新时期办公室档案管理的有效解析

文/宁德市蕉城区环境保护局 吴挺松

在日常工作中，办公室发挥关键作用，扮演重要角色。办公室档案管理工作是重要组成部分，对办公室的具体事务进行原始记录，为制定相关政策提供服务和技术支持。新时期，由于多方面因素的影响，档案管理工作出现了诸多问题，对办公室的工作水平造成了不良影响，因此，要对出现的问题认真分析，并采取相关措施予以解决，以全面提高档案管理工作的水平。

一、当前档案管理工作存在的问题

（一）缺乏完善的制度

当前，许多办公室不同程度地存在缺乏完善的管理制度或一些管理制度已不适应新时期档案管理工作的要求，对文件进行整理、归档依然按照传统方法进行。有些办公室虽然有一套管理制度，但是在执行过程中，不按既定的管理制度出发，在这些管理者眼里，制度就是一种形式和一句口号，无非是为了应付领导检查而采用的一种工具。基于这种思想，许多办公室珍贵以及重要的文件不能得到妥善的保管，有些管理流于形式，在查找时花费很多时间，严重影响了办公室的工作效率。

（二）人员配备不合理

办公室的档案管理工作看起来简单平凡，但是在实际操作过程中，要求十分严格。由于一些部门对档案管理工作不够重视，在人员配备方面随心所欲，随意安排档案管理人员，对管理人员的安排缺乏专业技术和知识水平的筛选和考虑。档案管理是人为操作性较强的工作，人员配备是否合理直接影响了管理工作的质量，制约了办公室档案管理的科学化和规范化。同时，部分上级部门对档案管理不够重视，致使管理人员在工作中责任意识不高，思想松懈，缺乏严谨的工作作风，导致各种问题频繁出现，严重影响了档案管理工作的开展。

（三）硬件设备

由于财力有限，设备不完善，档案管理工作仍处于初步阶段，有的还存在手工操作，计算机普及和档案管理电脑软件的使用率不高，无法及时对软件进行维护和升级。

二、新时期增强档案管理的有效性措施

（一）前提是建立科学合理的规章制度

科学完善的规章制度能够促进档案管理工作的有效开展，新时期规章制度要具备创新性，不能盲目的模仿和简单的复制以前的规章制度，要建立适应新时期的发展要求，满足办公室工作实际需要的创新型制度。规章制度的建立要细致、明确，不可以随意更改，杜绝规章制度形式化，保证其为办公室档案管理工作提供切实的帮助。通过建立完善的保密保管安全制度，结合现代化科技手段，使档案管理更具有安全性、完整性、科学性以及时代性。建立完善的档案销毁制度，当档案文件保存到期后，应该按照规定的制度销毁，将销毁建议上报管理部门，经由各级领导审核批准后，进行档案销毁。

（二）基础是规范的管理流程

办公室的档案管理工作有很多内容，包括对档案文件进行收集、整理、价值鉴定、保管、统计、检索、利用、研究。在管理档案的过程中，要确保每个环节环环相扣、紧密连接，每个环节、每项内容都是不可或缺的，如果一个环节产生失误，就会造成一系列的影响，因此必须要严格规范档案管理流程，落实档案管理技术要求。

（三）要求是提高档案管理人员的专业水平

管理人员的思想素质及业务水平决定了档案管理工作质量的好坏，落实办公室档案管理工作的有效性，就要求充分提高档案管理人员的知识水平和业务能力。首先，要转变管理人员的思想意识，使管理人员充分了解和掌握档案管理工作的重要性，提高思想认识和责任意识，遵守档案职业道德和行为准则，树立爱岗敬业，无私奉献精神，做到守得住清贫，耐得住寂寞。同时，还要树立责任意识，把保守档案机密作为最神圣的准则，切实履行严守机密的职责。其次，要全面提高工作能力。具备较丰富的文史知识，较强的专业理论与技术水平，学习和了解与档案工作有关的法律法规，不断改善知识结构，扩大知识面。同时，新时期随着信息技术的快速发展，计算机的使用在档案管理工作中得到广泛普及，因此，需要加强档案管理人员计算机培训，增强计算机操作能力，以适应社会发展要求。最后，要注重对复合型人才的培养，新时期社会对人才的需要从具备专业技能逐渐演变为一专多能。因此，推进档案工作的有效管理，就必须要注重复合型人才的培养锻炼。

三、结语

新时期，为发挥办公室档案管理的积极性，必须采取有效的措施，针对管理工作中存在的问题，进行科学合理的解决，确保档案管理工作高效稳定地运行。要不断提高人员的工作能力，以先进的技术为手段，加大资金的投入，规范档案管理工作的流程，这样，才能提高办公室档案管理的有效性，与社会的发展相适应。

[1]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.

[2]熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[J].办公室业务,2013,17:107.