分析办公室秘书工作中的沟通技巧

文/中铁十六局集团置业投资有限公司 袁艺

在交际关系中，沟通时刻存在。沟通指的是为了一个指定的目标，将信息、想法与情感在个人与团体间传递，而且达成同一商议的过程。就某种角度来讲，沟通除了是一种职业技术外，还是一种生存的方法。做秘书时，若想做好上级的助理，不仅要具有基础的专业知识与能力，最关键的是把沟通工作做好，不仅可以沟通，更要知道怎样沟通，即可掌控沟通的众多技巧且能灵活使用，这才是一个优秀的秘书。秘书日常中需要沟通的人群也就是三种：上级领导、同事与客户。下面是作者通过实际工作总结，谈论了同刚刚说的三种人群实施沟通的相关技巧。

一、秘书在做沟通工作时的准则

（一）有谦虚的态度

沟通艺术不但是交谈的技巧，就秘书而言，沟通更是一种调节上下级、保持友好人际关系的关键方式。沟通前，主要是知道自身的角色定位，让自己保持良好的沟通心态，若是你态度谦虚，文质彬彬，就给沟通打下很好的基础，而后进行沟通就十分容易，会有意想不到的效果，因此，秘书在整个沟通过程中都要有一颗谦虚的心。

（二）保持委婉语气

秘书的职责就是告知上级吩咐下级，不管是在公司里的沟通，还是和客户的沟通，都需保持讲话语气委婉。所有的人都有自尊心，若是你讲话的方式或语气太过直接，就会很容易使对方的自尊心受到伤害，让对方出现抵触心理，也就不能顺利地沟通下去，不能实现指定目标。因此，秘书在和人们沟通过程中必须很好地使用委婉言辞，时刻保持委婉语气。

（三）一定要准时、精确

当今社会信息十分现代化，是否可以准时了解重要信息对竞争的成败有着至关重要的影响，所以，秘书和领导、同事的沟通一定要保证准时。秘书准时传达领导的意思、决定才可确保组织的照常运转；也要准时将下级的建议与想法反映给上级，才可给领导人提供决定根据，进而推动公司良好经营。秘书在传递信息时一定要心里清楚，在第一时间内，对于同一条信息，能把信息传达给谁，不能传达给谁。唯有判断准确了，信息才能被精确、准时地传达出去，才可提升沟通效果。

（四）懂得倾听

为实现沟通的最终目标，交流时首先就要集中精神在对方，看对方的眼睛，使对方体会到你的认真倾听，这就会很自然地想要与你亲近。若是对方在谈到重要的地方或是即将讲完的时候，秘书要适宜地有些表示，如点下头或小声应答一下，说明赞同对方的看法，让对方有满足感，也能够让对方知道你已知道了他的想法。在别人讲话时，尤其是在听从领导安排的时候，一定要等领导说完，不可在半路插话，若是有问题，可写在纸上或记在心里，等领导说完时再提出自己的一些问题，这是对对方的尊重和爱戴的良好表现。

二、在沟通时，要有技巧

秘书在工作中所要沟通的人群只有三种：上级领导、同事与客户。对于不同的人群，使用的沟通技巧也不同，进而才可有效沟通，提升我们做好工作的速度。

（一）在和领导沟通时的技巧

穆罕默德以前就提出了：山不靠过来，我就靠近山。就秘书而言，若要做好军师，就要懂得靠向领导。但不是每个领导的性格都是相同的，在和上级领导沟通的时候，是要因人而异的，尤其是要掌握好下面几个方面：

1.秘书和领导沟通时应清楚自己的职位。不论是什么时候什么地方，作为秘书要时刻记住：自己是领导的助理，是自己的职责就要仔细地做好，超出职权的就不要擅自做主。要保持管理层内部的齐心协力，在对领导报告、请示、反映问题时，不谈论和领导私生活相关的事情，不做传话的，对团结没有帮助的话不要讲。

2.在和领导沟通时，要懂得事先做好准备。每天，领导要面对与处理的事情太多，为提升沟通的质量，秘书就要事前将沟通的目的和讲述的方式考虑好，对领导的工作日程也要清楚地牢记在心中，也要对领导的情绪有个粗略的揣测。这样做不但节约了时间，也可让沟通效果更好。若选择在领导日程订的十分满、心情又不是很好的时候进行沟通，有很多的工作都会变成无用功，不仅实现不了沟通的目标，相反地，会让领导对秘书开始出现反感心理。

