微时代下高校办公室工作的若干思考

文/武汉大学校长办公室综合室 房海鹏

一、微时代的全面到来

（一）微时代的内涵

微时代即以微博等工具作为传播媒介代表，以篇幅短小、内容精炼作为文化传播特征的时代，微博是微时代的主要表现形式。2013年7月中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的《第32次中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2013年6月底，我国网民规模达到5.91亿，互联网普及率为44.1%。其中手机网民更是高达4.64亿。通过智能手机进行微博访问的用户已经达到了2.30亿，手机微博在手机网民中的使用率为49.5%。如此庞大的微博用户通过电脑或手机等方式登录并以百余字左右传播交流信息乃至进行情感沟通，这不仅仅是互联网的新形态，也是媒体传播的新格局。

（二）微时代的特点

其一，微时代中信息的传播具有瞬时性，信息传播速度更快、传播的内容更具冲击力和震撼力，信息量更大。其二，微时代中人人都是自媒体，都可以通过微博等工具传递信息乃至个人情感并可能成为社会舆情的焦点。其三，信息的接收方又可以通过转发等方式成为信息的发布者，主客体身份具有较强的交互性、统一性。其四，因信息的裂变循环式传播带来的信息垃圾和信息过剩大量增长，信息的虚假性增大。

二、微时代下高校办公室工作面临的挑战

（一）高校办公室的工作特点

高校办公室是服务学校领导、传达贯彻学校领导决定、综合协调、公文管理、对外联络的中枢机构，具有承上启下的作用，更是学校对外展示整体形象的重要窗口。办公室工作质量的优劣、效率的高低，关系到学校建设的兴衰成败，也关系到学校办学理念的彰显。相比于其他单位办公室，高校办公室具有以下鲜明特点：

其一，协调的综合性。高校办公室承担了大量的综合协调工作。围绕学校的教学、科研两个中心，办公室需要协调的不仅仅是校内的各种资源，更多的是来自外部的信息。如政府、上级教育主管部门、兄弟单位以及广大对学校发展予以密切关注的社会团体、公众等等。

其二，服务对象的多群体性。高校办公室工作既要服务好学校领导，贯彻执行好学校各项规定，又要做好教职员工工作；既要做好教师教学科研的辅助，又要与学生充分交流、沟通。这种多群体性要求高校办公室人员要科学、系统、艺术的处理事务。

其三，服务对象的文化水平较高，对新事物接受较快。由于高校是传播新知识、研究新技术的重要场所，高校办公室所服务的教师、学生均具有较强的新信息敏感性，对新事物的思辨能力、接受能力较强，普遍具备较高的文化水平。

（二）高校办公室工作面临的挑战

微时代的到来使得高校办公室工作面临新的挑战，首先，整个教育环境将更加复杂难控，网络环境既是一个有序的社会，也是一个无序的社会。就硬环境而言，网络社会具有有序性，但对于软件环境以及诸多网络信息、网络行为而言，网络环境却具有极大的无序性，教育环境风险增大。

其次，微时代中信息量呈现爆发式增长带来的虚假信息干扰，给办公室本来就繁重的协调工作带来更多问题，且问题的突发性、快速传播性、无序性增强。同时，由于微时代中自媒体的普遍存在，对办公室工作人员综合素质提出了更高的要求。

三、微时代下高校办公室工作创新途径

（一）更广范围的推进办公室信息化建设

微时代中信息量几何级数般的增长，在当前高校办公室普遍由从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变的过程中，应更广范围的加强信息化建设，善于从纷繁复杂的信息中及时发现有用资源并进行整合，为领导班子提供参考，协助领导抓大事，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团，积极关注热点话题，主动协调对外发布学校信息、突出事迹、优秀典范等等，利用微媒介快速的传播高校正能量。

（二）更深层次的优化业务流程

办公室作为学校的综合办事与服务机构,在承上启下、协调内外的过程中，事务性工作占用了较多时间，微时代中网络的普及和新媒体的激增，为办公室更深层次的优化业务流程、减少办事手续、提高办事效率提供了可能。

（三）更大力度的提高办公室人员整体素质

办公室工作人员素质的高低和对业务的熟练程度直接影响了各项工作的开展和最终的处理结果。微时代的到来对办公室人员提出了新的要求，这就需要在平时的事务性工作之外，加强单位培训，号召办公室人员主动学习新的交流方式与交流工具的运用。强化人人都是媒体中心的意识，日常工作中注意语言和行为的的组织、提炼，增强艺术性。

[1]中国互联网络信息中心.第32次中国互联网络发展状况统计报告[R],2013.07.

[2]王瑾.浅谈新时期高校办公室工作创新思路[J].学理论,2010.31.

[3]孙大志.构建高校思想政治教育网络新载体的思考[J].吉林省教育学院学报,2011.02.

[4]唐秀卓.高校办公室工作职能的思考[J].科教文汇,2012.06.

[5]沈雪明.提高工作效率,提升管理服务能力——浅谈如何提高综合办公室的工作效率[J].办公室业务,2013,11.