事业单位档案的信息化管理与改革方向

文/吉林省高速公路管理局通化管理分局 李衍秀 李宏

现代科学技术的飞速发展特别是信息技术的发展给社会各行业的发展创新带来了极大便利，事业单位的档案管理工作正是在这一背景下产生了对实现信息化的深刻要求。实现事业单位档案管理的信息化能够提高管理效率，促进事业单位办公效率的提高，从而为整体单位工作的运行提供保障。

当前，以“无纸化”办公为特征的现代办公室工作改革步伐不断加快，现代化的科技设备为档案管理工作提供了硬件保障。作为开展事业档案管理信息化管理改革的必要准备，认清我国事业单位档案管理工作的现状尤为重要。

长期以来我国的档案管理工作沿着传统的管理方式创造了很多成绩，然而纸质版的档案既不容易保存其信息量又极为有限，在管理过程中也较不方便，给档案整理、使用、更新、共享等带来不便，影响档案管理工作效率。实现档案管理的信息化有利于改善这些问题，能够促进档案使用效率的大幅提升。

一、信息化档案管理相比于传统档案管理的优势

（一）档案保存对环境要求较低

传统以纸质档案、人工录入为主要特征的档案管理工作由于纸张较薄，且在档案存储过程中容易受到包括温度、湿度、天气等在内的自然环境的影响而产生问题，从而给档案信息采集、档案管理等工作带来不便。然而电子版的事业单位档案在存储方面更加方便，只需要足够的电子磁盘就能够存储大量的档案数据，在存储过程中对自然环境等的要求较低，同时在信息录入过程中能够增大信息量，增强档案信息的准确性和全面性。由于电子档案所占空间极小，在管理过程中必然更加方便，同时由于其对环境依赖程度较低，也避免了一系列纸质档案管理可能出现的问题。因此，实现事业单位档案管理信息化从档案存储的环节上有着强烈的必要性和可行性。

（二）档案使用、查询过程更加便利

档案管理作为事业单位管理工作的重要组成部分，其管理效率和管理水平不仅在很大程度上直接反映事业单位管理工作开展水平，更能对事业单位的管理工作整体带来影响。在新时期如何更好地通过加强事业单位档案管理工作提高档案管理使用效率以为事业单位的其他管理工作提供坚实保障和信息支撑是档案管理工作改革的题中之义。传统的纸质档案在档案查询、档案使用等方面存在极大不便，纸质档案的老化、变薄变脆、使用不便、目录不清且查询、使用手续过于复杂等问题都在很大程度上影响档案的使用与查询。实现事业单位档案管理工作的信息化通过电子档案能够实现更加便捷有效的档案使用和档案查询，从而为其他管理工作提供信息支持。

二、事业单位档案管理信息化改革途径

事业单位档案信息化管理改革是一项系统性极强的工作，笔者看来，为了实现事业单位档案管理工作的信息化必须本着系统的原则从多个方面综合着手。

（一）加强事业单位档案管理信息化整体规划

事业单位的档案管理信息化改革是服务于事业单位经济发展基本战略的，因此在推动档案管理工作信息化改革的过程中必须要非常重视整体规划。通过加强对本单位实际情况的调查和科学论证，经过民主科学讨论制定符合本单位发展的切实可行的档案管理信息化发展方向和发展计划，从而推动档案管理工作的协调发展，促进事业单位整体管理工作的发展。在制定档案管理整体规划的过程中必须要重视规划的可行性、可扩展性、灵活性和实用性，真正实现通过规划推动整体管理工作前进的目的。

在加强规划的同时还要针对电子档案的特征建立一个行之有效的档案信息网站，以网页的形式为相关需要档案信息的人和单位提供信息服务，从而实现将互联网与档案管理相结合的效果。实现档案信息的网上查询、查找和电子档案、电子文件资料的归档、下载、浏览等需要在网站建设过程中十分重视网站操作系统的升级能力、再开发能力和更新能力，同时要选取更加专业化的标准设备，从而为档案管理工作提供有力的技术保证。

（二）加强事业单位档案管理信息化的技术保证

加强事业单位档案管理信息化的技术保证需要不断加快实现信息资源数字化发展。信息资源数字化是档案管理信息化的核心和关键，是通过电子档案的方式对档案原件进行有效保存和保护的重要手段。加强档案信息的电子化进程从而建立一个运行有效、系统完备、操作规范、查找便利的档案全文数据库和目录数据库，并根据实际情况将相关信息随时在档案网站上发布，以为人们提供便捷、优质的档案服务。

（三）加强事业单位档案管理信息化的人员保障

加强事业单位档案管理信息化的人员保障就是要通过加强对现有人员的技术培训提高其档案管理信息化技术，通过加强对新招入人员门槛的限制提高其基本素质。事业单位档案管理人员的素质直接影响档案管理工作的开展水平，在由纸质档案向电子档案的转变过程中加强档案管理人员队伍建设，提高其思想素质和专业水平能够为档案管理信息化提供有力的人员保障。

[1]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技信息,2008,10,(10):214-216.