医院人事档案管理人员素质提高方法和路径初探

文/惠州市第一人民医院人力资源部 廖瑜鑫

人事档案作为记录个人的学习、教育、工作、生活中的相关经历，以及经历中表现出的德才方面的总结表现，经总结归档后供用人单位或上级领导考察的文件材料。医院因其特殊的工作性质和工作特点，普遍在人事档案管理方面重视程度不够，管理工作中存在一定的问题，尤其是在当前社会信息化程度不断发展的背景下，医院人事档案管理人员的素质难以适应现代社会发展的需要和医院在激烈的市场竞争和服务创建的需要。文章总结了医院人事档案管理人员在人事档案管理中存在问题，并针对问题提出了相应的对策。

一、当前医院人事档案管理人员管理中存在的问题

（一）当前医院人事档案管理人员服务意识落后

当前医院的人事档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代医院人事档案管理的需要。医院人事档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和人事档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于医院档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。随着医院人事制度的改革和医院人才的交流、更新和市场化的速度加快，医院的人事档案资源在医院的管理和经营决策中占据重要地位，医院人事档案管理人员的服务意识落后，给医院的经营管理和高层决策带来的影响也渐渐凸显出来①。如果医院的管理人员需要调取某个医生的人事档案，档案管理人员才翻找档案，没有主动梳理和整理人事档案的信息供领导决策参考。

（二）医院和档案管理人员对人事档案管理认识程度不够

当前我国医院普遍对人事档案管理工作的认识不够，重视程度不够，未意识到认识档案管理对医院经营发展的重要性。我国许多医院的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。多数医院的管理层片面地认为医院治病救人的场所，只要做好治病救人、救死扶伤和相应的科研工作就足够了，从而忽视了医院的人事档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结医院的经验，维护医院的医生和病人的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用。由于医院管理层的不重视，因此导致了医院的人事档案管理工作松散，即使医院有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比一线医疗人员或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，人事档案材料不能及时整理、归档，从而导致了人事档案管理混乱的局面②。

二、提高医院人事档案管理人员素质的方法策略

（一）建立完善的医院人事档案管理制度

针对医院人事档案管理工作中存在的诸多问题，要解决这些问题，首要任务即是建立科学完善的人事档案管理制度。要建立完善的人事档案建档制度、档案查阅制度、档案管理责任制制度，针对医院人员流动性大的问题，要建立档案转结交制度。建立完善的医院人事档案管理制度，是保证医院人事档案管理人员工作有效、有序的基本。只有在制度的约束和指导下，医院人事档案管理人员才能按规章制度办事，才能不断提升医院人事档案管理的水平，才能不断提高自身的工作能力和综合素养。

（二）提高医院人事档案管理人员的服务意识

当前医院的人事档案管理纯属被动服务，即当相关人员有了人事档案查询或人事档案借阅的需要时，才上门找档案管理人员要求服务。这种被动的档案服务管理有待进一步深化和改革。要提高医院人事档案管理中的服务意识，首先应当强化医院人事档案管理中主动服务意识。医院人事档案管理人员应当主动服务，积极主动地为人事档案使用人员着想，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务。通常人事档案使用人为医院人事管理人员或领导调取人事档案作决策参考，此外为人事档案所有人本身，为了职称评选、晋升、离职或办理其它个人关系的需要而调取。针对以上两类人事档案使用人员，医院人事档案管理人员应当积极主动地创造档案服务条件，提高档案管理水平，强化主动服务的观念，需要档案管理人员进一步提高服务水平，在档案查找和档案利用、档案归档、档案归还上下功夫，提高档案查准率和查全率。

（三）提高医院人事档案管理人员的档案收集归档意识

通常医院的大量经费和人力资源都投入到医院医疗设施购置、医院硬件环境建设、医学研究课题之中，往往忽视了对医院人事档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在医院管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将人事档案文件放置于个人手中，以为这样比较方便查找。这就存在了人事档案丢失或人事档案被破坏的隐患，不利于档案管理③。医院人事档案管理人员应当积极主动地宣传人事档案归档管理的重要性，积极主动地联系医院相关人员，做好档案归档工作。同时充分利用现代信息化技术的优势，通过信息化管理提高医院人事档案管理水平。

三、结语

总之，在社会发展的需要和激烈的市场竞争的需要下，医院应当通过提高认识档案管理人员素质，来提高医院人事档案管理水平，充分发挥医院人才优势，创造更好的社会效益。

注释：

①吕晓霞.新形势下医院人事档案管理的体会浅析[J].医药论坛杂志,2011(15):23.

②王晓萍.医院档案综合网络化管理的思考[J].现代医院,2011(4):33.

③李峰.信息化形势下对医院人事档案管理人员素质的思考[J].才智,2011.34:347-348.