浅谈高校档案信息化管理

文/装甲兵学院训练部办公室 唐昭春

高校档案管理工作是高校建设的重要组成部分，在记载着高校的人才培养前进步伐、科研成果、社会服务效益和开展、组织各项活动的同时，还在一定程度上衡量着高校教育质量和管理水平，在整个高校教育管理体系中占有重要地位。随着高校管理体制的改革和以计算机技术为代表的现代化信息技术的发展，势必给高校档案管理工作带来新的变化并使之面临新的问题。高校档案管理工作如何与时俱进，理顺管理体制，创新符合时代发展要求的档案信息管理模式，已成为高校档案管理人员必须努力研究的新课题。

一、档案信息化管理工作是促进高校发展的重要因素

我国实施“科教兴国”发展战略的主阵地是高等学校。21世纪,高校的合并重组导致高校档案数急剧扩增，高校工作及各项基础建设飞速发展、日渐丰满，教育管理体制突破性进展。电子信息技术、计算机网络在高校的普遍应用、强有力的渗透推动着高等教育逐渐向着数字化、现代化这一方向成熟。在此同时，高校档案管理业面临着严峻的挑战，各种新型档案纷至沓来,图书、情报、档案管理一体化，文档一体化的建立迫在眉睫，这就需要我们建立起一种新颖并且科学高效的信息化管理模式，新的载体、新的办法都将需要特定的保管技术、保管条件和利用手段;高校的快速发展与先进、高效、科学档案管理息息相关。因此,我们必须重新审视高效信息化管理工作的重要性。

二、当前高校档案信息化管理面临的现状

（一）档案信息资源管理力度不够，网络安全问题亟待解决

由于办公自动化、一体化进程的高速发展，档案信息的数量也是以惊人的速度在扩大，文件的电子归档就将成为档案管理主流趋势。但是，绝大多数高校对于电子文件归档管理这一新形式还没能做到足够重视，快捷有效的计算机技术还未被充分探索挖掘和发挥。许多档案管理部门至今仍在沿用着传统的手工资料检索、调阅档案等。部分学校仅仅是把档案目录、个人信息输入计算机，没有建立起完善的文档资料检索及查阅系统。过分的担心计算机病毒入侵，使得我们无法开展新工作，这样不仅不利于档案保管，同时又影响工作效率，导致高校档案信息处理严重滞后，教学科研和管理工作需求之间的差距日趋明显。

（二）档案信息资源的管理缺乏健全的章程

计算机网络技术的普及，导致高校资源信息化建设的飞速发展，信息资源已经成为高校进行经济活动和社会活动的重要战略性资源，高校对文件和信息的需求量大幅度增加。与此同时，电子文件的管理归档问题就需要我们亟待解决。相较于传统的纸质档案管理有着显著区别：1.电子文件涵盖广泛，包括有文字材料、数据、表格图像、声音、视频等不同形式内容；2.新型的电子文件管理缺乏系统的管理规范、管理制度以及管理软件；这将给我们的档案信息管理工作带来相当大的难度。从目前看，要建立起完善的管理章程还面临许多技术难题。各高校在实际的操作过程中，随意性较大，没有建立起统一规范的标准程序，这将造成这些宝贵资源的流失。

（三）档案信息资源利用主体局限

长久以来，高校档案主要是为学校各级领导以及相关职能部门的决策服务，为社会服务的力度相对较为薄弱。档案工作人员还沉浸在传统的“坐等上门”、“你查我调”的封闭工作管理模式，查取获得一份资料信息要进过大量繁琐的手续才能实现，费时费力，大大影响了工作效率。档案信息的最大价值在于其及时有效的为使用者提供所需信息，而不是当成一件摆设来陈列，我们要把档案信息化推向舞台、落到实处，这样才能更高效的服务社会。

（四）管理人员素质有待提高

随着高校近年来人事制度不断深化改革，各科室内部机构调整、人员重组、竞聘上岗，使得原有档案管理岗位的工作人员变动过于频繁，档案人员不能及时有效的熟悉掌握档案管理的工作流程。另一方面，部分档案管理人员存在兼职现象，可想而知，他们根本不可能经过系统专业的知识培训，因此不能深入的了解掌握档案管理的重要性、要求以及材料的收集、整理、归档、装订等业务；兼职人员缺乏对档案工作的热情，管理意识淡薄，日常工作往往只是看管材料，根本谈不上进一步整理归纳，严重影响了学校档案管理水平的进步。

三、加强档案信息化管理的几点措施

（一）加强人力资源建设，提高档案管理人员综合素质

第一，提高职业道德修养。档案专业人员的职业道德素养是基于文件管理工作的职业特点所提出的行为准则和规范。创造一个良好的职业道德素质是高校档案目前的首要任务。第二，继续加强业务培训。工作人员应该按照"坚决提高素质、不断深化业务、严格规范管理、加强优质服务"这一宗旨要求，分层次、分阶段、有计划并且有步骤地为高校培训系统的档案管理人员，促使管理人员的综合素质不断进步。定期组织档案管理人员的业务学习考核，使其充分认识档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；增强工作人员的创新意识，现代化观念，强化信息技术变革。作为一个档案管理人员不仅需要充分认识档案现代化管理的必要性，还需不断充实自我，加强学习和研究现代管理技术，熟悉掌握最新管理手段，争取过硬的业务素质，知识结构，以适应高校信息化建设和发展的需要。

