高校基建档案管理工作对策探析

文/乐山职业技术学院 李飞虹 雷永

一、从意识形态上，深化对高校基建档案管理的重视度

（一）加强档案管理部门的服务功能认知

档案管理的根本以及核心任务是实现其应有的服务功能。就当前高校基建档案管理工作而言，基本还停留在等待服务的阶段，存在一定的滞后性。档案管理部门缺少必要的自我宣传工作，使得大部分教职工对档案管理产生了一定的神秘感，不知道档案室的基本功能所在，档案管理的作用得不到应有的发挥。因此，加强档案管理部门的服务功能认知势在必行。高校档案管理部门可通过展览举办、板报宣传、开展网络校园等形式向广大教职员工宣传国家有关档案的法律、法规，清晰化档案管理的功能所在，从而发挥档案管理应有的作用。与此同时，档案管理人员还应加强自身的服务意识，转变工作方式即变被动服务为主动服务，以及时、快速的解决被服务者所需，实现档案管理应有的价值。

（二）加大宣传力度，营造良好的外部环境

基建档案管理归属于高校管理系统。除了必要的校园内部学习，明确建档重要性以外，形成各部门之间的建档共识也是不可或缺的。只有各部门之间协同努力，才能真正意义上确立基建档案管理工作的重要地位，和谐、积极、良好的外部环境是有效开展高校档案管理工作的基础。在此过程中，档案管理部门应加大宣传力度，形成校领导以及全校师生正确的认识，以促使他们更为积极、主动的配合相关工作的开展，从而形成高校基建档案管理的良性循环。

二、完善高校基建档案管理制度，实施有力的保障措施

（一）制定精细化的高校基建档案管理方法

某种意义上讲，《城建档案管理规定》对于高校基建档案管理具有一定的指导作用。然而，在实际管理过程中，并不适用于所有档案资料的管理。因此，高校基建档案管理部门应依照本校的特色制定与其相符的档案管理方法，减少人员工作强度的同时使得档案能在利用范围内更为规范。区别于其他类别的档案，较为大型或重点的建设项目，在城建档案馆有一份备案。因此，就高校基建档案管理而言，管理部门可将大型或重点基建项目与一般性基建项目管理区别对待，只保留学校经常利用的基建档案。基建档案分类管理法无疑较少了物力、财力的投入也使得基建档案归档和可利用的效果更为明显。

（二）优化立卷制度

档案管理部门立卷制度的实行，主要有三方面的优越性：1.立卷使得部门职员的归档意识大大提高，扩大了档案的宣传力度。2.立卷使得部门的责任感进一步提升。3.基建部门立卷归上来的质量较高。对于那些非基建专业的档案管理员来说，受外部环境的影响，其对该基建项目的认识度相对档案管理部门的职员更为深刻，加以档案部门的档案归档辅导，工作效率更高。与此同时，必要的立卷优化也尤为重要。优化立卷制度就是把档案实体变“卷”为“件”进行归档。这样做的好处是：减少了基建图纸的管理步骤，直接依照规定将图纸装进图纸柜即可；其次，以“件”为单位的档案管理形式，更便于高校档案部门立卷制度的实施。

（三）完善高校基建档案交接制度

高校基建档案交接制度是立卷制度实行的必要环节。完善的高校基建档案交接制度有效的规范、指导了基建部门与档案馆之间的操作行为，使得档案馆对基建档案的管理更为主动，从而有效地指导、监督归档工作的开展。例如，在该制度中可指出，基建项目档案应在工程竣工后三个月内进行交接，明确该事件因由以及岗位责任人等。

（四）实行必要的保障措施

一切制度的实行必有其相应的保障措施做基石，才能发挥其应有的功效。高校基建档案管理保障措施应包括以下三个方面的内容：

1.拨发必要的活动经费。切实将基建档案管理纳入到高校建设项目当中。合理调配校园各项资源，从长远的角度出发，适当加大高校基建档案管理方面的资金投入，拨发必要的活动经费，并明确各类别档案可供取用的范围，采购必要的设备设施，如工作场所、计算机、档案管理软件、地图柜、除湿机等，以为高校档案管理创造良好的物质环境。

2.进行档案管理部门考核。部门考核的目的是为了更好的督导职员的工作，一定意义上讲，动力来源于压力。在此过程中，档案部门应积极争取领导层面的支持，部分重要性文件交由领导审核，把好档案质量关，适时的加强与领导之间的沟通，达成一种共识。年初阶段，有档案部门制定本年度的工作重点以及目标，明确此过程中各岗位的责任人，并制定成书面文件，交由相关领导予以审核。年终阶段，则依照计划标准进行审核，总结本年度的得失，从而指导下一阶段的工作。

3.高校基建档案管理部门参与到项目验收过程中。高校基建档案管理部门不仅是一个归档管理部门，同时还是一个档案归档的监督部门。事实证明，高校基建档案管理部门参与到项目验收过程中，便于档案资料管理的同时提高了管理工作的质量。当工程项目较为繁多，档案馆一时无法完成现阶段的验收工作时，可采取档案验收完毕后付款的形式进行工程管理。

三、注重提高高校基建档案管理人员的素质

（一）聘用综合素质高的任职人员

综合素质的高低决定了该项工作开展的成效，综合素质高应包括以下三方面的品质：

1.高尚的思想品德素质。高尚的思想品德素质包括：伟大的爱国情怀，积极、科学的世界观和人生观；炽烈的职业热情，具有坚定的职业操守和原则，事业心和责任感强。只有这样的职员才能更为深心的投入到本职工作当中，将实现档案管理成效视为自身的职业价值追求，力争更好的完善自我，从而指导自己的每一项工作。档案管理人员必须严格遵守档案管理法律法规，从自身认知上提升工作能力，实现自己的价值。

2.深厚的文化素养。不同于其他类别的工作，档案管理人员具备深厚的文化素养是其业务的客观要求。很多档案管理的工作，如收集、整理、编制等，都是通过文字记录来实现的。现代意义的文化素养还包括基本的科学技术知识。随着信息化、网络化时代的到来，高校基建档案管理也面临着新的挑战。因此，作为一名现代合格的基建档案管理人员，除了清晰、简要的文字叙述能力以外，还应熟练的掌握档案管理信息系统知识，能够进行必要的文字信息和数据处理。

3.过硬的专业技能和素养。过硬的专业技能和素养是做好高校档案管理工作的前提。作为一名资料管理者就要具备一定的判断能力、分析能力、总结能力、表达能力等。在相关人员的聘用时期，应注重把握任职人员的专业技术水平，以提供必要的人才基础。高校基建档案管理具有一定的枯燥、乏味性，受此环境的影响，人员更换频率较高的不良现象时有出现。因此，选聘任职人员时要注意考察其职业操守以及意志力等方面的素质。其次，校方领导层面要注意时刻把控在职人员的工作情绪，适当的营造轻松、愉悦的工作氛围，以促使档案管理人员更好将工作投注到相关工作当中。

（二）适当增加相关人员的在职培训机会

时代在变革，社会在进步，与时俱进，适当增加相关人员的在职培训机会是非常重要的。在此过程中，校方可组织、开展多种形式的校内、校外学习活动，如定期开展部门内部的学习、交流活动，组织相关人员参与业内的培训活动，进行校园之间的工作交流活动等。必要的业务交流，使基建档案管理人员始终保持在行业的最前端，从而推动本校基建档案管理事业的发展。

[1]邱晓青.浅论高校基建档案的整理方法[J].福建商业高等专科学校学报,2008,01.

[2]熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济,2008,05.