新形势下办公室管理的创新研究

文/天津市滨海新区汉沽广播电视局 刘育光

新形势下办公室管理的创新研究

文/天津市滨海新区汉沽广播电视局 刘育光

办公室是企业或者事业单位的办事机构，它能够促进机构内部的所有的事务都顺利的进行。为了使内部更加的协调，必须对办公室进行合理的管理，并且做好办公室的所有工作。在新的形势下，办公室的管理工作面临更大的挑战，因为市场竞争越来越激烈，单位需要加强管理和控制，只有这样才能够适应竞争的需要。笔者根据实际情况，针对新形势下办公室管理的创新进行了研究，希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据。

办公室；管理；创新；实践；新形势

一、办公室的含义

（一）什么是办公室

所谓的办公室，指的是政府机关、团体或者单位内部所设立的办事机构，同时也是指设在管理者身边，为管理者服务、沟通上级和下级、完成事务的主要地方。如果没有办公室，单位和机构内部的工作将很难进行。

（二）办公室的特征

首先，办公室具有一定的综合性，它是由多个方面的信息所组成的，同时它也是由不同级别的工作人员所组成的。其次，它具有服务性，它的功能便是为管理者以及工作人员提供服务，促进内部工作的进行。最后，它还具有复杂性，因为它是具体的办事结构，不管是大事还是小事，都必须要汇集到办公室当中。这些事情都比较繁杂，和机构的各个部门紧密相连。所以它又具有一定的复杂。

二、新形势下办公室管理工作面临的挑战

（一）思想观念发生改变

办公室是单位的办事机构，它需要处理的事务非常复杂，涉及的面也广。很多的工作人员认为办公室所处理的事务和机构的效益无关，甚至也不能产生经济利益，所以不重视。这种观点是错误的，办公室所处理的繁杂事务关系到机构的发展。如果不处理好这些细小繁杂的事，很可能对单位或者机构产生不良的影响。

（二）服务质量发生改变

在新的形势下，机构以及单位面临激烈的市场竞争，各项工作和任务以及要处理的事情日益增多，如果办公室工作的服务质量不高，那么就不能进行合理的内部控制，并且还会出现更大的问题。从目前来看，大部分办公室的服务质量都非常低，仅仅停留在接电话、传文件、写材料的基础上，工作也处于被动的状态。这在一定程度上影响了办公室工作的有效开展。

（三）人员的素质发生改变

因为经济水平在提高，社会也在不断的进步，如果办公室人员的素质没有得到提高，那么就不能适应社会竞争的要求。人才是促进机构发展的第一要素，很多单位都没有意识到这个重要的问题，所以没有对办公室工作人员进行培训，致使工作人员的业务素质很低，不能够处理好办公室事务，同时还使得单位的正常工不能合理的运转。

三、新形势下办公室管理的创新

（一）树立以人为本的意识

在新的时期，国家提出了构建和谐社会的决定，同时为了构建和谐办公室，单位也必须树立以人为本的意识。要构建和谐办公室，就必须达到工作人员之间和谐相处、部门和部门之间相互协调、工作人员和单位之间相互依存的目标。机构和单位应该不断的探索，采取合理的措施来调动工作人员的积极性，使工作人员发挥出自身的潜能，主动的承担自己的责任和义务。另外，管理者还要做到处处为工作人员着想，让工作人员明白自己的利益和单位的发展是紧密相连的，这样才能构建和谐办公室。

（二）树立创新意识

创新对于单位的发展来说非常重要，因为它是单位发展的动力。所以管理人员必须树立创新意识，使办公室的管理工作具有创新性和可行性，而且能够被工作人员所接受。除了要在原有的工作模式和运行机制上进行创新以外，还要勇于探索，用创造性思维来对工作进行谋划，构建一个完整而合理的办公室管理模式，这样才有利于单位的发展。

（三）建立完善的管理制度

管理人员要建立一套完善而合理的办公室管理方法，将每一项工作进行严格的规范。使工作人员严格的按照规范来操作，做到以制度管理，按制度办事。另外还要将责任落实到工作人员头上，使他们明确自身的职责范围。同时还要让工作人员明白，办公室无小事，每一项细小而繁杂的工作都关系到办公室整体功能的发挥，同时也和机构及单位的发展密切相关。

（四）加强对工作人员的培训

只有加强了对工作人员的培训，提高了他们的整体素质，才能够促进办公室事务的合理进行。因此，机构和单位必须积极的鼓励工作人员参加各类培训，为他们提供学习和培训的机会，比如每年都创造一个能够让办公室人员外出学习的机会。在培训的时候还要对其进行考核，让所有人员的考核结果和薪资、晋升、奖金等挂钩。这样才能使他们的素质和技能得到提高，更好为单位服务。

四、总结与体会

单位和机构要想提高工作的效率，并且取得一定的经济效益，就必须积极的对办公室管理工作进行探索，合理的推进办公室的管理工作。只有这样才能真正的搞好单位的办公室管理工作，并且为单位和机构的发展奠定坚实的基础。

[1]农素兰.以地方党政办公室管理模式为鉴浅谈高校党政办公室管理创新[J].环球市场信息导报(理论),2011,(5):10-11.

[2]亓爱收.适应内涵发展要求,推进高校办公室管理创新[J].菏泽学院学报,2009,31(1):141-142.

[3]张旺.浅谈新形势下独立学院系办公室的管理工作[J].时代报告:学术版,2013,(03X):158-158.