（二）建立完善档案管理制度，革新档案管理模式

健全完善的规章制度是学校档案工作高效有序进行的基础和保证。学校应以《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为基础指导，结合着相应高校的档案管理实际情况，再参照《高等学校档案管理办法》的相关要求，制定出适合自身学校持续发展的档案管理办法和具体实施细则，使档案管理工作有章可循，有法可依。当然，还要建立包括档案法律与规章制度，《院校档案管理工作实施细则》，《细则》主要包括档案管理者的职责，档案收集、保管、安全保密、鉴定、利用、销毁制度等内容。同时制定相对应的配套考核制度也要随之建立，把具体工作任务分别落实到个人，责任到人。其次，传统档案管理模式已不能满足当前高校发展的需要，必须进行改革创新。例如档案工作管理环节和一些具体操作方法的创新，包括工作方法的改进，立卷归档周期缩短，相应部门单独立卷等等。条形码代替档案号这一措施的改革，不仅安全可靠、方便快捷，同时还大大提高了档案材料借阅、归还的速度。最大限度地提高档案管理效率，发挥信息化管理优势。

（三）加强原始资料的收集归纳，开拓资源开发新途径

档案管理工作最主要的工作包括两方面：资料收集和整理。档案资料的冗杂繁多导致其在收集过程中可能会出现遗失、残缺不全等问题，这就要求管理人员尽量保持资料的完整。多方面实践证明，只有完整的档案资料，才能为广大利用者提供更有价值的内容信息。因此，越来越多的高校推行档案馆和立卷部门领导共同责任制，以确保资料的收集齐全；同时，在此基础上还应该对科研、基建等重要室藏档案进行评估，及时发现问题，及时补救。广泛的开发信息资源也是关键因素之一。档案承载的信息，不仅仅是生动形象地描述了人类社会史实，更加是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的法律效力和凭证性。档案管理人员只有充分认识到档案信息化的重大意义，深知档案对人类发展的重要性，才能准确的把握档案的信息化工作。档案资料的收集、整理、利用是档案工作中最关键的三个环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们要主动出击，懂得善于开发利用这些财富，将这些资料分门别类、开发加工；及时地将相关信息传递给有关职能部门以及学校领导，为领导者的决策提供科学依据，为教学质量的进步和科研水平的提高添砖加瓦。

（四）加快档案资源信息化建设

目前大多数高校档案已经开始实行电子信息档案管理模式，由于受到人才缺乏、硬件设备以及管理制度尚未健全等多方面因素制约，根本无法满足学校各方面日益增长的工作需要。尤其是近几年的高校教学评估工作，坚决强调高校档案要求快捷地、有效地、精确地检索。因而，档案信息化飞速发展是大势所趋，加强信息化管理水平以及相关人才培训工作势在必行。教务、人事、科研等重要职能部门，更应该率先建立起完备的档案信息资料库。通过学校局域网环境，有机地将办公自动化和档案信息相结合，实现管理办公一体化，更好的完成信息采集、传输和服务工作，努力推动档案管理的现代化发展。

（五）树立优质服务意识，拓展档案服务职能

首先，我们要明确建立高效档案的宗旨是：为广大师生等利用者服务。因为只有本着为大众服务的态度，才能在管理工作岗位上尽职尽责，才会在不断学习中提高自身水平，优化自身修养。其次，要摸清档案需求主体人群，熟悉档案使用者的需求。并且要从用户心态、档案利用效果、反馈的工作评价等几方面总结经验，在批评中进步，从而提高档案利用率。再次，档案管理人员要摆正与档案利用者之间的关系，因为我们不仅仅是专业技术人员，同时也是服务人员，主动为利用者提供服务是我们的职责所在，也正是我们工作的意义所在。最后，高校档案管理员应该多接触相关职能部门人员，通过问卷调查、沟通采访等不同方式，向其提供更全面、更及时、更有效的档案信息，才能更好的服务于人群。

四、结语

综上所述，高校档案工作是一项复杂但极其重要的工作，为广大师生提供档案信息促进学校发展服务，并在一定程度上反映着该校的教育质量和管理水平。当下信息时代的高校档案工作，要求良好的管理人员素养、健全档案管理制度、新颖的档案管理模式三位一体，本着为人民服务的宗旨，不断加强档案信息资源的开发、深化档案管理体制改革、积极创新现代化技术，向需要服务的部门机构、人群提供准确、及时的档案信息为目的，从而促使档案管理在经济、文化、民生飞速发展的新时代发挥其关键作用。

[1]温艳秋.高校档案管理质量保障体系质量研究[J].兰台世界,2013(11):73-74.

[2]郑江.关于如何加强高校档案管理制度建设的研究[J].档案管理与图书馆建设,2013(11):402.

[3]潘多娇.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].办公室业务,2013(24):61.

[4]张福东.浅谈加快高校档案管理信息化建设[J].科技创新导报,2013(8):218.

[5]李剑虹.高校档案管理的多元化发展趋势[J].卷宗,2013(7):61-62.

[6]李燕.新时期下对高校档案管理信息化建设的探赜[J].华章,2013(15):291-292.