高校人事档案管理重难点分析

文/湛江师范学院基础教育学院 李卫忠

随着人事管理体制改革的深入，人事档案管理也有了新的内涵。只有做好人事档案管理才能更好地为高校的教学与科研服务，因此，人事档案管理已经成为一个不可回避的问题，旧的管理模式已经不能适应新时代的需求，我们必须认清高校人事档案管理的重难点，找到解决之策。

一、高校人事档案管理的重难点

（一）聘用制下档案材料收集难度大

材料的收集是档案管理的基础工作也是工作量最大的一个环节。现在高校实行的大多是聘用制，不仅人员流动性大，人员结构也相当复杂，有编内人员、外国人员、国内重新建档的高级人才、通过公开招聘录取的部分教师以及管理人员、工勤人员等，不同类别的人员都要做好针对性的档案管理。对于编内人员的档案管理要按照国家干部的档案管理方式进行管理：对于国外人员的档案管理我们要按照《流动人员人事档案管理暂行规定》等相关规章制度进行管理，管理的标准、规章门类众多。高校需要收集的资料也很多，如青年教师的学位证明，在国外学习的成果鉴定，表彰或通报材料等，都需要及时收集，一旦有拖延很可能造成材料的丢失、遗漏。

（二）材料的整理装订管理难

档案的整理装订尤其是编内人员的档案整理有着严格的规格要求，并且都要人工操作，不符合规格的材料都要进行剪裁、加工，有破损的材料也要进行处理才能入档。另外，纸质材料由于其材质的特殊，需要做好防水、防火、防虫、防潮工作，对库房的设置、资料的陈列都有严格的要求，这也是人事档案管理的难点。

（三）人事档案的资源利用难

人事档案不是为了归档而归档，而是为了发挥其应用的作用，如通过档案我们能够了解一个人的履历、个性、做事风格、能力、家庭背景等，能够为人员的调动安排作出参考。但是由于很多人对于档案的认识不到位，在填写时根据需要随意填写，尤其是一些时间信息，如获得职称时间等。材料的内容也不够规范，尤其是招聘的年轻教师及管理人员，材料中反应的都是学校需要的信息，隐去了很多自己的个性信息，使得材料都是千人一面。这些都使得档案资源在使用起来困难重重。

（四）档案管理的信息化

人事档案的信息化是高校人事档案管理的重点也是难点，在这个网络化的时代，信息化是人事档案管理的必然要求。人事档案的信息化不仅仅是输入、打印那么简单，而是要通过信息化的手段对人事信息进行整理、分类、汇总，实现人事信息的共享与高效应用。主要工作有对一些使用频率比较高的、容易损坏的档案进行信息化保存，并实现网络化的传输、共享，做好人事档案的容量建设与数据库目录建设，实现人事档案的快速统计和发布，同时网络安全工作也是重要内容。目前，高校人事档案管理信息化的难点就在于网络技术和网络理念的应用，虽然很多学校已经建立了系统管理平台，但是使用还停留在输入、打印等初级阶段，对于信息化建设还有待加强。

二、如何应对高校人事档案管理中的重难点问题

（一）加强档案管理队伍的建设

在进行档案管理人员的选拔时一定要选择有责任心有能力作风正派的人，并且要有一定的计算机操作能力。在高校人事档案管理中，尤其是编内人员的档案管理中，政策性、保密性很重要，对人员政治要求也比较高。在工作中，要定期对人员进行业务培训和思想教育，提高他们的业务水平，扩宽他们的知识面，尤其电脑操作水平，要培养复合型的档案管理人才。

（二）完善管理制度，优化管理手段

要想做好人事档案管理工作必须要有一个完善的管理制度，学校可以以中组部的《干部档案工作条例》为蓝本，制定适用于本学校的、符合规定的、科学合理的档案管理规章，明确人事档案管理中材料的收集整理、档案的鉴别归档、档案的借出与归还、审查核对、保密规章，让每一项工作都做到有章可循。材料的收集要从被动等待转变为主动出击，对于迟迟没有上交的材料要主动催要，确保每一位职工的档案都能够得到完善。对于收集上来的资料要进行鉴别整理之后再归档，有明显问题的要找当事人及时纠正。

此外，我们也可以使用高科技的手段来优化人事档案管理手段，让人事档案的管理更便捷更高效。例如可以使用现代光学技术对人事档案进行萎缩化处理，使用现代科技来提高人事档案的保护技术等。

（三）加强计算机技术的开发与使用

实现人事档案的信息化管理，要不断丰富电子档案的信息内容，扩大信息的存量，实现部分档案的共享与传输，减少工作量，提高档案的使用效率。建立专门的档案管理信息平台，通过局域网和广域网来共享资源。让人事档案管理从被动服务向主动服务转变，更便于档案资源的使用。同时，也要注意人事档案的保密工作，做到保密档案不泄露不外传。

总之，高校的人事档案管理是一项大工程同时又是一项至关重要的工作，无论是纸质档案还是电子化档案，其作用都是无可替代的。由于高校人员众多、结构复杂，档案管理工作难度大，我们要从管理人员的引进抓起，培养优秀的档案管理人员，建立体系化的档案管理规章，将档案管理工作做好，做到位。

[1]高小丽.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技.2013(28).

[2]韩淑华.对高校人事档案管理的思考[J].河北科技示范学院学报[J].2006(05).