政务信息管理研究初探

文/汪微涛 卢晓勃 赵佺

一、政务信息综述

(一)概念。政务信息是随着现代化管理的发展而产生的，是办公室系统的一项重要工作。政务信息概念的提出始于1986年，河北、湖北、辽宁三省政府办公厅在武汉开会，筹备组建省际政府办公厅横向信息网络时，经过商定，明确提出了这一概念。直到1995年国务院办公厅下发《政务信息工作暂行办法》，政务信息工作才逐渐得到规范化、制度化研究。根据学界研究，政务信息有广义和狭义之分，广义的政务信息是指一切与政务活动有关的各种信息、情报、资料、数据的统称。狭义的政务信息是指经过专门加工筛选，以为领导科学决策服务为主要目的，具有专报性质的情况反映和数据资料。本文中的研究对象为狭义的政务信息。

（二）特性。作为信息的一种，政务信息具有所有信息共有的特征，但从根本上说是为领导科学决策和科学管理服务的，所以表现出不同于其他信息的特点：一是政治性。政务信息主要是为行政领导了解情况、进行决策和指导工作服务，有着明确的政治目的。同时，由于其服务对象的限制，政务信息的公开范围也就比其他类型的信息更具封闭性；而新闻通讯稿件等面对的是社会大众和所有读者，不论年龄、性别、职业等，具有很强的开放性、宏观性。因此，政务信息要更加关注关乎全局及当今领导最关心、最迫切需要了解的大问题。新闻稿件等信息的选材不论巨细，只要是新近发生的新奇的事实，都可以成为新闻写作的题材。因此，政务信息在选材范围上是不同于其他信息的。二是权威性。政务信息一般都要经过各部门逐级审查检验过，才能完成上报工作的，因此具有较强的真实性、可靠性和指导性，是具有导向性的“官方消息”。也正是由于这一特性，政务信息的写作形式相对固定，标题直接揭示文章主旨，信息主体开门见山，语言风格准确、平实；新闻稿件等则常用抒情、描写等方式，标题讲究文学性，多采用倒金字塔式结构：导语-主体-结尾，语言要求生动、活泼，常使用拟人、比喻、双关、借代等修辞手法。此外，政务信息还具有机密性、时效性等特性。

（三）作用。作为政府及企事业单位办公室系统的重要工作之一，政务信息工作为领导工作决策提供第一手材料，便于领导及时掌握工作进度、科研生产及管理态势、社情民意等多方面宝贵信息。随着现代化企业管理模式的深入，作为政府及企事业单位的领导者对政务信息的依赖程度越来越高，需求也越来越迫切。政务信息已经成为领导耳朵和眼睛的延伸，能够起到下情上达、上情下传，宣传工作、展示自我，争取上级领导支持、推动难点问题解决，展现单位面貌、树立单位形象等重要作用。

二、政务信息管理工作中存在的问题及分析

通过调研部分企事业单位，从整体上发现各单位领导重视政务信息工作，组织机构完善，建有相关管理制度，但在工作的日常管理上却存在着以下几个方面的问题。

（一）信息意识淡薄。一是有些领导认识不够。对政务信息工作重要性的认识尚未达到令人满意的程度，不同程度地存在着认识不清、理解不透甚至误解的现象。许多部门领导认识不到政务信息的特殊价值，认识不到政务信息对工作决策、拓展视野、拓宽思路、把握全局、下情上达和上情下传的重要作用，因而对政务信息工作不够重视、懒得研究、不加理睬。此外，有些领导和具体工作人员对政务信息服务对象、功用、选材等方面具备的特殊属性认识不清，经常与新闻稿件混淆。二是捕捉信息的意识差。信息充斥在我们的周围，但如何发现信息、捕捉信息经常是政务信息工作者需要研究的问题。只要不断培养我们的信息意识，不断发现，善于捕捉，在我们的身边还是有很多能够形成政务信息的线索，譬如：上级重大决策部署和重要会议精神的落实情况、科研生产进展情况、经营管理情况、改革与发展、技术创新体系建设与研发、经济运行和财经管理、市场开发、国际国内合作及智力引进、风险防范及监督体系建设、党群、思想政治及企业文化建设、安全生产及后勤保障等等。

（二）信息质量不高。一是求量不求质。与认识不足、对政务信息工作重视不够相反，有的单位和部门对政务信息工作给与了重视，但工作又陷入另一个极端：政务信息报送十分频繁，数量很大，但绝大多数信息都是工作的罗列或者是大事记式的记述方式，其质量和政务信息本来要求的有很大距离。二是报喜不报忧。忧，即是问题类信息，旨在反映存在的困惑、矛盾等，此类信息在政务信息收集工作中具有十分重要的价值，但往往由于种种原因得不到上报，影响了上级领导对全局的把握和对一些重要问题的及时解决。三是挖掘不够深。在政务信息报送过程中，常常出现浅尝辄止、分析不透的问题，应当在做好日常信息编辑、报送工作的同时，采取定期综合的方式进行加工处理，力求通过综合分析，使报送的政务信息化零为整、化浅为深，达到多侧面反映事物整体、多层次揭示事物内在联系的效果，从而提升政务信息的质量。

