办公室精细化管理方法浅谈

文/长庆油田分公司水电厂 宋鹏 王飞 方凡 刘浩东

一、办公室实施精细化管理的必要性

办公室工作是单位党政管理的重要组成部分。目前办公室工作面临着许多新的任务和挑战，将精细化引入到办公室管理是各级领导和办公室工作者讨论的一个热门话题，对于办公室管理实践也具有很强的指导意义。

（一）办公室工作特点决定了必须进行精细化管理

办公室所具有的参谋性、中枢性、事务性、突发性等特点，决定了实施精细化管理的必要性。

1.参谋性。办公室是为领导及整个单位提供辅助支持、参谋服务的部门，办公室的工作建议有可能影响到领导的决策，办公室的言行也体现着领导的意志，任何工作失误会影响工作部署和落实效果。因此，在履行参谋职责时必须进行充分细致的调研论证，为领导提供准确可靠的信息，在执行决定时必须坚守原则，执行制度，不能擅作决定，自作主张。

2.中枢性。办公室不同于其他职能部门，它附属于决策层，作为领导的助手，是领导的延伸，为整个活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理活动所产生的内部事务；如果没有这些工作，企业将无法正常运转。办公室是联系上下、沟通左右的桥梁，是同外界联络的窗口，因此它是单位中名副其实的中枢机构。

3.事务性。办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。印章管理、信访稳定、接待工作、对外联络、领导活动安排、机关车辆调派等，很多工作都非常具体、琐碎，却是维系企业正常运转的重要组成部分。这些工作平常似乎不引人注意，但都是办公室的基础性工作，必须细致入微。

4.突发性。办公室所具有的职能决定了办公室要经常处理临时性、突发性的事务，实际工作不确定因素多。这就要求办公室必须扎实认真地做好日常基础工作，并形成一套应急措施，遇事不慌乱，大事能应对。

（二）办公室的内在要求决定了必须进行精细化管理

办公室是为领导决策服务、为中心工作服务的核心部门，其内在要求决定了精细化管理的必要性。

1.工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息回馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”，没有合理的计划，没有充足的时间保障就无法做到精益求精。

2.工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透，导致调研工作脱离实际，无法为领导及时、准确地提供办公室应具有的参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等职能。办公室对整个单位的正常运转起着独特的枢纽作用，每项工作都具有极强的政策性和原则性。这就决定我们必须把握办公室工作的内在规律，按照科学化、精细化管理的要求加强管理，以保证办公室各项工作的高效有序。

3.工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响单位的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作职能的内在要求，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

二、办公室实施精细化管理的方法

办公室实施精细化管理是一项复杂的系统工程，应从岗位职责、规章制度、工作流程、绩效考核、保障手段和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导推动工作实践，以全面实现办公室工作的精细化。

（一）深化标准化管理，增强精细管理的刚性约束

1.细分岗位职责。明确划分办公室每个岗位的权责是落实岗位责任制的前提。制定岗位职责时，应打破按人定责的惯例，为每一个实际存在的岗位制定一份岗位职责，要明确行政、党委、机要、事务等具体职责；有交叉领导的业务，要以分管领导为主分别编制职责。所有岗位都要明确岗位界限、分管领导，即便是一人身兼多岗，也能做到职责到岗，责任到人，职能不交叉、不重叠，工作不漏项、不缺失。

2.加强制度建设。制度是管理的基础和保证，是要求大家共同遵守并按照一定程序办事的规程和行动准则。首先，制度必须健全。凡办公室主管的工作都要建立相应的规章制度，如会议、公文、印信、信访、档案、保密等各方面的规章制度，既要切实可行，又要全面覆盖所有业务，不能漏项挂空挡。第二，制度必须持续完善。每年必须对制度进行一次合规性、适用性、操作性评价，如果实际工作发生了变化或上级部门发布新的制度，就需要及时修订、增补，以适应内外环境的变化。当同类业务的补充制度逐步增多时，还需要适当整合，方便下级单位操作执行。

3.开展业务流程再造。标准化业务流程是管理制度的有效延伸，是标准化管理体系的重要组成部分，具有层次清晰，结构合理的特点，查询极其方便迅速，是管理者和岗位操作人员的工作指南。当制度梳理完毕后，要按照标准化体系业务“全覆盖”的原则，依据管理域架构的设置，将制度要素编制为流程文件，与管理制度对应归类，形成一套协调配合、自我完善的管理体系和运行机制，如发文办理、收文办理、会务工作、督查督办、工作调研、信访处理等业务流程。执行流程是抓好落实的关键，办公室要坚持“岗位日检，部门周检，月度讲评”，使标准意识深入人心，标准行为成为员工的工作习惯。

