电子档案管理工作中存在的问题及对策探讨

文/四川省紫坪铺开发有限责任公司 马峻

随着科技的进步，电子化的管理方式已经进入了每个行业的管理工作当中。档案管理工作也不例外，如今对档案的管理工作不再是以纸质方式为主，而是以电、光等电子形式对档案进行管理。电子档案的管理方式是在数字设备中产生电子文件，并以光盘、磁带等为储存载体，对其进行保存，要对其进行阅读和修改的时候，可以利用计算机来操作。利用电子化方式对档案进行管理，有很多的优点，比如档案存储密度高；接收档案方便、快捷等。但同时也存在一些问题，比如，信息容易被损坏、存储设施容易丢失、信息容易被篡改等。因此，电子档案管理的科学性和安全性，是需要解决的重要问题。

一、电子档案管理工作中存在的难点与问题

电子化档案管理形式与传统方式相比，在使用便捷方面有一定的优势，但在对电子档案的认识和运用方面也还存在一些问题。

（一）管理电子档案的观念较为陈旧

由于领导干部对电子档案管理工作的认识不够充分，以致电子档案管理工作没有受到重视。在一些企业和单位的管理工作中，部分领导干部片面的认为档案管理工作就是保管文件，作用不是很大，对企业或单位的发展没有实质作用，可以不作为单位或公司的主要工作来抓。这些原因就导致领导对档案管理工作不够重视，以致出现电子档案管理工作不能顺利开展的现象。此外，企业或单位的基层档案管理人员对管理档案的观念也较为陈旧。在工作环境和对象发生变化时，管理人员不能对电子档案和传统档案之间在管理上的差异有一定的认识，同时不能对观念进行及时调整，从而导致在工作中出现一些问题。而且，这些管理人员受陈旧管理观念的影响，不能充分认识电子化档案管理方式的重要性，很容易使电子档案管理工作的顺利开展受到影响。

（二）档案管理人员的管理水平不一致

由于档案管理人员的水平不一致，因此，各企业和单位实现档案管理的层次也不一致。比如，有的企业和单位已经采用扫描档案文件的方式对其进行储存，初步实现了档案全文搜索及一体化管理的目标；有的单位和企业虽然没有实现全部档案的目录管理，但也实现了一部分；而有些企业和单位却还只是把计算机当成打字机，甚至是摆设品，虽然购买了管理工作软件，但还是采用传统手工方式对档案进行管理，只将计算机作为打印和储存的工具，使得其不能真正发挥作用，以致对档案管理工作造成事倍功半的现象。

（三）电子档案管理中存在漏洞

电子档案的管理工作是依赖计算机系统来实现的，因此，具有存储占地小、没有物质档案储存的优点，但也存在一些漏洞。虽然对电子档案的管理中的重要数据和系统等有定期备份的规定，但却没有明确对保存设备的选择、硬盘保存的内容等方面的规定，而且，对电子档案的管理还存在保存内容不完整、不连续的漏洞。现如今，电子档案的储存设备都是以硬盘、光盘等为主，导致对电子档案的存放较为随意，不能像纸质档案一样进行统一登记，而且电子档案以这些设备进行储存，很容易被其他人拷贝，从而给电子档案管理的安全性带来一定的影响，使电子档案管理中出现漏洞。

（四）电子档案管理工作存在潜在安全问题

现如今，随着全球信息化的发展，电子档案的接收、保存等方面存在着潜在安全问题，比如病毒入侵、窃听、伪造、随意篡改等等。由此可见，利用电子文件对档案进行管理的安全性并没有管理人员估计的那么高，其中还存在一些问题。与传统纸质档案的管理相比，电子档案在管理方面较为方便、快捷，而且通过计算机平台可以很容易的读取目标档案。但是，由于电子档案便于修改的优点，很容易造成电子档案被随意篡改或覆盖，以致对原有电子档案的内容造成损坏，从而使管理人员在检验电子档案时，对电子档案的原始性无法确定。

（五）电子档案管理软件良莠混杂

如今企业或单位使用的档案管理软件，有的是商用软件，有的是工作人员自己开发制作的软件；并且这些软件有些已经过时不能再使用。这使得电子档案管理的保护工作做得不到位，电子档案文件的耐久性不足。因此，这个问题必须要及时被解决。

（六）电子档案存储中存在的问题

电子档案的存储需要相应的设备和技术，并且在对存储的电子档案内容进行读取时，也需要与之相应的设备和技术，而因为电子计算机是可以将信息内容储存方式和存储设备综合在一起的设施，所以，电子档案存储对计算机运用的依赖性就比较强。因此，计算机软件及储存硬件的使用寿命就对电子档案存储的时间有着很大影响，如果计算机系统发生崩溃或者存储硬件被损坏就有可能导致存储在其中的电子档案无法被读取，造成这些内容的丢失。

