办公室如何通过电子系统手段提升决策督办效果

文/广发银行总行办公室督办处 曾艳

办公室如何通过电子系统手段提升决策督办效果

文/广发银行总行办公室督办处 曾艳

办公室要充分发挥参谋助手作用，提升组织执行力，更好服务本部领导，其中很重要的一项工作是督办督导。在现代化的办公环境中，如何通过建立电子督办系统，解决督办工作“四难”？本文结合实践，介绍了设计、开发、设置和使用电子督办系统的主要思路和要点。

决策跟踪；电子督办系统；OA

商业银行前中后台职责互相制衡，相互交叉，单笔业务的处理往往涉及前台营销运营、中台系统风险和后台各类支撑职能的共同协作。办公室作为服务领导的中枢职能，要发挥参谋助手作用，提升执行力，督办跟踪决策职能不可或缺。

督办工作要干出实效，有“四难”：“信息量大，沟通难”；“头绪众多，协调难”；“办结与否，判定难”；“职责不清，问责难”。为切实发挥督办职能，解决“四难”，改变督办职能督而不结，缺乏实效的状况，在经过详细调研并结合本单位实际探索，我单位通过现代化的电子系统手段提升决策督办效果，取得良好的效果。以下结合我行在2013年的工作实践，介绍电子督办系统设计、开发、设置和使用的主要思路和要点。

一、督办电子化的设计方案

通过对调研和部内讨论，督办电子系统有针对性地抓五大核心功能设计：

（一）“信息平台”的设计

设计的核心是为领导和所有项目参与提供一个“高度关注“的信息平台，与督办项目办理过程信息实时共享，所有参与人随时登录随时查看。通过这么一个平台，能很好解决了各承办单位信息不透明，重复收集信息导致效率低下的问题。例如，在领导批示“三个月内完成某业务系统的优化工作”，这个项目就会列在督办事项的条目内，督办人通过系统发布督办信息，落实部门定期上挂进度，领导随时可以点击条目，查看项目进度，督办人和落实部门实时维护平台信息，更好服务领导决策。

（二）“高层意见标版”的设计

中、高层管理层直接介入指导决策，经办人员直接获取指引；解决层层请示效率低下的问题。系统设置了领导一键批示意见框，便利领导快速批示，项目参与人遇到的需要协调的问题也可以挂在项目首页，领导可以指示解决。

（三）“网上论坛”的设计

由各业务线领导指定项目责任人，落实“首问负责”，通过督办表单将来自不同业务线的“责任人”串起来，充分调动不同条线“责任人”的积极性和主观能动性，协商解决具体问题，落实决策。采取“邀请讨论和限时答复”的机制，方便快捷；对延滞回复或不及时阅读回复信息，系统自动发出催办提示，及时处理、积极反馈的在年终统计鼓励，有利于解决经办人与经办人之间互不交流，推诿和隔岸观火的效率低下的问题，激发“责任人”积极性和主观能动性。对同一问题的处理，态度的积极度很大程度决定了问题能否及时解决。

（四）“办理计时”限时回复的设计

对延滞的项目由系统自动分颜色标示项目状态，多项目管理能一目了然；解决拖沓不尽责的效率低下。为避免多方协商不下导致“停滞”状态，系统提供“提交督办协调”功能，使督办和高层领导能及时介入协调仲裁。

（五）“自动统计，报表生成“的设计

统计和报表的目的是“问责”。系统自动统计“延时反馈”、“停滞”、“催办”“协调”等事项，客观而有条理地反映了督办的工作记录和承办部门的延时信息，系统自动统计归档完整、清晰，易于评价考核；解决无问责的效率低下。

综上，项目参与人（包括高层管理者）组成的临时业务小队可自由协商，跳脱冗余环节，实现督办人项目管理评估有据可循，标准清晰，项目参与人信息透明，进程透明和互相监督的效果，实践效果明显。

二、电子督办系统的开发管理

1.要注重与开发人员的沟通，互相理解。因为办公室工作人员和开发人员来自完全不同的背景，信息技术开发人员对办公室业务并不了解，因此需要更多使用视觉化的讲解工具，如画图、PPT等，设计人员要思路清晰，确保开发人员理解。

2.要建立开发人员反馈机制。要求开发人员在系统访谈当天或次日拿出纪要，办公室设计人员当日审核，双方确认，避免研究的时候清楚，开发的时候糊涂的情况。

3.过程控制，从选公司、到开发过程要时时跟进，绝不能当甩手掌柜。

三、电子督办系统的设置

电子督办系统的设置对用户接受程度影响很大，要结合自身单位原有的系统情况进行决策。

1.决策与现有办公系统的嵌入或独立关系。嵌入式的优点是使用的用户较广，有成型的标准模式，推广难度就小，缺点是要有现有办公系统的源码和支持团队的配合。独立的督办系统更容易增加功能，推广应用的工作要加强。

2.在实践中不断优化对领导、秘书、主要承办人的的用户设置，使到用户体验越来越好。例如行领导的待办事项设置，提示邮件设置等，要根据本单位的实际情况加以选择，务求让领导用得满意，用得舒心，提升对办公室工作的满意度。

四、电子督办系统的使用要点

从我行应用的情况看来，电子督办系统的上线得到领导和使用者的肯定，最重要的是督办工作公开透明，而且取得实效。在使用中，要注意以下几点：

1.分层次推广，对领导要现场演示，对基层要发布好清晰的制度和演示材料，配合海报和电子邮件宣传图册效果会更好。

2.赏罚分明，对督办系统的结果要有跟踪措施，评价结果要通报表扬或批评。

3.注意用户管理，督办事项涉及本单位重要决策，对登陆用户做到有记录，有流水。

五、总结

要建成具有实效的电子督办系统，并非易事，高层领导的支持和办公室成员的能力缺一不可，涉及方方面面的工作。但作为办公室，要关注领导指示落实的效果，加强协调工作，创新工作方式，通过电子督办系统及配套的规章制度可以取得明显效果。

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2013,1.