（二）深化调度管理，构建精细管理的工作架构

1.事前严密组织策划。办公室要坚持月度工作例会制度，月初召开一次策划会，对本月需要落实的工作逐一分解，并强调补充临时性、阶段性重点工作，编制办公室月度工作运行大表，每项任务责任到人，提出工作要求和完成时限，方便操作和考核。在接到临时工作任务时，同样要认真策划，明确分管领导，提出工作要求。

2.事中严格控制协调。每月中旬要召开一次办公室协调会，汇报工作进展情况，点评存在问题，指导工作方法，协调工作关系，纠正工作偏差。办公室人员要将工作任务细化到日，每天填写《工作日志》，按照轻重缓急记录当日的重点工作、一般工作，干完一项注销一项，并随时记录领导安排的临时工作，每天下午梳理总结完成情况，做到月度工作分解到周，每周工作细化到日，当天工作日清日结。

3.事后全面考核评价。办公室推行精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。首先，要完善办公室主管业务考核标准，每月编发工作通报，讲评办公室业务执行落实情况，以激励先进，鞭策后进。其次，办公室要建立奖惩办法，对月度工作计划的完成情况进行严格考核，确保每一项工作都得到有效落实。

（三）加强队伍建设，确保精细管理深入推进

1.加强政治理论学习。要把加强办公室工作人员的政治理论摆到突出位置，强化理论修养，使人人成为讲政治、懂理论、善实践的行家。办公室领导要有选择、有重点地辅导工作人员学习国家大政方针、上级文件、会议和领导讲话精神，每月组织一次政治理论学习，从宏观方面分析上级的工作意图，从具体落实上结合实际提出工作措施，增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识。

2.加强业务知识学习。要把加强办公室工作人员的业务能力培养作为重要工作来抓，坚持“人人上讲台”制度，从讲法律、讲制度、讲流程、讲风险、讲措施等方面出发，使人人都成为本系统的行家里手，也达到加深业务理解，共同学习提高的目的。

3.开展业务骨干培训。办公室不仅需要政治思想素质强、理论学术修养高、专项业务技能精的人才保证正常工作运行，还需要不断发现培养有思想、有抱负、有能力新生力量，保证办公室人才梯队不断档。要采取轮训的方式，将骨干人员轮流抽调到办公室学习，让他们依次参与每个岗位的具体工作，在学习实践中发现优秀人才，并进行重点培养。

三、办公室业务实施精细化管理的措施

1.逐级审核，提高文字综合质量。文字综合是办公室的核心业务。在文稿起草中推行大纲审核模式，按照“提纲草拟—文稿起草—办公室主管领导审核—办公室主要领导审核”的程序逐级把关，确保写作方向正确，减少返工。

2.突出重点，提升督查督办效能。督办工作是促进工作效率，强化执行力的有力手段。要从文件落实督办抓起，把年度党政重点工作任务部署作为重点，按季度督查落实情况，编发工作通报，及时向领导汇报工作进度。强化会议决议事项督办，及时编发《督办通知单》，定时督查催办，确保会议决议能够有效落实。

3.狠抓细节，保证会议筹备质量。会议管理是办公室的重要工作，会议筹备要从细节入手。首先要严审议题。按照“部门填写《议题征集单》—主管领导审核—主要领导审定—编列会议议程”的程序，逐级审查议题，确保议题归口准确，研究事项充分酝酿。在组织会议过程中要注重细节。通知会议要填写《会议通知单》，详细登记通知人、通知时间、接收人、通知方式等，确保通知不漏人，查询有实据。

4.重视信息，发挥参谋服务作用。日常工作信息是领导了解工作动态的重要途径，是决策参考的重要依据。办公室要善于从各种不同的渠道捕捉、筛选、加工有用的信息，梳理分析出领导关注的、敏感重要的信息，并按照固定的格式、指定的时间呈送领导阅研，为领导科学决策提供参谋。

四、结束语

精细化管理是被实践证明的先进管理模式。本文通过系统分析认为，在办公室工作中，有必要深入实施精细化管理，深化标准化管理、推行调度管理、加强队伍建设等方法对办公室实施精细化管理具有一定的指导意义，遵循规范、重视细节、勇于创新对提升办公室业务精细化管理水平具有很强的现实意义。