浅谈高校人事档案信息资源的开发

文/广东医学院人事档案室 叶冠群

随着信息时代的到来，人事档案管理开发的重要性越来越明显。人事档案信息的开发可以极大的提高人事档案的价值，实现人才的最大开发与匹配。21世纪是“以人为本”的时代，人事档案中的人才更是信息时代中的关键。当下，如何开发人事档案，发挥档案的价值成为摆在我们面前不容忽视的问题。

一、高校人事档案信息资源开发的必要性

（一）有助于提高人事档案管理部门效益

高校人事档案是一种重要的信息资源，在高校中有档案管理部门负责该资源的收集、整理、分类。这些工作需要花费一定的人力、物力、财力，但长期以来却很少有收益产生，这就是因为高校人事档案信息开发力度不够所造成的。而加大高校人事档案的开发，形成档案信息产品化，将有助于高校相关部门开源节流，提高效益。

（二）实现人事档案价值最大化

高校人事档案不仅仅是记录信息的资料，也是记录人才档案的价值文本。高校职工的档案反映了他们的工作经历、学历水平、业务能力，是重要的凭证。通过开发人事档案可以极大的实现人才资源的增值，一方面可以充分发挥人才的专长，更好的服务于学校。另一方面可以充分的调动人力资源的配置效应，实现人才与工作的最大化匹配与对接。简而言之，人事档案的开发就是对人事档案价值重新发现的过程。

（三）有助于发挥高校人才的社会价值和个人价值

与社会人事档案相比，高校人事档案人才密集、集中度高，具有极大的开发价值。一所综合类大学往往更是具备社会各领域、各专业的优质人才。从宏观上来看，高校具有极大的社会价值，是国家软实力的重要体现，是一笔丰厚的无形财产。

而从狭义上讲，高校人才资源的开发，将极大的提高人才的个人价值，做到人才就业信息的完美匹配和衔接。高校也只有在充分了解人才资源配置的基础上，才会更好的分配资源，安排就业岗位、分配教学任务，以实现人才价值的最大化利用。

二、高校人事档案信息资源开发的现状分析

（一）信息化管理意识缺乏

“重保管、轻开发”一直是高校人事档案管理长期存在不容忽视的问题。在很多工作人员眼中，档案就是收集整理后便妥善存放起来的资料而已，需要查阅时再按图索骥寻找即可。恰恰是这种观念阻碍了人事档案信息资源的开发。工作人员必须意识到，人事档案不仅仅是资料库、信息库，还是重要的人才开发宝库，只有改变旧观念，不断开发利用才能真正发挥人事档案的价值。

（二）高校人事档案信息集中度差

在当前的许多高校中，人事档案的管理工作并不尽如人意，甚至出现了管理混乱、错综复杂、效率低下的局面。比如令许多高校大为头疼的人事档案“多头管理”问题。人事档案中的学历、学位等信息可能掌握在人事部门，而科研论文、科研成果等则掌握在科研处，一些课堂工作业绩考核则属于教务处负责。这种多头化的管理模式，很大程度造成了人事档案管理的难度。多部门之间难以协调，甚至无法第一时间共享，效率极其低下。在这种高校人事档案信息集中度低下情况下，又何谈人力资源的开发了。

（三）高校人事档案信息管理落后

在目前高校中，人事档案的管理普遍存在管理技术落后的问题。虽然随着信息化时代的到来，计算机技术已经普及高校，但大多数档案管理人员对档案管理技术的掌握并不娴熟。而在计算机档案管理配套软件的开发上，我国也处于落后水平，很难与世界比肩。

当下，虽然多数档案工作已经转移至计算机上，但却只是形式上的转移，档案管理工作远没有实现信息化。比如档案的自动检索、自动统计功能，都欠佳，这些都为高校人事档案的开发增添了难度。总体而言，我国档案管理的信息化进程基本仍处于初级阶段，无法适应现代化的档案管理思路，正所谓经济是基础，这和我国多数高校对人事档案管理工作投入不足有很大的关系。

（四）高校人事梢案信息质量欠佳

由于历史原因，高校人事档案在内容质量上存在很大的不足。很多高校人事档案难以反映高校教职人员的全貌。这些档案偏重与高校教职工政治历史、社会关系、组织鉴定、政审等材料的采集，但缺乏对教职工个人业务能力、技术水平、心理素质的评价。这种“政治化”倾向浓厚的档案其实价值并不大，很多时候甚至是“千人一面”、缺乏个性的档案。除此之外，一些人事档案更新速度慢，无法及时客观的反映高校人才的现状。

