谈机关文书档案员如何管理档案

文/济宁市园林管理局 赵恩芳

随着我国经济的飞速发展以及社会主义现代化建设的不断完善，我国国家机关工作情况受到的关注度越来越高。文书档案一直以来都是机关工作的重要内容，记录着工作的具体事项，它在一定程度上体现着单位的发展历程，对具体工作做出了客观的记录。机关文书档案员工作的重点内容之一就是做好文书的管理工作，整理资料数据库，保证资料的正确保管。从本质上来说，做好档案管理工作有助于帮助机关掌握以往的工作动向，并以其为基础做好目前的工作，提升机关管理能力和服务水平，其对机关的发展具有非常巨大的意义。

一、机关文书档案管理的概述及其重要作用

机关文书档案是机关部门在长期的社会工作中形成的，对工作的文字、图表等记录，它具有长期历史性，是对机关重要事务的详细记载。档案的方式多种多样，而文书档案就是其中最为重要的一种，它能够准确反映机关的工作情况，对其进行研究和管理也具有非常重要的作用。

目前文书档案员在档案管理中要做的主要任务包括对文件材料的归档情况进行监督并予以指导；负责全部文书档案的管理工作，和资料整理等。因此，其工作具有全面性和科学性，属于基础服务项目，它能够直接影响机关部门工作的有效发挥，是机关单位职能履行的关键，在具体工作中具有不可忽视的作用。

二、机关文书档案管理工作存在的主要问题

第一，档案管理意识薄弱。文书档案是机关历史的反映，是工作内容的详实记录，对机关的未来发展建设具有非常重要的意义。但是，很多机关的领导和档案管理者都忽略了其重要性，将其片面的认为是管理员的事，阻碍了档案的管理。

第二，档案资料不健全。我国国家机关部门出现的时间较早，在历史的发展变迁中，其档案记录内容多且丰富繁杂，业务记载细化，很多文书档案已经成为了零散内容。这样一来，就给档案管理员的工作带来挑战，档案资料不够全面，具体工作的记录不符合实际，甚至出现了空白现象。经调查显示，某些机关的文书档案还出现了错记、乱记现象，影响了档案意义的凸显。

第三，现代化设施无法有效运用。随着社会科技的进步，计算机、互联网等设施已经普及到了各行各业，利用先进技术进行机关文书档案的管理也成为了大势所趋。但是，很多机关在具体工作中却没有将先进设施进行科学使用，不利于管理效率的提升。

三、机关文书档案员如何做好档案的管理工作

从以上内容中，我们已经清晰直观的看到了我国机关文书档案员在具体的档案管理工作中面临的主要问题。为了尽可能的改善这些弊端，做好档案的管理工作，相关机关一定要采取有效的对策对文书档案员的工作予以完善。

（一）做好机关文书档案的保存工作

众所周知，我国的机关文书档案类型、内容多样，档案繁杂，要真正做好其保存工作，主要要从三方面入手。

首先，确保文书档案的有序管理，提升管理的整体性。我国机关文书档案的形成时间相对久远，种类数量较多，在实施保存的过程中一定要将其按顺序进行排序管理，按时间顺序排列，并优化整体效果，分清主次，加强档案联系；其次，把握好档案管理的科学性和专业性。档案管理工作不是简单的资料管理，在工作实施过程中要借助现代化设施，将计算机等融入管理之中，并提升工作的科学性，做到高效管理；最后，明确档案的历史性、现实性和未来性。既要尊重档案的历史价值，又要保存其本来面目，并结合机关的发展趋势做好未来的管理，提升其管理效率。

（二）健全完善档案管理的制度体系

科学规范的制度规章，是保证机关文书档案管理工作顺利进行的基础。对此，相关机关单位要完善健全有效的档案管理制度体系，细化管理的具体内容、形式、工作方法等等，协调各部门做好管理工作，建立单独的档案管理部门，派专人进行管理。与此同时，还要加强监管，对档案管理行为进行监督，减少管理错误，提升其保存期限。

（三）提升机关文书档案的管理质量

想要有效提升机关文书档案员工作的有效性，做好档案的管理工作，就要保证其具有良好的工作质量。

第一，要提升机关职工的认识，明确文书档案管理与自身的关系，了解其重要意义；第二，做好档案记录、撰写等工作，确保档案资料的详实度；第三，积极引进现代化设备，将新兴技术运用到其中，提升管理效率。

四、结束语

总而言之，文书档案管理工作是机关工作的重点，档案是机关以往工作的记录，对其未来发展建设具有非常重要的意义。为了切实提升文书档案管理员工作的实效性，各机关要完善档案管理的主要方法，健全制度体系，并提升工作的有效性和科学性，为机关工作的发展奠定坚实的基础。

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