（三）报送渠道不畅。一是人员不均衡。在办公室系统中，政务信息机构和工作人员成倒金字塔式结构，即越是上级单位，越是配备专门的信息人员和足够的经费，而越是到基层单位，人员和经费等资源就越显得捉襟见肘。人员、经费等资源的不均衡，在一定程度上影响着政务信息良好报送渠道的形成。二是报送不及时。在政务信息日常管理工作中，经常出现本来很有价值的信息由于报送不及时只能割爱的现象。所以，在严格报送审查程序的同时，政务信息的时效性必须加强。

（四）机制不够健全。一是奖惩制度不到位。微薄的稿酬激励和单纯的宣传号召并不能达到良好的效果，大量有价值的信息得不到搜集上报，政务信息工作管理人员常常遇到“无米之炊”的尴尬。二是专业培训不充分。根据调研情况看，各单位政务信息员队伍人员层次参差不齐，整体上看，基层信息员是由部门秘书或相应岗位人员担任，对政务信息的理解程度、处理信息的能力、驾驭语言和文字的功底都有很大的提升空间。相对宣传部门对新闻通讯员队伍的培训来讲，政务信息员队伍的专业培训显得少之又少，或者将政务信息员培训和新闻通讯员培训混为一谈，甚至没有专业培训。

三、做好政务信息管理工作拟采取的措施和途径

基于以上对目前办公室政务信息工作存在的诸多问题的分析，本文拟提出以下做好政务信息管理工作的措施和途径，简称“四个一”：

（一）树立一个思想。树立起“围绕中心、服务大局”的思想尤为重要，只有牢固树立这样的思想，关注的角度、思考的范围才会得到拓展，研究的深度、论述的水平才会得到提升，才会采写出更有针对性、综合性，符合领导阅读需求的信息。一是深化认识。要充分认识到政务信息对领导科学决策所发挥的作用，如何及时、准确、高效地反映本单位的热点工作和重大发展问题，利用高质量信息的力量影响外部资源，为单位改革发展创造良好环境；要充分认识到政务信息传递的表达方式对于信息价值的影响，力争使非本专业的上级领导能够及时了解本单位的重点工作开展情况；要充分认识到政务信息并非就事论事、罗列事实，信息报送并非仅就本单位、本部门的小范围着眼，而要能够从更高的角度和更广的领域入手。二是深入挖掘。政务信息是反映工作深度化和外延化的重要手段，应着力加强政务信息的深度开发。在做好日常信息编辑、报送工作的同时，注意对各部门报送的信息采取定期综合、专题综合等方式进行加工处理，提高信息的综合性；深入基层部门了解科研生产中存在的新情况、新问题，及时掌握第一手资料，提高信息的调研性；分析研究上级单位的重要决定、工作部署，准确把握工作中心。及时分析领导讲话、报告和指示，了解领导关心的工作和问题，提高信息的针对性。

（二）锻炼一支队伍。以办公室为政务信息归口管理部门，各处室选拔青年骨干担任兼职政务信息员、政务信息联络员，努力形成兼职政务信息员重点撰写，联络员专人监督并汇总，全体员工都可以参与的良好范围。一是强化信息报送流程。严格逐级审查的程序是政务信息管理工作中必须强化的一个环节。各部门人员，尤其是政务信息员应当及时将信息报送至本部门信息联络员，经联络员初步汇总后必须经过部门领导审核、签发。二是提高报送的时效。政务信息讲究效用，效用大小一般和实现成反比，用时越短，信息效用越大；反之，用时越长，效用越小，超过一定时限，信息的效用可能为零，甚至会起到反作用。因此加强报送的时效性十分重要。三是加强政务信息采编能力、写作能力培训。将培训作为常态机制来抓。提升全员特别是政务信息员的综合分析及文字表达能力，使反映的情况和问题具有一定的深度，透过事物的表象，揭示事物的本质和深层次问题，努力做到有情况、有分析、有预测、有建议，既有定性分析，又有定量分析。

（三）固化一本刊物。政务信息以每周工作动态为载体，在保证工作信息及时性的同时，狠下功夫，严格把关，提高政务信息质量。此外，积极发动业务人员采集专题信息、综合信息素材，围绕中心业务反映部门重要工作进展情况、重大决策部署及贯彻落实情况、对本单位整体发展以及某方面工作或某个问题进行汇总、整理、分析后形成信息。

（四）形成一个机制。应树立起“大信息”的概念，将政务信息工作延伸、渗透到调研、督办、信访等各项业务工作中，形成工作合力，采集、挖掘、开发政务信息资源，努力形成“人人关注政务信息，人人都写政务信息，项项工作出信息，人人都是信息员”的工作局面和良好氛围。

为此，要逐步完善奖励制度，对政务信息报送过程中有突出表现的政务信息员和报送员进行奖励。建立政务信息报送及采纳通报制度，营造“人人争先”的氛围，同时，将政务信息报送情况纳入部门业绩考核，考虑部门人员组成、业务差别等因素，区别部门月度报送篇数，强化考核力度。