信息化手段在医院文书档案管理中的应用

文/惠州市中心人民医院 朱诗聪

当前，信息化已经深入到社会经济发展的各个方面，文书档案也同样受到信息化的影响，医院文书档案管理部门必须高度重视信息化工作，并积极探讨如何发挥信息化作用，提高文书档案管理水平。

一、医院文书档案管理必须积极发挥信息化的作用

医院文书档案较多，不仅包括各种政策性文件，医院出台的各项制度，还包括会议记录、医院的计划与总结等，这些材料有些需要长期保存，有些只需要保存一段时间即可，有些需要常用，有些则难以用到，因此，必须充分利用信息化手段强化管理，提高管理效率。

（一）文书档案管理能力的提升需要发挥信息化手段的作用

1.档案文书总量规模不断扩大需要提升管理能力。随着时间的推移，医院档案文书总量不断增多，这种量的增加导致管理工作量大幅度的增加，单纯的人工管理效率不高、难度较大，利用信息化手段则可以实现高效、便捷的管理。

2.部分珍贵文书档案亟需利用信息化手段加强管理，传统模式下，文书档案必须由按照规定规范书写，这不仅加大了文书管理的难度，而且可能出现由于字迹不工整、纸质文档损毁等问题，特别是部分档案由于保管期限长，如果继续借阅则容易出现损害，这就需要通过档案电子化以加强保护。

3.在办公自动化等发展态势下，文书档案被分为电子档案与纸质档案两种，其中电子档案管理必须利用信息化工具。

（二）文书档案管理水平的提升需要发挥信息化手段的作用

首先，信息化有利于促进文书档案的标准化，在信息化条件下，各种文书档案模块被标准化并被广泛应用，从而提高了档案管理水平。其次，有利于促进文书档案的规范化，信息化模式下特别是开发了文书档案管理系统模式下，文书档案输入信息系统的内容如标题等都已规范化，从而便于管理。再次，有助于文书档案管理系统化，通过信息管理系统等工具，能够将所有的文书档案输入到系统中，从而达到全面性的目标。

二、信息化在医院文书管理中的应用途径

从医院文书档案管理的任务来看，其应用途径主要包括档案内容、档案管理、档案应用三个方面。

（一）文书档案内容信息化

文书档案内容的信息化主要包括两个方面的内容，首先，通过录入、扫描的方式将医院各种文书档案转变为WORD文档、PDF格式文档等进行保存。其次，通过拍摄、扫描等方式将文书档案变为图片、PDF等模式保存。当前，自动扫描仪等工具已经较为成熟，能够为文书档案电子化提供支持。

（二）文书档案管理的信息化

文书档案管理的信息化主要有两条途经，首先，利用硬盘、光碟等工具保存文书档案等资料，这种保管方式更不容易遭受破坏，通过设计修改、访问密码也能够保障文书档案信息安全。其次，开发文书档案信息管理系统进行管理，当前市场中已经有档案管理信息系统，医院可以根据发展需要，与软件供应商合作开发出适合于文书档案管理的软件模块。

（三）文书档案应用的信息化

首先，文书档案的查询，在信息化条件下，通过利用计算机或者软件管理系统中的搜索、查询工具能够便捷的查询文书档案的相关信息。其次，文书档案的统计，包括档案的进入、移出、保管、销毁和利用等的统计，如可以按照年份统计每一年度纳入存档的文书档案数量，再如按照发文的主体（党办、院办等部门）统计档案的数量。

三、发挥信息化手段作用提升医院文书档案管理水平的思考

信息化是文书档案管理的基本趋势，发挥信息化工具的作用，医院要科学规划制定文书档案信息化管理方案，加大投入积极开发信息化管理系统，明确岗位职责加强人才培养提高信息化管理水平。

（一）制定文书档案信息化管理方案

首先，要明确医院文书档案信息化管理的重大意义，通过对文书档案管理环境的分析，充分认识外部环境的重大变化，认识信息化对于加强和改进医院文书档案管理的重大意义。其次，要明确医院文书档案信息化的目标和原则。再次，要明确文书档案信息化的任务和途径。最后，要明确保障措施，即为达到信息化管理的目标，医院将采取哪些举措予以保障，以推动信息化落到实处。

（二）加大投入积极开发信息化管理系统

首先，要对医院文书档案信息化需求进行分析，即明确信息系统所需要具备的基本功能，此外还要具有加密或者授权访问功能，避免文书档案被篡改。其次，要加强与软件服务供应商的合作，医院要注重与软件供应商的互动，对开发出的系统进行有效的测试，包括系统容量、安全性、开放性等，特别是开放性即要能与办公自动化系统等系统进行数据交换，以提高系统的可用性。

（三）明确岗位职责加强人才培养提高信息化管理水平

首先，要从组织上对文书档案管理信息化进行明确，医院要在院办或者档案室明确文书档案管理信息化岗位，并清晰地描述这一岗位的岗位职责。为保障职责落实到位，医院要加强对文书档案信息化的监督与稽核工作，医院内部有关部门要定期或者不定期的对文书档案信息化管理情况进行抽查，发现文书档案管理信息化中存在的问题并积极予以改进。其次，要加强人才培养，提高文书档案管理人员的素质，如组织文书档案管理人员参加计算机相关培训、组织文书档案管理人员参加档案管理业务培训等，以提高其利用信息系统管理文书档案的能力。

[1]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务,2014(3):154-155.

[2]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志,2014(5):79.