新时期医院人事档案管理工作的改进措施

文/山东省德州市人民医院 常德海

纵观我国各地医院，普遍存在着人事档案管理工作不到位的情况，很多医院对人事档案管理不够重视且管理手段比较落后，造成很多档案原件的永久性损毁。随着计算机和信息技术的不断发展，一些医院开始将先进的信息化手段引入到人事档案管理工作中，极大地提高了工作效率和工作精度，这非常值得在我国其他医院进行推广和应用。基于此，本文笔者结合多年工作经验，就医院人事档案管理工作存在的问题及相应的改进措施进行探讨。

一、医院人事档案管理工作的现状

虽然人事档案管理工作对于提高医院的人力资源管理水平至关重要，但是目前很多医院人事档案管理工作比较混乱，没有形成完善的管理制度和标准，造成医院无法对员工综合素质进行全面的掌握和客观的评价。具体说来：

（一）医院管理层和员工的人事档案意识不强

一方面，医院管理层将主要精力和资金都用在提高服务水平、购置医疗设备等方面，对人事档案管理工作不够重视。由于人事档案管理是一项默默无闻且保密性较强的工作，因此很多医院领导错误地将其理解为材料的简单收集和传递，认为人事档案管理不能为医院创造直接的经济效益，因此没有将其列入工作议程，致使人事档案管理长期处于维持现状和被动应付的状况。

另一方面，医院员工对人事档案管理缺乏应有的认识，很多员工都认为人事档案主要是记录员工的个人隐私和思想政治情况，是便于医院领导掌握员工的个人情况。由于医院人事档案一般不对外，员工是不能查阅个人档案的，因此医院员工多数忽视人事档案的重要性。例如，一些员工在填写反映自己某方面成绩的材料（如职业资格证书、学历）时，没有及时将相关材料归档，从而影响了个人的待遇；一些员工贪图方便，在填写表格时出生日期阴阳历不分，从而造成表格内容前后不一致。这些行为不仅会降低医院员工档案的真实性和可利用性，也会给员工的升职和各类评审造成阻碍。

（二）医院人事档案管理手段和方式比较落后

近年来随着计算机技术的推广，很多医院人事档案管理工作开始步入信息时代，使用了医院人力资源管理系统。但目前医院人事档案管理的操作还只限于信息条目的管理，相关数据都需要工作人员手工录入，检索、分析和统计功能还比较薄弱，难以满足医院的实际需求。

此外，目前医院人事档案的管理主要以单位内部的组织和人事档案部门来进行封闭的管理，人事档案供组织或医院领导使用，一般不对外。此种封闭式管理造成医院人事档案管理的系统运行秩序不完善，医院人事档案管理信息化的采集比较被动，不能为医院的人事改革提供丰富材料。

（三）医院人事档案管理人员的工作量较大

现在很多医院只配置了一两名员工来专门负责人事档案的管理工作，而他们负责大量的常规性材料归档工作，还不加上新招员工的档案传递和档案核查等非常规性工作，因此工作量较大且工作时间较长。以常规性材料的归档为例，工作人员需要先核实材料内容的真实性，然后检查材料的纸张情况，根据需要进行纸张的裁剪、加纸裱糊和打孔工作，上述工作非常细琐，一旦工作人员整理不及时将导致员工利益受损。

此外，很多人事档案管理人员没有接受过专门的培训，在进行人事档案管理工作时，通常是按照经验来进行，难以及时发现人事档案中存在的问题，也不会通过学习来提高自身的综合素质，从而造成医院人事档案管理工作基础薄弱，处于医院的边缘地带。

二、新时期医院人事档案管理工作的改进措施

（一）实现医院人事档案管理的信息化

针对传统手工管理医院人事档案存在的问题，笔者认为利用计算机实现医院人事档案信息化管理势在必行。一般而言，医院人事档案管理信息系统的开发需要经过如下几个阶段：系统规划阶段，这个阶段要明确医院人事档案管理信息系统的开发目标、应用范围和服务对象，制定系统实现所需的各类资源计划；系统开发阶段，这个阶段要求医院通过合适的开发方式（如自主开发、外包、合作开发等），来开发出符合自己实际需求的系统；系统运维阶段，这个阶段医院要根据系统运行中出现的问题来进行解决；系统更新阶段，这个阶段医院要根据业务发展需要，对系统进行升级、优化和更新。