二、电子档案管理问题的对策与建议

（一）为电子档案管理建立全面的管理制度

传统档案主要是由纸质形成，因此只需要对卷宗进行整理；而电子档案则是由计算机系统来对其进行建立和储存，所以，其主要任务就是对各类电子文件进行接收和分类，并对其进行备份，为工作人员使用这些档案提供方便。因此，在对电子档案进行整理时，应该建立全面的管理制度，以便于对电子档案的管理工作进行规范。要建立全面的电子档案管理制度，需要以档案管理的相关规定为依据，并根据企业或单位的实际管理情况及电子档案的管理特点，以建立适应于电子档案形成、归档及管理等工作的相关制度。此外，在建立全面电子档案管理制度时，还应建立电子档案管理工作责任人制度，以提高管理人员的工作积极性，为实现动态的电子档案管理给予一定的便利。

（二）加强领导干部对电子档案管理的认识

企业或单位要加强宣传电子档案管理重要性的力度，以使领导干部能够充分认识到电子管理的重要性，加强对电子档案管理的重视，以便于电子档案管理真正取代传统纸质档案管理。而且通过对电子档案进行科学管理和分类，既可以方便领导对企业或单位进行管理，也可以为各项工作的开展提供全面、科学的帮助。因此，需要加强领导干部对电子档案的认识，以改变其对档案管理的管理观念，使电子档案管理真正发挥其优势作用，为基层的档案管理工作提供方便。

（三）加强培养优秀的档案管理人员

1.培养档案管理人员的计算机技术。电子档案的管理工作要求管理人员必须是有更高的管理能力，不仅要对文字处理、排版和文件收发等技术有很好的掌握，还需要很好地掌握处理和操作图像、声音等多媒体文件的技术，并做好日常的电子档案维护工作。这就需要企业或单位对档案管理人员进行培训，以使工作人员掌握更高的计算机应用技术，了解更多与计算机技术相关的知识，以便于提高管理人员的计算机水平，达到开展电子档案管理工作的基本要求，使其能够更好的适应电子档案管理工作。

2.加强管理人员的素质培养。档案管理人员在开展管理工作时，必须要具备强烈的安全意识和高度的工作责任感，以使其能够真正履行自己的职责，不仅可以公正、保密的进行档案管理工作，还能够通过高度负责的工作态度，对电子档案提供的证据、材料等准确性给予保证，以维护档案部门的权威性。而且在档案管理过程中，工作人员还应具备廉洁的工作作风，杜绝为谋取私利而使用计算机系统等公用设施。此外，企业和单位还应加强培养优秀的档案管理人才，要采用专业的技术对管理人员进行培养，以使工作人员能够具有优秀的工作素质和较强的工作责任心，能够成为真正的档案管理人才。

（四）合理选择档案管理软件

在选择电子档案管理软件时，要确保管理软件使用稳定，能够进行版本升级，还要有较好的兼容性，而且相同层次的单位在建档时应使用相同的管理软件。只有使用与单位或企业的管理相适应的档案管理软件，电子档案的管理工作才能真正的被规范化，电子管理工作才可以科学、有效地进行，电子档案内容的真实性才能得到保证，这也可以使电子档案管理更好的为企业或单位管理工作的各个环节提供帮助。

（五）对硬件系统的管理进行强化

在选择电子档案的硬件设施时，要充分考虑存储设备的稳定性，且设备功能要齐全，以保证电子档案存储的安全性。在对电子档案存储设备等硬件系统进行保存时，要考虑到温度、环境等因素可能带来的影响，并对防磁设施进行强化维护，以确保这些硬件设施使用的耐久性。在电子档案内容的保护方面，要采用多种方式进行内容备份，比如定期备份、光盘备份等，为电子档案的长期保存给予保障。此外，企业和单位对电子档案内容的真实性和原始性要给予一定的重视，在进行电子档案传输时，要对传输入口、传输路径及传输内容使用等多方面采取安全保护，以保障电子档案内容的安全使用，防止电子档案被随意修改、访问、删除等现象的出现。

（六）对电子档案管理的安全性进行强化

电子档案管理的安全性在电子档案管理工作中有着非常重要的影响。因此，在对电子档案内容进行安全保护时，第一是要对网络运行情况采用现代化的监控技术，以便于对其进行实时监控，及时发现安全隐患，并采取相应措施，防止电子档案内容被损坏；第二，要对电子档案的归档进行严格的审核，以确保归档档案内容的完整性和可靠性；第三，及时对计算机软件及设备硬件进行更新、升级，以便更好的开展电子档案管理工作。另外，还应对工作人员的工作方法及设备的使用安全方面进行规范；以防止电子档案内容被工作人员无意识的损坏。

三、结束语

综合本文叙述不难发现，在电子档案的管理工作中还存在各种各样的问题，需要及时解决；而且只有及时地采取合理、有效的方法解决这些问题，电子档案管理工作才能顺利的进行，电子档案内容的安全性才能得到保障，电子档案管理才可以更好的为企业或单位的管理工作提供服务。

[1]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电.2011,30(6).

[2]刘玉红,谭素新.基层单位电子档案管理工作中存在的问题与对策[J].黑龙江档案.2005,12.

[3]梁秋英.电子档案管理中的问题与对策[J].黑龙江史志.2010,11.