浅谈如何做好人事档案管理工作

文/广东省肇庆复退军人医院 钟雪柏

人事档案是指在人事管理活动中形成的，记述了个人在国家机构、社会组织中的活动情况包括个人学习历程、工作经历、家庭背景情况、品德才能业绩等方面，同时以个人为单位集中保存起来以备查证的资料，传统上存在文字、表格、照片、录音及其他等形式。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）档案法制意识薄弱限制了档案资料的收集

档案资料的收集是完成档案归档工作的基础工作，虽然档案工作制度已对档案的收集、整理、归档等进行了明确规定，但在执行过程中，由于部门与部门之间，部门与个人之间缺乏沟通，以至于个别部门或个人往往以资料自我保存方便查阅利用等理由，不主动或不按时移交应归档资料，导致资料归档不及时，档案资料的完整性也得不到有效保证。

（二）档案管理人员的综合素质有待提高

档案工作任务重、时间紧、要求高，而大多数档案人员在实际工作中身兼数职，忙于应付日常工作，无法将所有的精力都投入到人事档案工作中，疏于对档案管理工作深入调查研究和工作方式方法创新。甚至有部分档案管理人员从没有接受过系统、专业的档案知识培训，不具备档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等有关档案管理的专业知识和基本技能，以至于他们对人事档案资料的收集、整理、归档、装订等业务都不太了解，严重削弱了人事档案管理力量。

（三）档案管理设备设施滞后限制了档案工作的开展

受条件限制，部分单位未能按照档案管理的有关规定实行三室分开，设置专门的人事档案办公室、档案库房以及档案阅览室。档案人员办公、对外服务、技术加工、档案保管等日常工作只能在分管科室进行，限制了档案工作的开展，给档案的保密及日常管理等工作带来了一定的困难。

二、对目前人事档案管理工作的几点建议

（一）加强领导，健全制度

人事档案管理工作应实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全。一是进一步建立健全人事档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导；分管领导应高度重视人事档案管理工作，定期对档案管理工作进行指导、监督和检查，发现问题及时解决。二是严格按照档案管理的有关规定，结合本单位的工作实际，进一步完善《档案保管制度》《档案保密》《档案查借阅利用制度》《档案鉴定销毁制度》《档案统计制度》等各项规章制度。

（二）加大投入，完善设施

一是在硬件方面，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，并应当做好防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等安全设施。二是在软件方面，对档案进行数字化处理时，应当采取防泄密、防电子病毒等措施，确保档案的完整与安全。争取领导重视，加大资金投入，购置统一规范的档案管理软件，及时录入人事变更内容，不断充实档案信息库，完善档案信息。

（三）加强教育，提高素质

各级组织、人事部门要选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事人事档案管理工作。组织上要关心他们的工作、生活，落实管档人员待遇，充分发挥他们的积极性和创造性。对新接手档案员要进行岗前培训，并不定期组织档案人员参加档案业务部门举办的各类业务知识培训班，组织档案人员到先进单位、地区实地学习、交流经验和做法，让他们及时掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解档案管理的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

（四）把握重点，规范管理

在材料的归档及管理中，要严格把好“四关”：一是把好材料收集关，要将记载本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使人事档案能够反映其本人的基本面貌，确保材料的齐全完整。二是把好材料整理关，确保材料归档规范。整理的第一个环节是鉴别，具体来说，鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同的情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。三是把好材料保管关，根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管。人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置专用档案柜。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查。档案库房、阅览室和档案人员的办公室应做到三室分开。四是把好材料保密关，档案管理人员要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，不得泄露或擅自对外公布档案内容；严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案。

人事档案管理工作是一项政策性兼具系统性、科学性、专业性的工作，需要各级各部门的重视、支持和配合，这是人事档案管理工作更好的服务于单位和个人的重要前提。总之，只有提高对档案管理工作的认识，才能促进档案事业的发展，才能更好地为经济建设和社会服务。

[1]清泉.浅议人事档案管理工作的重要性及其发展现状[J].档案天地,2013,2.

[2]王莹.浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策[J].环球市场信息导报,2013,5,17.

[3]陈江.浅谈如何做好人事管理工作[BD/OL].新疆生产建设兵团第三师网站.