档案管理工作的好与坏,与档案管理人员的素质高低密切相关。在当前形势下,档案管理人员要有非常严谨的工作作风,保证库房出入手续的完整,做好各项档案的收集整理工作。无论在任何场合,都不能将自己所知道的有关秘密信息泄露出去,要将档案的保密工作作为自己神圣的职责和应尽的义务。
笔者根据自己多年的档案管理工作经验,分析我国各单位档案管理的宣传工作。发现我国各个单位的档案保密宣传教育力度不够,政府行政部门应重视这项工作,并努力做好这项工作。在公共档案信息的利用上,公民既有利用的权利,同时也有保密的义务。因此,在实际工作中,处理好利用与保密之间的关系是当前需要解决的一个重点问题,是一个重要的法律问题。在现实工作中,我们主要存在的问题是:一是宣传不到位,二是执行力度不够。比如说,笔者曾遇到过这种情况,许多单位没有制定完善的档案利用制度,档案利用者没有办理严密的利用手续,没有带有效证件就随意出入库房。甚至有的档案利用者发现档案中记录了与自己有关的信息,但是却没有征求有关管理部门的意见,于是片面要求档案管理人员予以更正。面对这些情况,我们可以看出,应尽快开展档案保密宣传教育工作,努力提高每一个档案利用者的保密意识和法律意识。同时,立法部门要尽快修订完善《档案法》,让《档案法》在实际的档案管理工作中充分发挥作用。所以,应加强对档案法制的深入学习与舆论宣传,强化档案人员的保密意识,增强保密法制观念,做到依法治密。
Internet的广泛应用、网络时代的到来,不仅推进了我国电子政务的构建和电子政务的发展,也为档案工作提供了新的机遇,但机遇往往与挑战并存,随着政府上网工程的全面启动和信息技术的广泛应用,我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的电子档案安全和保密问题。电子档案保管形式主要分两种,一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案;另一种是存储在网络数据库的电子档案。存储在磁盘、光盘上电子档案相对比较好管理,一是在保管方面主要做好消磁、防损坏工作,二是复制副本或异地保存,三是加强借阅管理制度。而存储在网络数据库的电子档案要做好数据库的安全和保密工作又相对复杂。一是加强计算机系统的保密管理,做好内外网分离工作,并对内外网服务器部署防火墙,并对涉密计算机加装物理隔离卡,禁止国际互联网连接;二是加强保密权限的限制,为了防止内部人员把保密资料非法外传,需要对每一个人做好权限的限制,确保保密数据只被有权限的人使用,且整个使用过程应被完整记录,做好事前防御,事后追踪;三是根据权限范围查阅、更改、编辑文本,但不能将文本本身下载在终端用户或任何设备上。这样,所有的保密数据统一集中保存在服务器上,既有效又安全,从根本上杜绝保密信息的泄漏。
前边一再强高档案的保密工作,是不是我们就是要把档案严严实实地“保管”起来,好好让它完好无缺地封存在库房里呢?不是。档案存在的最大意义还是利用。长期以来由于受计划体制的影响,档案一直被罩着保密的面纱,开发利用受到一定限制。强调过分保密,“重藏轻用”的管理机制严重地束缚了档案的活力,使大量有用的档案信息特别是内容丰富、数量浩大的科技档案信息长期束之高阁,不能发挥档案信息应有的作用,对单位造成严重的损失。
其实利用和保密从根本上讲是一致的,都是为了单位的利益,都是为了发挥档案的作用,不能因为怕泄密而不敢大胆的提供利用,应根据《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》、《科学技术保密条例》及其有关规定,应针对档案信息内容,应该保密的要保密,应该降密、解密要降密、解密,不能因为开发信息而泄密,也不能因怕失密而不加区别地封闭起来。所以,我们既要坚持必要的保密制度,又要破除正常利用档案的一些“左”的框框。总之,档案工作人员所做的一切有效工作,包括收集、整理、鉴定、保管、统计、汇编等都是为了档案的提供和利用工作,不仅是衡量档案工作好坏的重要标志,也是取得社会承认程度大小的重要条件。当前,我国正处于改革和发展的新时期,档案提供和利用工作开展得好,才能充分发挥档案的作用,才能使档案工作为单位的建设服务的目的落实到实处。
[1]王贤.简述档案保密工作的保障措施[J].学术探讨,2010(06),(205).