浅析江苏地方高校人事档案管理体制——兼与彭坚同志商榷

文/常熟理工学院 任红燕

浅析江苏地方高校人事档案管理体制
——兼与彭坚同志商榷

文/常熟理工学院 任红燕

江苏各高校人事档案管理体制各异。从干部任用体制变化、工作人员安排、保管条件和档案材料收集等方面看，高校人事档案应该集中统一管理。高校人事档案扎口人事部门管理利于人事档案材料的收集归档和人事档案作用的发挥，是人事档案管理工作的本质要求。

人事档案；管理体制

高校人事档案是在组织人事等管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映个人经历和德能勤绩的，以教职工个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案。是考察和了解人才的重要依据，是落实人员待遇和澄清人员问题的重要凭证，是开发、使用人才及人才预测的重要手段。高校人事档案工作具体包括人事档案实体管理、人事档案信息管理等方面的内容，是为组织、人事及其他工作提供档案信息服务的工作。①

一、江苏高校人事档案管理体制现状

高校人事档案按人员性质可分为干部档案和工人档案，目前江苏大部分省属高校根据“分级管理”原则，处级干部档案由党委组织部负责管理，其他干部档案和工人档案由人事部门管理；一部分高校统一由人事处负责管理；少数高校统一由学校档案馆（室）负责管理。这与2006年2月14日江苏省委组织部和省教育厅党组联合发文《关于规范省属高校干部人事档案管理机构设置问题的通知》（苏组通[2006]14号）有关。该文件要求江苏省属高校“尽快明确干部人事档案管理机构、人员归口组织人事部门统一管理”。

二、高校人事档案应集中统一管理

随着干部任用体制的改革，逐渐建立起了干部能上能下的体制，今天的处级干部明天或许就是一名普通教师，反之今天的普通教师明天可能提拔为处级干部是常有的事。在这种背景下，干部人事档案工作实行分级管理会增加人力消耗，不利于提高工作效率。从人员安排看，高校处级干部数量不会超过安排专职人员的标准，所以处级干部人事档案由组织部门管理的单位，都是安排工作人员兼职完成，当工作人员手头有其他工作时，档案工作往往让位于其他工作，这样反而不利于处级干部人事档案的日常管理。从保管条件方面考虑，由于处级干部档案数量有限，往往不会被安排专门库房，无法做到查借阅分开，不利于档案的安全保管。从材料收集方面看，党员材料、干部任免材料等由党委组织部工作中产生的应归档材料，大多是常规性材料，归档工作一般比较顺利。处级干部人事档案不由组织部门管理的单位，由于干部人事档案管理人员非常容易获取相关信息，因而即便组织部门不主动移交，也能及时与党委组织部门沟通，将材料接收归档。所以高校处级干部档案由党委组织部管理的规定，显然不适合现实发展要求。鉴于此，笔者认为，高校人事档案应该集中统一管理。

三、高校人事档案由人事部门统一管理的优势

近几年，受“大档案”理论的影响，江苏有的高校将人事档案移交给学校档案馆（室）统一管理。档案的生命力在于档案的利用。“大档案”理论是在档案利用现状低迷的情况下提出的，目的是通过加强档案资源建设以提高档案的利用效益。但实践表明，人事档案由档案馆(室)管理，将不利于材料的收集和开发利用，这就违背了档案工作的初衷。笔者认为，高校人事档案应该由人事部门统一管理。

（一）高校人事档案扎口人事部门统一管理的优势

1.利于人事档案材料的收集归档。人事档案是人事信息的载体，一卷齐全完整的人事档案，可以准确反映教职工个人经历和德能勤绩等各方面情况。人事档案作用的发挥有赖于档案材料收集的齐全完整。由于众多原因，人事档案材料不完备，出现材料短缺现象普遍存在。目前在非人事部门管理人事档案的高校中，这种现象尤其严重。人事档案管理是动态性的管理工作，要不断充实新内容，增加新材料。人事部门的职能决定了大部分材料均由其直接产生或由其经手。具体包括干部履历材料、各类考核材料、工资变动审批表、专业技术职务评审材料和教职工进修材料、各种反映个人学术水平等的荣誉材料等。这些档案材料中，除年度考核材料、工资变动审批表属常规性材料，其余档案材料人事部门接收或产生的时间相对不固定，涉及到的相关人员信息，人事部门外的其他部门也比较难掌握全面。所以干部人事档案扎口档案馆（室）管理的高校，这些非常规性材料往往收集不全，导致人事档案难以客观、全面、历史地反映教职工的真实情况。这也是江苏省委组织部和省教育厅党组联合下发苏组通[2006]14号文件的原因之一。相反，干部人事档案扎口人事部门负责管理，则利于档案管理人员掌握各类相关信息，及时催收相关应归档材料。

