高校二级学院办公室工作质量提高的对策探析

文/华南农业大学动科学院 叶可可

高校二级学院办公室工作质量提高的对策探析

文/华南农业大学动科学院 叶可可

办公室工作是高校二级学院行政、教学和科研工作顺利开展的重要保证。本文分析了新时期影响二级学院办公室质量提高的各种因素，并有针对性地提出了进一步提高学院办公室工作质量的对策和建议。

二级学院；办公室；工作质量

一、提高学院办公室工作质量的重要性

高校二级学院办公室是二级学院行政、教学和科研工作顺利开展的重要机构。作为学院的综合办事机构，办公室在学院整体运转过程中，发挥着承上启下、协调左右的重要作用，肩负着组织、协调、服务、参谋、督办、信息传递等基本职能。随着近年来扩大招生工作的稳步推进，学院办公室也在适应发展的需要，尝试进行各种不同程度、不同方式的变革。尤其在以信息获取为特征和任务的新时期，信息化正在影响和改变着师生的生活、学习和工作方式。如果无法及时适应时代的需要和变化，则会令办公室工作难以做到与时俱进、根据形势齐头并进，相应地提高工作质量，进而最终影响学院的行政、教学和科研工作。因此，在新时期必须更加清楚地认识到办公室工作的重要性，要树立与时俱进的时代意识，要善于抓住信息加快这一契机，不断适应社会发展变化，摒弃某些陈旧过时的管理观念，积极探讨如何进一步提高办公室工作的质量，使学院教学科研工作正常运转，为领导和广大师生工作提供较高水平的服务质量。

二、制约学院办公室质量提高的因素

（一）信息化令应对的任务名目更加繁多，工作量和强度有形加大

首先，许多高校的行政机构主要按照政府机关的模式进行建制，甚至一些高校所设机构在行政分工中有增无减，行政部门加上党委部门，数量相当可观。学院办公室不但要做好学校校办、行政机关部处、和党办及党委部门下达的工作任务，还要做好本学院领导下达的各项任务和日常业务。其次，随着电子信息系统的引入，办公室从设备到软件，再到管理模式和上级部门的工作也逐渐向信息化过渡。而这种过渡并没有取代传统工作模式，而是在此基础上平行叠加任务，这就使得工作量有形加大。再次，学院办公室作为学院对外的窗口，还将面临着由于扩招以及体制改革而逐渐增多的各种校内外来访、接待和应酬等工作。工作量和强度的提高，容易致使工作效率和质量形成向下波动的趋势。

（二）对办公室人员的协调能力提出更高的要求

办公室是一个较为敏感和微妙的工作位置，处在学院领导、教师以及学生之间的位置。由于面向的各个服务对象属性不同且各自的立足点不同，他们对一些问题的认识和处理可能存在分歧，容易产生不同的意见和看法。尤其在信息时期，由于工作应对的对象更加复杂化和多元化，各种不同的意见，甚至各方的利益表达也可能比以前更加明显和重要。这对办公室人员提出了更高的应对和协调能力要求，需要在协调、沟通上掌握具备较丰富的经验和较高的能力。

（三）老旧的管理方式在新时期将面临更大挑战

随着计算机网络技术的广泛应用，一些传统的管理观念、手段和方式在新时期将会面临更大的挑战，如不及时调整，可能将落后于时代发展的需要和现代化的管理需要。过去一些管理方式的不足之处在于过分拘泥于形式，难以充分利用现代信息、网络和通信技术，超越时间、空间与部门分隔的限制将行政管理和服务加以整合，形成效率提高不明显的局面。

（四）办公室队伍结构仍需进一步优化

目前许多高校二级学院对办公室管理工作尚缺乏正确的认识，普遍把办公室工作当作一般事务性工作。不少办公室人员较少接受管理学、教育学、心理学方面的专门学习和培训，其现代管理岗位知识有所欠缺。另一方面，在学校的人才培养规划中，对办公室人员的培养、进修和提高都缺乏有力的政策支持，学院管理人员较难得到有效的进修和提高的机会，导致办公室人员知识结构单一。在讲究人性化的社会发展时期，具备管理学、教育学、心理学等更加多元的知识结构是大势所趋和未来工作需要。再者，随着招生规模的大幅度增加，学院办公室人员编制严重缺乏。早在八十年代末，学校在校生只有几千人的时候，办公室人员的编制一般有3人，现在有些高校在校生已经有4万—5万人，但是学院办公室成员基本在4—5人，工作负荷远远超过八十年代末，九十年代初。急需增补人员，调整结构。

