供电企业人事档案的规范化管理

文/广东电网公司茂名供电局 朱丹丹

人事档案管理企业人力资源管理的重要组成部分，直接关系着员工的切身利益。人事档案记录着企业员工的工作经历、综合素质、专业能力、政治思想、职业操守等信息，是一个员工自身成长历程的一个完整、客观的记载，其是企业进行人事管理工作或进行相关决策的重要依据，为人力资源的合理配置提供最直接和客观真实的参考信息。南方电网实施的集团化运作对于人财物的集约化管理提出了更高的要求，人力资源管理范围和难度都加大，由于供电企业的员工数量多，岗位调动频繁，管理者无法及时的了解员工信息，传统的人事档案管理已无法满足新形势下供电企业人力资源管理和企业发展的需求，供电企业的人事档案管理出现了很多问题，并在不同程度上影响了企业的发展，为了适应现代企业管理的要求和人力资源的开发工作，人事档案管理的改革迫在眉睫。本文基于这一背景，从供电企业人事档案管理的现状和重要性出发，提出了人事档案管理规范管理的相关建议。

一、人事档案管理在供电企业中的重要性

（一）人事档案管理具有社会价值

人事档案管理重要意义在于其社会性，人事档案所记录的就是一个人的社会活动资料，一般而言，只要进行人力资源管理活动，就需要对人员资料进行收集、整理、归档、立卷、管理等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。特别是在市场经济条件下，社会已经开始步入信息时代，信息已经成为重要的社会资源，而企业员工信息的收集和利用对于供电企业来说是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案就具有更重要的社会价值。

（二）人事档案为供电企业进行决策提供了有力的参考

人事档案记录着企业员工的基本信息，其中包含了员工的学历信情况、工作经历和身份信息等资料，是一个员工成长历程的详细记录，并为供电企业提供了客观、可靠的员工信息和依据，为用企业进行决策提供了有力的参考。

（三）促进人力资源的合理配置

随着市场经济的发展，市场行业间的竞争日趋激烈，供电企业作为世界五百强的国有企业，也面临着巨大的竞争压力。在现代知识时代下，企业间的竞争就是人才和技术的竞争，而供电企业要保持和发挥其优势，人力资源的优化配置十分重要。供电企业需要合理配置人才，充分发挥每个员工的潜力，使员工能各尽其用，这就需要利用人事档案对员工的相关信息进行充分了解，如此才能对企业人才进行科学、合理的管理，依据人才的具体情况在企业内进行合理配置，充分发挥人才的效用。

二、传统人事档案管理在供电企业中存在的问题

（一）人事档案档案材料的完整性、准确性差

近两年，随着供电企业改制进程加快，由于人事档案缺乏规范化管理，在人事档案的接管过程中，经常存在着完整性、准确性差等问题，具体问题如下：

第一，人事档案材料不完整。目前，很多地方供电企业对人事材料长期不进行整理归档，很多员工基本信息都不准确，人事资料在收集时过于重视结论性材料，对于员工的成长资料、技术能力以及工作业绩等材料收集不够，这种人事档案缺乏完整性，无法客观公正的为企业选人、用人提供信息参考，从而失去了其应有的社会价值。特别是近年来，人力资源管理信息化程度的加深，绩效管理、人才开发管理在供电企业发展中的影响力进一步提高，传统的人事档案管理以及无法适应供电企业的发展需求。由于人事档案中缺乏绩效考核评定资料、重要的培训材料以及详细的岗位变更材料，导致供电企业人力资源管理存在很多问题。如供电企业的职称申报已实现网上操作，然而由于这些资料的缺乏，使得在网上审核时，很多员工资料都来源于员工自己临时提交的材料，真实性的审核难度加强，所审核的人事档案材料不能客观可靠的反映出员工的工作能力与专业水平，不能为企业用人选人提供足够的依据。

第二，人事档案材料未进行定期整理，档案资料杂乱无章，很多地方供电企业未认真、负责地填写人事档案材料，导致人事档案问题过多，员工资料记录前后不一致，成长和工作经历记录不完整等。