同时，人事部门负责人才的引进，从其他单位调入的人员和录用的应届高校毕业生的人事档案往往首先由他们接收。若由学校档案馆统一管理，档案馆的接收工作就比较被动，是否能及时接收往往取决于人事部门移交积极性的高低。档案馆接收到人事档案后，审核工作能否有效开展，也完全取决于人事部门能否将人员调动登记表等记载个人基本情况的材料及时移交。人事部门接收档案和本部门产生档案材料都是陆陆续续的，有的高校人事部门为了减少移交时来回跑动所需时间，往往将接收到的档案和产生的应归档材料积累到一定数量才一次性办理移交手续，导致有的档案在他们接收到数月后才被移交给档案馆；而档案馆对于新进人员的基本情况掌握也不全面，对所接收档案进行整理审核时并不能及时发现所缺材料。待接收到人员调动登记表等材料时，才发现有重要材料诸如专业技术职务评审表或学历学位材料、进修材料等未归档或归档不齐全，错过了追要档案材料的最好时间。若人事档案扎口人事部门负责管理，档案管理人员可以在第一时间核对应接收档案数量，并对接收的档案进行审核。

2.利于发挥人事档案的作用，激发人事档案工作生命力。人事部门是干部人事档案最主要的利用单位，以笔者所在学校为例，近几年人事部门利用人事档案的数量占总利用数量的80%以上。干部人事档案由人事部门负责管理，可以减少工作流程，提高档案利用率。目前，为提高工作效率，适应信息时代发展要求，高校人事部门普遍建立、使用人事信息管理系统。如果要确保人事信息管理系统内数据的准确性，势必根据人事档案所记载内容进行信息核对。人事档案材料的收集、鉴定、整理和归档工作是一个持续不断的工作，这意味着人事部门会反复利用到人事档案。高校人事档案若由高校档案馆统一管理，尤其是档案库房与人事部门不在同一办公地的，查档人员必须来回跑动，浪费时间，客观上降低了工作效率。若档案馆将档案实体外借给人事部门，则不利于档案的日常管理和安全保管。有的高校人事部门新建人事信息系统时，很多信息由教职工个人自行填报，而正是由于上述原因，人事部门根本没有与档案实体记载进行核对，致使人事档案失去了其应有的作用。相反，人事档案扎口人事部门管理的高校，人事档案的作用就得到了充分发挥。如苏州大学人事处下设人事信息与档案管理科，学校明确维护人事信息管理系统和干部电子档案管理系统，确保信息安全与准确；提供人事档案的查阅、借阅，出具公证材料及相关证明等工作是该科室主要职责。人事信息系统中的信息以人事档案记载为准，保证了信息的准确性。

（二）与高校人事档案纳入综合档案管理必要性观点的商榷

彭坚在《论高校档案的“大综合”——高校人事档案纳入综合档案管理问题分析与对策》①一文中提出将人事档案纳入综合档案管理，认为此举有其必要性：整合资源、优化保障的需求；人员专业素质提升的本质要求。

彭坚认为独立保管的人事档案保管条件往往不符合库房建设要求。纳入统一管理后，可统筹安排档案办公及库房用地的分配，能保障档案保管条件，可整合档案资源，更全面地对档案工作进行统一规划和协调。笔者认为，是否有档案办公用地和保管条件能否合格，主要在于对人事档案工作的重视程度，与归属哪个部门管理没有直接关系。人事档案在人事部门管理，更利于发挥其作用，人事档案工作自然会被重视。另一方面，客观上人事档案集中管理后，数量比较大，要求安排相对独立的库房和办公场所反而容易做到。同时，只要重视，在库房安装空调、温湿度监控设备等技防措施也自然会到位。

彭坚认为，从事人事档案的干部缺少培训、交流机会，专业知识往往是缓慢甚至是停滞不前的，档案统一管理后专业人员的培训可纳入高校档案培训的统一安排，继续教育机会明显增加。笔者认为，这个说法对于江苏高校人事档案工作者而言，显然并不符合实际。江苏地方高校干部人事档案的业务指导单位是江苏省委组织部，为提高干部人事档案从业人员业务素质，江苏省委组织部会不定期组织业务培训。同时，还建有一QQ群，全省高校人事档案工作者以及省委组织部干部档案室领导和工作人员以及干档室分管领导都在这个群里，这个群目前是业务指导和群员们讨论业务工作的重要平台。还按地区建立有高校人事档案工作协作组，协作组不定期组织活动，是高校人事档案工作人员提高业务水平的桥梁。省委组织部干档室的工作电话向高校人事档案工作者公布，高校人事档案工作者有业务问题随时可向省委组织部相关人员进行咨询。

四、高校人事档案扎口人事部门管理，是人事档案工作本质要求

人事档案信息管理是高校人事档案工作应有之义，而人事档案信息与人事信息有着不可分割的关系，很多时候甚至可以将两者等同。在档案信息审核方面，人事档案工作者与人事部门工作人员的工作有着相同之处。如对出生时间、参加工作时间等信息的认定等政策性很强的工作，人事部门的人要了解相关政策，人事档案工作者也必须掌握认定方法。如果人事档案由档案馆管理，这两部分信息就分属不同部门管理，总体上不利于工作效率的提高。如《干部履历表》和“三龄两历”的审核按规定均由组织人事部门承担；而根据人事档案工作要求，人事档案工作人员对于新接收的档案材料，要从形式到内容进行审核，发现形式不规范或内容不准确的要退回相关部门重新制作。如果人事档案扎口学校档案馆(室)负责管理，这种审核工作就要做两遍，这在一定程度上浪费了学校的人力。

注释：

①彭坚.论高级档案的“大综合”——高校人事档案纳入综合档案管理问题分析与对策[J].档案与建设.2012(10):7-9.

[1]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社,2011.