三、提高学院办公室质量的对策建议

（一）不断提高敬业意识与责任意识

办公室工作不仅量大事杂，而且忙碌辛苦，特别是信息化令办公室必须应对的任务名目更加繁多。在工作量加大的情况下，办公室人员更加要坚持以身作则，以强烈的事业心和高度的责任感，恪尽职守、不辞辛苦、不计得失，认真负责地完成各项工作和任务。同时，还应该主动认真钻研业务，真正地体现出爱岗敬业、乐于奉献的职业精神。只有稳固地树立敬业意识与责任意识，才能拥有良好、积极的心态应对各项日益繁重的工作，才能以最好的服务态度为学院、领导和广大师生奉献更优质的服务和更高的办公室工作质量。

（二）积极做好领导的参谋和助手工作

办公室作为上级领导的重要参谋和助手，担负着重大责任。办公室人员必须树立对上级负责的强烈责任意识。对上级要服从，不折不扣地完成交办的任务，对于办公室业务范围内的，或是领导交办的事情，都要尽心尽责、责无旁贷地完成好，不断提高相关业务能力和责任意识。对于自己业务范围外却事关学校、事关领导的其他事情，也要以积极的态度认真对待，并积极反映给相关方面或协助解决。要当好领导的参谋和助手，需要注意以下几点：第一，注意把握时事动态，加强理论学习。只有掌握一定的时事、政策、方针，加强理论知识的学习，特别是准确把握有关教育发展改革的大政方针，熟悉与学校教育、教学等各项工作有关的政策法规，树立科学发展和改革创新的新观念，才能从奉命办事向参谋智囊转化，为领导开展工作提供较为全面、系统、周密的建议。第二，需要身体力行，深入实际调查研究。要利用面向师生和社会收集各类信息与数据的优势，积极听取各方意见，捕捉有价值的材料，做好数据分析工作，为领导决策提供准确可靠的资料或可行性方案。第三，要从大局出发，以事业为重。把“做好参谋，当好助手”作为己任，协助领导做好对工作方案的实施和督查工作，及时将有关信息反馈给领导和上级部门，保证决策工作的科学性和实施方案的可行性。

（三）努力做好协调与组织工作，尤其是群众层面的工作

除了对上级领导负责，办公室同时承担着对师生服务的工作和义务。日常工作应该注意走群众路线，树立群众观点，提高对师生工作的服务质量。师生的满意度很大程度决定了办公室工作质量评价的高低，因此需要谨小慎微地处理好师生工作。随着各种改革的不断深入，各方的利益日益多元化，办公室面对来自各方面的矛盾越来越多，需要协调的关系也越来越复杂，办公室人员要注意做好师生的工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作。这就要求做到：对内组织协调各部门和各方面群体的利益关系，保证工作的正常运转和有条不紊地开展，营造良好的内部氛围；对外则注意多方沟通，争取更多部处资源的支持，为学院的改革和持续发展创造良好的外部环境。协调工作中需注意主次分明，明确重点，围绕领导、师生关注的热点和难点问题，加强管理过程中各个环节的配合，消除不和谐现象，以做好协调和师生层面的工作。

（四）与时俱进，积极探索网络化管理手段

高等教育事业正处于蓬勃的发展阶段，在各学院办学规模日益扩大的形势下，传统的行政办公模式可能将逐渐不适应现代办公室的需求。从长远的眼光看，积极主动探索新时期下新的管理观念和手段成为高校发展的内在要求和必然趋势。另外，在信息时代背景下，实现网络化管理才能更好地实现信息资源共享、增强科学决策，提高学院的管理水平和工作效率。因此，紧跟时代步伐，积极探索网络化管理手段，抢占管理制高点显得尤为重要。

（五）努力打造专业化、结构合理的行政管理队伍

如果没有优质的办公室管理队伍加以组织和管理，即使有优秀的教师和科研人员，也难以造就出高水平的人才和成果。办公室人员自身的素质不仅直接影响管理的效率和服务的质量，更是影响着学院教学科研事业的健康发展。新时期要求办公室人员必须拥有丰富的管理理论知识，树立现代化的管理理念，掌握现代化管理技术，运用先进的管理手段，才能提供优质的服务和高效率的管理。因此建设一支精干的、知识化的、专业化的高素质管理队伍至关重要。学校、学院应该重视现有办公室人员的知识化、专业化培训，提供各种学习的机会，以提高他们自身综合素质。在条件许可的情况下，配备有现代信息技术专业背景的年青应届毕业生充实和强化学院办公室管理队伍。

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