医院人事档案管理信息系统的功能通常包含以下部分：存入档案的管理、档案的查询情况、档案查询的申请、档案查询的审批、档案库存的管理、转出档案的管理、人事档案的利用。通过上述功能模块，医院人事档案管理信息系统可以用集中的数据库来确保人事档案信息的真实性、完整性和相容性，一旦组织、人事部门或医院领导想要查询某个员工的信息，只要按照要求输入查询条件，便可以很快地查阅所需信息并且进行打印。通过实施医院人事档案管理信息系统，可以有效降低人事档案管理人员的工作强度，提高人事档案管理的工作效率，将人事档案管理由传统的纸质载体拓宽到现代化的电子载体上。

（二）提高人事档案管理工作人员的综合素质

1.做好人事档案管理的基础工作。考虑到人事档案管理工作的重要性，医院在选派人事档案管理工作人员时要重点考察他们的责任心和政治素质，确保他们在繁琐的人事档案管理工作中保持高度责任心；医院要加大人事档案管理工作人员的数量，变兼职为专职，让工作人员将精力和时间都放在人事档案管理工作中；医院要加大相应的硬件投入，设置专门的人事档案库房，严格遵守人事档案管理“库房、整理室和办公室”分开的原则，确保人事档案材料从收集环节就进入到专门区域。

2.做好人事档案管理工作人员的培训工作。新时期医院人事档案管理工作向工作人员的综合素质提出了更高的要求，因此开展培训工作刻不容缓：一方面，工作人员要通过自学等方式加强相关知识的学习，并且对工作中遇到的问题和经验教训进行总结，努力使自己成为既懂计算机操作又懂人事档案管理的复合型人才。另一方面，医院要积极开展各种培训工作，对工作时间较长的老员工要重点培训医院人事档案管理信息系统的应用和最新人事档案管理措施，确保老员工能够不断更新人事档案管理知识和观念，跟上时代发展的步伐；对工作时间较短的新员工要重点培训基础业务操作及人事档案管理的基本要求，尤其要求新员工掌握材料的分类和借鉴方法，确保新员工能够尽快进入工作角色。

3.做好人事档案管理工作人员的待遇落实工作。医院人事档案管理工作人员的待遇在医院相对比较低，并且不能直接创造经济效益，因此要做好人事档案管理工作人员的待遇落实工作。医院要重视人事档案管理工作人员的劳动保护工作，为他们配备相应的用具和用品，确保他们在接触大量纸张（很多纸张比较陈旧）不会对健康造成危害；医院要对工作优异的人事档案管理工作人员进行物质和精神奖励，甚至可以提拔当中优秀者从事人事管理的其他工作。

（三）加强人事档案管理工作的宣传力度

医院要加强人事档案管理工作的宣传力度，提高医院管理层和全体工作人员的人事档案管理意识。医院可以通过讲座、展板、座谈等方式，让更多的工作人员了解人事档案的相关法规制度，提高全体工作人员的档案意识，指引工作人员准确、真实的填写相关人事材料。

此外，医院要强化领导和工作人员的档案意识：一方面，医院领导的档案意识要不断强化，将档案管理纳入到日常工作议程，并且将其作为医院的发展重要内容常抓不懈；另一方面，医院普通工作人员的档案意识要不断强化，让普通工作人员认识到档案与自身生活和工作的重要联系，积极配合医院各项人事材料的填写，并且严肃且认真的进行填写。

（四）加强人事档案的动态化管理

现代生活节奏很快，医院工作人员经常会发生档案变更的情况（如婚姻状况）。为了确保医院工作人员人事档案的真实性和新鲜性，医院要强化人事档案的动态化管理。当医院工作人员的婚姻、健康状况、家庭、学历等信息发生变化时，工作人员自身可以向医院人事部门申请档案信息的更正，经人事部门核实后更改并归档。在医院人事档案管理工作中，要定期对档案进行鉴定，对过期且没有保存价值的材料进行剔除，对新鲜且不完整的材料进行补充，从而确保其能够满足医院人力资源管理的要求。

三、讨论

从全文的分析可知，医院人事档案管理工作水平的高低，关系着医院人力资源的挖掘及医院的长期发展规划。现代快节奏的生活，使得医院工作人员的档案经常发生变动（如学历、婚姻和健康状况等），如果不重视人事档案管理工作，那么将给医院和医院工作人员带来无法估计的损失。

医院人事档案管理工作是一项系统的工程，不是一朝一夕可以完成的事情，这就要求医院从强化人事档案管理人员综合素质、进行动态化人事档案管理、构建医院人事档案管理信息系统和提高全体工作人员档案意识等角度出发，切实提高医院人事档案管理工作水平。

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