（二）档案管理专业性差

人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，其不仅需要专门的档案管理部门还需要工作人员拥有很高的政治素质和专业能力。然而，目前很多供电企业内部未设置专门的人事档案管理部门，也没有选用专业的人事档案管理人员进行管理，很多档案管理人员都缺乏档案专业背景，对档案管理的规范化操作不熟悉，只将人事档案做简单的收集和分类、存放，并没有意识到人事档案管理对企业发展的重要作用。另外，由于缺乏专业独立的档案管理部门，只是将档案管理工作归结到其他部门之下，比如库房兼做档案室，这导致多数所谓的档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，人事资料经常出现丢失损坏的问题。这些行为将导致供电企业档案资料的归档和保管不一致，很多有价值的人事档案未得到完善的保管，一些没有价值的人事资料却长期保存，这不仅阻碍了企业的发展，还增加了企业的运营成本。

（三）人事档案管理的信息化建设滞后

随着网络技术和信息化水平的迅速发展，信息化成为提高企业档案管理工作的最佳途径。但是从目前的情况来看，很多供电企业的档案室普遍存在管理工具落后，缺乏电脑软件管理，技术手段等问题，档案管理的软、硬件设备都急需更新，导致档案管理无法适应现代化的发展需求。

三、促进供电企业档案管理规范化管理的几点思考

（一）完善档案管理制度建设，促使人事档案管理更加规范化、完整化

首先，供电企业应在认真贯彻《档案法》的基础上，供电系统应依据档案规范化管理的需要，结合工作实践，制定并完善各项档案人事档案管理规章制度，使得人事档案管理有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。其次，管理人员应依据员工档案的内容、分类、档案用品标准对人事档案资料进行规范化的整理，通过计算机网络技术的应用，逐步建立员工个人资料、工作业绩、成长经历的全面管理，并及时更新，使人事档案管理工作科学规范化，实行“以我为主”的立卷归档原则，进一步推进档案工作规范化、标准化，实现档案管理现代化的重要环节，促使职工档案更加规范和完整。

（二）建立专业化的人事档案管理，增强档案管理软实力

首先，供电企业应建立专业独立的人事档案管理部门，并设置独立符合要求的档案室，以保证档案资料能够完整保存。设置专业化的人事档案部门，增强硬件建设是实现档案规范化管理的前提。硬件设施的健全与否，与供电系统人事档案管理工作的效果息息相关。供电企业要实现人事档案规范化管理，首先要设置符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。

其次，供电企业人力资源部应招聘和选拔一批专业的档案管理人员。档案管理是一项专业性很强的工作，其要求工作人员拥有必要的理论知识和业务知识，档案人员的素质就决定档案管理工作的质量。提升档案队伍的综合素质，是保障电力企业快速发展的基础条件。电力企业要增强人事档案管理人员的档案管理能力，保证人事档案的规范性管理，必须提高人事档案人员的专业素质，定期对档案管理人员进行职业道德教育、技能培训以及相关规章制度培训，不断提高档案管理人员的业务水平和工作能力。

（三）建立完善人事档案开发利用机制

档案利用就是档案使用者通过档案信息管理系统搜素、提取档案信息，以满足其管理需求的行为过程，也是人事档案信息得到充分利用的过程。完整的档案信息对于供电企业的经济发展及企业文化建设等方面至关重要，供电企业的改革发展需要完整可靠的信息资源。人事档案价值的实现，档案管理目标的实现，人事档案管理系统与外部环境之间的有效联系和沟通，都与档案开发利用机制相关联。基于此，供电企业要建立适合企业发展和人力资源管理需求的人事档案开发利用机制，需要从以下几点入手：

首先，结合企业的实际情况，建立适合自身发展实际的档案检索体系，将传统的人事档案检索系统与计算机检索系统相结合，充分利用计算机网络检索工具，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。其次，建立完善的咨询服务体系。人事档案管理者要对人事档案系统有足够的了解，并能为系统的利用者在人事资料查阅中做出问题的回答，以保证档案管理系统能更好地发挥档案管理的效果，为供电企业发展提供优质、高效的服务。

四、结论

人事档案管理对供电企业的改革和健康发展中起着至关重要的作用。人事档案管理工作需要适应现代化管理的要求，充分发挥人事档案管理的效果，为企业人力资源开发和利用提供保障。而目前供电企业中实施的传统人事档案管理存在着人事档案档案材料的完整性、准确性差；档案管理专业性差；人事档案管理的信息化建设滞后等问题，要促进供电企业的发展，档案管理规范化管理迫在眉睫，供电企业需要建立完善档案管理制度建设，促使人事档案管理更加规范化、完整化；建立专业化的人事档案管理，增强档案管理软实力；建立完善人事档案开发利用机制改革人事档案管理，进而不断地提升管理水平。

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