在如今的信息化时代，一个完整的人事档案需要客观的评价教职工思想道德、业务能力、工作素养等各方面，而非拘泥于照本宣科的各项硬性指标，人事档案是“人“的档案，而不是由指标累积而成，只有这样的档案才真正具有开发和利用的价值。

三、高校人事档案信息资源的开发对策

（一）拓宽高校人事档案信息的利用途径

拓宽高校人事档案信息的利用途径有助于提高其利用效率，实现人事档案开发利用的最大化。人事档案记载着教职工的个人及家庭详细情况，充分利用人事档案信息资源有助于充分了解职工。在此基础上进行相关教学安排和管理工作，更易实现教学的科学化和管理的合理化，在一定程度上克服任人唯亲以权谋私等不利于高校管理的事情发生。拓宽高校人事档案信息资源的利用途径可以从以下几个方面入手。首先，对人事档案进行分级处理，根据不同的密级确定开放范围。其次，对于查阅人情况进行查阅登记，对其身份、查阅文件的意图进行审查。再次，建立密件借阅室，对具有一定密级而可查阅的档案进行开放，在保证不泄密的基础上满足查阅者的需求。

（二）加强高校人事档案管理的制度建设

加强高校人事档案管理的制度建设是实施人事档案管理和推进档案信息资源开发的基本保障。高校人事档案管理制度决定着人事档案的管理模式。一方面，高校加强对人事档案工作的重视程度，建立档案管理工作委员会，形成有序的档案管理工作网络。另一方面，将人事档案管理工作归入到全校档案管理工作中去集中管理。由分散的管理模式到集中的管理模式的转变有助于不同档案部门的信息共享。从高校全局层面上考虑，有助于各档案管理部门间的工作交流和进步。

（三）加强高校人事档案管理的队伍建设

人是高校管理工作的实施者，其知识水平和工作水平对高校档案管理工作起着至关重要的作用。随着信息化的推进，高校档案信息资源的开发急需集技能型和全能型为一体的人才。首先，高校要加强人事档案管理工作的投入，结合政策倾斜吸引优秀的专业人才，全面提高高校人事档案管理工作的水平。其次，通过技能培训和政治理论学习加强现有工作人员的业务素质和工作水平。充分调动现有工作人员的工作积极性和严谨工作的责任意识。再次，加强高校人事档案管理工作的队伍建设，建立公平的竞争机制，为人事档案管理人员提供良性工作环境和广阔的进步空间。

（四）深入推进高校人事档案管理的信息化

随着知识经济的发展，高校人事档案信息量增长迅速，这为传统档案管理模式带来了挑战。为满足人们对人事档案日益增长的需求，实现人事档案管理的信息化是应对这一形势的有力途径。一方面，应用先进的计算机技术和网络知识，改进传统信息管理模式，建立人事档案的信息库和检索体系。在提高人事档案利用效率的同时，有助于实现人事档案信息的系统化和一体化，加强人事信息的共享。另一方面，应用信息处理技术对密级高的人事档案信息进行加密处理，确保人事档案的保密性和安全性。建立高校人事档案信息的安全管理系统是开展一切档案管理工作的基本保证。

（五）深入推进高校人事制度改革

随着经济市场的发展，社会对人才的需求观念也发生着改变。例如，原来用人单位更注重人才的学历，而当今人们更注重人才的经历和工作能力。因此，建立突出人才业绩和工作能力的人事档案管理内容，有助于高校人才和社会人才市场需求相吻合。近些年来，高校人才流失惨重，各种"弃档"行为时有发生，高校疏通与人才市场的人才渠道显得尤为重要。为保证高校人才的保留，高校必须在人事制度上进行改革。例如，将教师在进修期间的工资作为培养费，对于进修完不返校的教师实施违约金政策，在资金上对高校教师进行约束。这种人事制度有利于高校的人事档案管理的同时，还能为高校节约培养经费和挽留人才。与此同时，高校在引进人才时，也要把人事档案作为重要的考量标准，从根源上杜绝“弃档”现象的发生。

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