浅谈医疗单位档案管理误区及对策

文/山西省晋城市康复医院 魏晋霞

对医疗单位来讲，档案记录了一个单位在管理方面的重要资料，反映了单位的发展历史，是管理工作的重要组成部分，也是做好其他工作的基础。做好医疗单位档案工作具有重要的现实意义和深远的历史意义，然而在实际工作中，由于医疗单位对档案管理工作的重要性认识不足，还存在诸多误区，严重滞约了医疗单位档案管理的发展。

一、医疗单位档案管理中存在的误区

（一）档案只是日常工作中感到的医疗、会议、文书等文字档案

由于是医疗单位，对于日常工作中形成的病历、处方等医疗文书档案十分重视，也能及时整理、归档。同时由于会计档案对任何一个单位来讲，都是非常重要的，也理所当然地被认为是应该整理归档的，一些反映医疗单位活动、性质、业务往来方面的文书档案也被认为十分重要，列入了整理归档的范围。而所有这些都可以称之为文字档案。

（二）档案管理工作简单

据笔者了解，不仅仅是医疗单位，其它大多数单位，普遍认为，档案管理工作是简单轻松的工作，什么人都可以做，不需要太多的技术和知识。因此，大多数单位的人员均为非专业人员，有的甚至是办公室人员兼职，同时由于缺乏专业的在职培训，大多数单位的档案虽然也有，但是在整理方面不规范，达不到标准要求。由于存在这样的误区，导致档案工作人一开始收集就处于孤立无援的境地，得不到其它科室及人员的响应与配合，从而陷于举步维艰的无奈境地。

二、医疗单位档案管理的方法

档案管理工作是一项复杂且涉及面广的系统性工作，几乎涉及到每一个职能部门的每一位工作人员。笔者从事的医疗单位也是如此：如病历档案的收集要涉及到医务科、临床各科及所有的医护人员；处方的收集也要涉及到药房及医务工作者；文书档案也要依据保存价值到各个科室进行收集、整理等等。档案要收集全面，不只是档案工作者的事，还必须得到各相关科室及所有人员的大力支持与配合。

（一）提高档案管理的对策

改变目前医疗单位管理工作现状，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，是医疗单位迫在眉睫需要解决的事情。根据笔者多年的工作经验，就提高档案管理有如下应对策略。

（二）提高档案工作人员的实际操作能力

笔者认为，提高档案人员的操作技能，是推动医疗单位档案事业发展的基础。档案人员必须提高自身的能力，尤其是实际操作能力，才能胜任本职工作。提高能力可以从以下三方面着手。在实际工作中总结经验。在实际工作中，档案人员要根据自身单位的性质，慢慢积累经验，提高自身鉴别档案的能力，参照国家并根据自身收集整理单位档案的经验，编写适用于本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限，这样便于对每年收集的资料进行比照，应该收集、应该分类和应该区分保管期限的的一目了然，不但省力而且省时，也确保了归档率和准确率。

1.参加档案管理培训。参加档案管理培训是一个方便、快捷学习其它单位好的档案管理经验的过程。通过参加培训，可以在短时间内了解到国内外最新的档案动态，吸收、借鉴好的经验，同时也可以将自己在整理档案方面的心得同与会人员进行交流，共同提高档案人员的素质与能力。

2.请档案馆、局的专业人员指导。档案工作只有在做了以后，才知道它的千头万绪、千变万化。例如，医疗单位医疗器械购置文件资料的保存，有招标文件、合同、清单等诸多文件，有的形成于办公室，有的形成于财务科、有的形成于各科室。

3.档案的现代化要与医疗单位的信息化同步。信息化时代的到来，现代化办公设备的广泛使用，也要求我们档案工作要与时俱进，实现档案管理现代化。医疗单位在制定信息建设规划时将档案工作纳入进去，我们档案工作人员应该将案卷目录、档案目录、移交清单、归档文件目录等的内容全部录入电脑中进行保存，利用电脑将以前手动检索查阅名录的方式改为电脑检索查阅，这样能减少查找名录的时间，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了电脑管理的优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

三、完善硬件设施

医疗单位由小到大，经历过多年的发展，必须会形成大量的档案，这就要求单位必须设立专门的档案室，配备现代化的设备，用于档案的保存、利用。笔者所在的医疗单位，近年来十分重视档案工作，在发展的过程中，随着医疗整体条件的改善，在档案管理方面也加大投入，扩大了档案办公用房和库房，并按照档案局的要求，配备了电脑、复印机、扫描仪、刻录机、灭火器、加湿机、温度计等一系列硬件设施，还落实了防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光措施，为做好单位档案工作提供了硬件保障。

四、结语

总之，档案管理工作在医疗单位建设中发挥着重要作用，作为一名档案管理人员，我们一定要充分认识到档案工作的重要性，走出误区，勇挑重担，提升自身的能力与素质，做好档案管理工作，在为医疗单位提供档案利用方面做出自己应有的贡献。

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