提升办公室工作能力的几点思考

文/西北有色金属研究院 张文 郑树军 任晓光

办公室是一个在企业全局工作中起到承上启下、协调沟通作用的综合性管理机构，处于协调机关处室、衔接决策层和基层的枢纽位置，具有管理、服务、监督、指导、协调、参谋等多项职能，任何一个环节出了纰漏，都有可能对企业的全局工作产生很大的影响，甚至造成难以挽回的损失。这就要求办公室工作者必须对工作有准确的预见性和敏锐性，工作具有超前性、主动性，同时还要具有丰富的知识结构和工作经验。

一、办公室工作的特点

办公室工作包罗万象，庞杂繁琐，其特点有以下几个方面：一是综合协调性强。办公室负责上传下达，下情上报，协调各方，其事务既涉及到决策层，也涉及到同级单位和基层，在日常工作中，通过办公室的多层次沟通与协调，有利于促进单位决策层与基层之间的衔接，发挥着桥梁和纽带的作用。二是日常事务多。办公室承担着文件收发、公文处理、接待、会务安排、传真、档案管理、车辆调度、电话问询、打字复印、收发信件、征订报刊等工作，可谓繁杂琐碎。三是质量要求高。办公室是一个单位的窗口，工作人员的言行举止不仅代表着本部门，还代表着企业的形象，因此，在撰写公文、总结时，不但要符合规范，还要简洁明快，避免长篇大论，主次不清。会务接待时，要热情周到，简朴大方，不卑不亢。协调关系时，要深入了解，实事求是，不偏不倚。办理日常重复性事务时，要不厌其烦，细致耐心，任劳任怨。四是被动服务多。办公室工作的突发性、应急性事务较多，很多服务性工作是在领导的授意下执行，因此会常常处于被动状态。五是工作周期短，时间紧。办公室工作的时效性较强，持续时间短，之前没有充足的准备时间。总之，办公室工作内容错综复杂，但是特点鲜明，责任重大，要在新形势下做好办公室工作，必须充分了解其性质和特点。

二、办公室工作人员应具备的基本素质

办公室虽然没有决策的职能，却是决策层重要的参谋和助手，虽然不是决策的具体实施者，却在落实具体工作时起着指引和督导的作用，因此，作为一名办公室者，应具备以下几点基本素质：

一是必须熟悉和掌握企业的发展战略和方向。办公室工作者要紧紧围绕决策层的思路以及企业的运营模式，不断学习和了解国家、地方和行业的发展态势，及时学习相关政策、文件和会议精神，在落实具体工作时灵活运用，尤其要关注有利于自身企业发展的相关制度和政策，提高为企业发展出谋划策的能力，主动发挥好参谋助手的作用。

二是必须具有较强的沟通协调能力。办公室工作人员要在自己职责范围内，协调各机关处室和基层单位、各项工作、各位员工之间的关系，促进各项工作趋向同步化、和谐化，保证企业决策层的正确决策能够贯彻、落实到位。在全局利益与局部利益发生冲突时，能统筹安排，及时将矛盾解决在萌芽阶段。

三是必须具备良好的知识结构和信息处理能力。办公室工作人员还承担着文件起草，撰写报告、领导讲话等职能，从而对其知识结构提出了更高要求。从笔者从事的办公室工作来看，应要具备行政、技术、管理、公关等各方面的专业知识，而且对外交流活动较多，一些文稿需要用英语表达，对英语水平的要求也很高。另外，无纸化办公由于其便利性和节约性已经逐渐在众多企业中推广实施，因此，熟练使用各种信息化工具，对于提高工作效率有着重要作用。

三、提升工作能力的几点思考

办公室是服务决策层和基层的窗口，是能否高效开展各项工作的关键环节，从事办公室工作的人员重任在肩，作为办公室工作人员，应从以下几个方面提高自身能力：

一是要不断加强学习，注重修养。办公室工作人员的能力强弱，将直接影响到决策层的工作效率，不但工作态度要十分端正，善于处理各方关系，而且自身的能力、修养要高。要成为一名的优秀办公室管理工作者，必须不断强化自身能力素质，要多利用业余时间加强业务知识学习，丰富知识结构，同时要注重自身道德修养，树立正面、健康、积极向上的形象，时刻保持清醒、谨慎的状态，每临大事有静气，耐得住寂寞，经得起考验，以高度负责的态度，一丝不苟地把工作做好。

二是要正确处理好几种关系。一是大局和局部的关系。办公室主要是为领导、机关和基层服务，办公室人员必须把“一切服从大局，一切服务大局”作为出发点和落脚点，统筹兼顾，合理安排，当部门工作与企业整体工作、局部工作与全局工作发生冲突时，必须做到部门服从整体、局部服从全局。三是内部与外部的关系。办公室处于联系上下，沟通左右，协调四方的枢纽位置，处于各种矛盾漩涡的中部，在处理各种矛盾时，要秉公办事，廉洁奉公，不能偏颇，既要维护全局利益，又要求同存异，避免不必要的内耗和扯皮，把各处室的积极性，引导到确保完成全局工作任务上来。四是被动与主动的关系。要做好办公室工作，必须具有主观能动性，积极筹划，细心实施，善于在被动中求主动，变被动为主动。五是正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事和急事，尤其要重视，但是对于日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为如果马虎应付小事，一旦出了疏漏，小事有可能会酿成大错，甚至会影响全局工作。

三是要坚持创新，努力完善工作机制。创新是工作的动力源泉，要善于找准全局工作的突破点，在创新上下大力气，勤于思考，勇于实践。首先，思想观念要创新，必须进一步解放思想，只要有利于促进办公室工作开展，就要敢于突破陈旧思想，大胆提出新想法，剔除一些不适合企业发展的旧思维，旧模式，放开手脚办事。其次，要创新制度建设。新的形势下，制度也应不断健全完善和创新，不能一成不变。制度高效与否的标准在于是否与工作紧密衔接，管理上是否有疏漏，能否达到照章办事、奖勤罚懒的效果。还要勤于思考如何更好地创新服务方式，不但要保证办公室和企业全局工作的正常和高效运转，还要超前思考，想领导之未想，对工作有敏锐的预见能力。

四是要加强几种服务能力。一是要加强为决策层服务的能力。办公室作为领导决策的参谋和助手，其工作者不同于其他员工，不能仅仅只做到奉命办事，坐等指示，而是必须积极调研和了解最新的或最重要的情况，及时为决策层提供准确全面、准确的信息，并提出适当的意见和建议，为领导决策提供参考。二是要加强为机关服务的能力。要主动加强同领导和各部门的密切联系，互通情况，及时了解其他部门工作的问题和要求，协调解决，努力营造和谐的氛围。同时要认真做好会议安排和接待、车辆调度和管护、采购办公用品等服务性工作，为企业全局工作的正常运转提供可靠的保障能力。三是加强为基层服务的能力。办公室作为单位的窗口部门，直接面向基层单位，为基层单位服务。因此，办公室工作人员要真情实意，热心为基层服务，把基层的事当作自己部门的事来办，细致耐心地处理好每件事情。

四、结语

办公室工作的特点决定了其工作形式复杂多变，是企业发展不可或缺的重要组成部分，对于新形势下的办公室工作人员，必须要要永葆学习的热忱，不断提高业务能力和自身修养，准确定位，在职权范围内做好参谋助手的角色，既要从领导的视角审时度势，也要从基层的角度看问题，从大局出发，从小事做起，一点一滴，任劳任怨，将服务精神贯穿于日常事务性工作，协调各方利益，处理好矛盾，在企业发展过程中起到重要的催化与润滑作用。

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