3.对于不同的领导，要使用不同的对待方法。秘书在日常与领导进行工作接触时，要多多进行观察，并且学会自己进行总结。对于不同性格类型的领导要采取不同的对待办法。在与处事冷静型的领导共事时，经常会使秘书及其他的工作人员感到摸不透领导性格，甚至感觉难以捉摸，这就需要工作者在工作时善于观察领导，并且在领导日常交代的工作中了解领导的喜好和办事作风。并且在工作之中多听取领导的意见和建议，不要自作主张；凡是领导安排的事情都必须全面的办好，并且做好工作中每一件事，对于小事在处理上更要丝毫不差。经过一段时间的相处，就会使冷静型的领导逐渐信任。而那种办事雷厉风行、魄力十足的领导则通常是性格爽快的类型，这种人都比较欣赏有能力的人才。由于这种领导的魄力十足，所以在工作中你可以大胆的提出自己的想法，展现自己的才能。而正是因为其魄力所以在一定程度上能够支持你的想法。在和这种类型的领导相处时，就更要兢兢业业做好自己的本职工作，还要注意自己的表现程度要适当，如果过度则会引起领导的反感，甚至弄巧成拙。

虽然在工作中遇到的各种领导性格都不相同，但是只要我们工作人员兢兢业业，认真工作，并且巧妙的运用一些沟通技巧，那么都能够从容的应对职场的各种问题。当然如果遇到了那种性格极端、脾气暴躁、极度自私的领导，最好就是选择离开，因为与这样的领导相处，不仅是异常的困难，而且在工作上也容易出现一些不必要的麻烦。

（二）同事的沟通技巧

在实际的生活工作中，秘书人员除了与自己的领导上司接触工作外，还要与工作之中的各种同事进行交流和共事，为了自己的工作更加顺利的进行，这就使秘书在工作之中更要掌握一些与同事的沟通技巧。

1.讲究诚信，宽容待人。在所有的人与人交流品质之中，诚信是最为基本和重要的一个。秘书人员在工作中与同事相处时，要将诚信作为第一交际观念，必须做到言出必行。如果发生某些做不到的事情，也要诚恳的向对方说明，以取得对方的谅解。在工作中对待同事的小缺点和小毛病时，不能进行挖苦和讽刺；在工作之中对于涉及到自己的事情，要虚心的听取意见，并且要以一颗平常心对待。在工作中与同事发生的磕磕绊绊也要极力的进行化解，并且对于自己的错误也要积极的进行改正。总之在工作之中怀着一颗包容的心，这不仅能使你的工作更加顺利还能让你在同事中树立更好的威信，让别人更加的尊重你。

2.关心他人，有良好的团队精神。要想与同事能够很好的相处，必须将自己的真正感情运用到实际的工作中，并且无论是学习中还是生活中，都要积极的与同事处好关系。在同事向你请教问题时，要虚心的进行指导，并且做到知无不言、言无不尽；在遇到自己不会的问题时，也要怀着谦虚的态度进行请教学习。在同事的生活或者精神上遇到问题时，要积极的帮助解决。使其感受到同事的温暖和关怀。在工作中如果遇到一些需要进行团队合作的工作，在工作中必须承担起自己的责任和义务，不斤斤计较。这样可以让同事认可你这个团队成员，也在主观上喜欢与你工作，既能提升工作效率也能搞好人际关系。

3.尊重同事，做人随和。在我们的工作生活中，每个人都希望得到身边人的认可和尊重，而对别人的尊重就是对自己的尊重。所以在与同事进行共事时，要尊重每一个人，管好自己，不多言、不多语、不该问的不问、不该说的不说、不该开玩笑的不开、不七嘴八舌、不说三道四、平等地对待每一个同事，不能因为一个人的意见而改变了自己的看法。要坚持自己的观点。在某些时候一些简单的话语往往能够起到巨大的效果。

4.做老实人、说老实话、办老实事。在很多人的眼中，秘书是领导身边的人，不容易接近。而作为秘书工作者，必须消除掉同事的这种心态，要让自己融入到工作的整个圈子里。坚持实事求是的工作态度，对于同事要尽自己最大的努力帮忙。更不能到处喧嚷自己的劳动成果，要谦虚谨慎，踏实工作。

（三）与客户沟通

在实际的工作中，秘书也要负责一些接待工作，沟通交流能力也尤为重要。秘书在进行工作中要有一定的沟通方法，既能轻松地处理好领导与同事的关系，也能协调各部门的关系，还能将客户与公司的关系处理得融洽，从而使自己适应各种工作环境，增加自己的能力。

1.注重礼仪、微笑服务。由于领导的秘书在一定的程度上代表了公司的形象，这就应在进行接待工作中保持微笑，给对方留下一个美好的印象。

2.尽职尽责，换位思考。在与客户沟通时要尽职尽责，在一定的问题上还要学会换位思考，为客户思考问题。对客户提出的问题，要耐心地解答，并且积极地进行解决。要让客户感到自己受到了重视，以增加公司签约成功率。

3.虚心谨慎，懂得倾听。秘书在工作中不但要谦虚谨慎、语气委婉，还要懂得倾听、善于倾听，从而有助于秘书更好地工作，有助于和上级领导、同事与客户有效沟通，大幅提升秘书工作的速率。

综上所述，秘书的工作非常的复杂和繁琐，所以要想胜任这份工作就必须学会处理各种关系，使自己在工作中能够游刃有余的将工作展开，从而提升企业的效益。

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